Kościelna baza danych zapewni podstawowe informacje o każdym członkiem zboru za pomocą kliknięcia myszy komputerowej. Dawno minęły czasy książek adresowych papieru, z ich sekretnymi kurczakowymi zadrapaniami i przekrojami, gdy rodziny ewoluują i przemieszczają się. Dzięki bazie danych wszystko pozostaje uporządkowane i aktualne, co umożliwia udostępnianie informacji kontaktowych w rodzinie kościelnej.
Zbierz informacje kontaktowe wszystkich, którzy uczęszczają do twojego kościoła. Możesz to zrobić, przekazując formularz zgromadzenia do wypełnienia w usłudze lub za pomocą listserv e-mail, pozwalając na odpowiedź e-mail lub link do strony internetowej formularza, takiej jak SurveyMonkey.com.
Dla każdej rodziny, upewnij się, aby uzyskać imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. Możesz również uwzględnić daty urodzenia, datę rocznicy oraz istotne informacje o każdym dziecku, takie jak wiek i szczególne zainteresowania.
Przekaż cel bazy danych kościoła każdej osobie. Zapytaj ludzi o pozwolenie przed umieszczeniem ich w publicznym pliku, a jeśli nie życzą sobie, aby ich dane zostały udostępnione, uczyń ich plik "prywatny" lub zostaw je niepublicznym.
Uruchom arkusz kalkulacyjny Excel. Pierwsza kolumna powinna dotyczyć nazw członków rodziny, a druga kolumna adresu domowego. Trzecia kolumna powinna zawierać numer telefonu, czwarta kolumna powinna mieć adres e-mail, a ostatnia kolumna może zawierać uwagi lub obawy, o których powinien wiedzieć personel duszpasterski.
Można go również utworzyć w programie Microsoft Word, Open Office lub dowolnym innym programie, który umożliwia utworzenie nadającego się do drukowania, ale użytecznego elektronicznie pliku, który można zapisać na komputerze lub zapisać na dysku.
Zapisz plik po wprowadzeniu wszystkich informacji. Baza ta powinna być przechowywana w miejscu łatwo dostępnym dla tych, którzy jej używają regularnie (np. Pracownicy kościelni), ale nie dla tych, którzy nie potrzebują tych informacji. Rozważ umieszczenie go na współużytkowanym dysku twardym lub hasła chroniącego go przed hakerami.
Rozważ zakup programu bazodanowego przeznaczonego dla kościołów, takiego jak Sługa Stróż. Twój arkusz kalkulacyjny Excela w tym przypadku byłby po prostu wersją roboczą. Wprowadź ponownie swoją ostateczną, uporządkowaną informację do wyznaczonych pól programu bazy danych. Zapisz swoją pracę.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer z dostępem do Internetu
-
Dane kontaktowe wszystkich kongregantów, którzy chcą być uwzględnieni
-
Sekretarz lub wolontariusz ds. Wprowadzania danych
-
Program arkusza kalkulacyjnego, taki jak Microsoft Excel
-
Oprogramowanie bazy danych (opcjonalnie)
Wskazówki
-
Zachowaj poufne informacje w tajemnicy. Szanujcie prywatność swojej kongregacji. Dokładnie sprawdź pisownię nazw i cyfry numerów telefonów pod kątem dokładności.
Ostrzeżenie
Jeśli masz problem z oprogramowaniem bazy danych lub uważasz, że jest on uszkodzony, nie próbuj go "naprawiać". Możesz wymazać cenne pliki. Zamiast tego należy użyć numeru usługi klienta dołączonego do oprogramowania.
