Jeśli wypłaciłeś pracownikom wynagrodzenie i potrącałeś podatki, musisz złożyć podanie W-2 wraz z Social Security Administration. Jeśli masz do 50 pracowników, możesz złożyć wniosek drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu Business Services Online SSA. Usługa jest bezpieczna i zapewnia natychmiastowy dowód złożenia wniosku. Masz czas do 31 marca na złożenie wniosku drogą elektroniczną; papierowe filery mają miejsce do ostatniego dnia lutego. Możesz również drukować W-2 i przekazywać je swoim pracownikom.
Rejestracja online usług biznesowych
Aby uzyskać dostęp do BSO, musisz się najpierw zarejestrować. Przejdź do strony Social Security Administration, Business Services Online i wybierz przycisk "Register". Będziesz musiał podać szczegółowe informacje, takie jak imię i nazwisko, datę urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, adres, numer telefonu i adres e-mail. Po potwierdzeniu rejestracji otrzymasz swój identyfikator użytkownika i hasło.
Formularze W-2 / W-3 online
Aby utworzyć W-2, musisz uzyskać dostęp do formularzy BSO W-2 / W-3 Online. Musisz również wykonać kilka wstępnych kroków, takich jak wybór roku podatkowego, wpisanie numeru identyfikacyjnego pracodawcy i zapewnienie, że nie będą miały zastosowania żadne wyjątki ani ograniczenia. Na przykład, nie możesz korzystać z formularzy W-2 / W-3 Online, jeśli przedkładasz rok podatkowy przed rokiem 2011 lub poprawiasz uprzednio złożony W-2. Aby skomponować W-2, postępuj zgodnie z instrukcjami na stronie raportu wynagrodzeń BSO. Uzupełnij każdą W-2 tak, jak chcesz dla wersji papierowej. Zarejestruj wynagrodzenie pracowników, pobrane podatki i odpowiednie świadczenia w odpowiednich polach.
Drukowanie W-2
Formularze W-2 / W-3 Online umożliwiają tworzenie, zapisywanie, drukowanie lub przesyłanie W-2. Możesz wydrukować i przejrzeć W-2 przed ich przesłaniem. Jeśli już przesłałeś swoje W-2, masz do 30 dni od daty nadejścia, aby pobrać swoje W-2, które są dostępne w formacie PDF. Jeśli masz wstępnie wypełnione, niedokończone W-2, system poinformuje Cię, że formularze są niekompletne. BSO wysyła twoje W-2 tylko do SSA. Nie wysyła ich do odpowiednich państwowych i lokalnych urzędów skarbowych. Musisz je przesłać samodzielnie.
Formularze W-2c / W-3c Online
Aby poprawić przesłane W-2, zgłoś W-2c za pomocą formularzy W-2c / W-3c Online. Ten system umożliwia zapisywanie i drukowanie poprawionego W-2 niezależnie od oryginalnego formatu przesyłania. Możesz skorygować złożone W-2 tylko dla zarobków uzyskanych w poprzednich trzech latach, trzech miesiącach i 15 dni. Możesz ukończyć i wydrukować do 25 W-2cs.
Usługi W-3 i W-3c
W-3 to forma przekazu, która pokazuje całkowite płace i potrącenia u źródła dla wszystkich pracowników w ciągu roku. Musisz załączyć W-3 przy wysyłaniu W-2 Twoich pracowników do SSA. Aby złożyć i wydrukować formularz W-3, należy uzyskać dostęp do formularzy W-2 / W-3 online. Aby złożyć i wydrukować poprawiony W-3, skorzystaj z Formularza W-2c / W-3c Online.
Składanie i drukowanie dla ponad 50 pracowników
Jeśli masz więcej niż 50 pracowników, możesz użyć systemu BSO do przesyłania plików, aby złożyć i wydrukować W-2. Aby uzyskać specyfikacje formatu plików, przejdź do strony Social Security Administration, Employer W-2 Instrukcje i informacje o stronie. Wybierz "Publikacje i formularze", a następnie "Dane techniczne dotyczące składania formularzy W-2 i W-2c drogą elektroniczną." Wybierz odpowiedni link specyfikacji.
