Pieniądz jest siłą napędową każdej firmy i ciężko jest odnieść sukces bez zachowania dobrej kontroli nad przepływem dochodów. Częścią tego procesu jest generowanie wystarczających przychodów, aby być opłacalnym i utrzymywać ścisłą kontrolę nad Twoimi kosztami. Na jeszcze bardziej podstawowym poziomie oznacza to kontrolowanie, kto ma dostęp do firmowych rachunków bankowych i na jakich warunkach.
Wskazówki
-
Właściciel konta jest osobą, która przyjmuje odpowiedzialność prawną za obsługę konta.
Właściciel konta w wyłącznej firmie
Jeśli działasz jako jednoosobowa firma, zarządzanie kontem bankowym jest proste. Będziesz właścicielem konta, tak jak zrobiłbyś to, gdyby był to twój osobisty rachunek. Ustawisz to w ten sam sposób, z osobistą identyfikacją i numerem ubezpieczenia społecznego.
Dostarczysz również dwie dodatkowe informacje biznesowe: numer identyfikacyjny pracownika od IRS - potrzebujesz go, jeśli masz pracowników lub planujesz je mieć - i, jeśli to konieczne, fikcyjną nazwę pod którą prowadzisz interesy. Twoje imię i nazwisko znajduje się na koncie, więc jesteś posiadaczem konta zgodnie z definicją prawną.
Keep themm Separated
Gdy Twoja firma składa się tylko z Ciebie, możesz pokusić się o pominięcie całego procesu zakładania oddzielnego konta dla firmy i po prostu użyć jednego z kont osobistych do obu celów. To nie ty żargon rób to lub inni ludzie nie rób tego zrób to, ale to naprawdę zły pomysł.
Zarówno Tobie, jak i twojemu księgowi trudno będzie oddzielić transakcje biznesowe od osobistych, a na koniec roku i w czasie podatkowym będzie to dla Ciebie dużo dodatkowej pracy. To nie jest trwałe, jeśli planujesz rozwijać swój biznes, więc mądrzej jest po prostu robić rzeczy we właściwy sposób od samego początku.
Dać komuś inny dostęp
W większości firm nadejdzie czas, kiedy będziesz zbyt zajęty, aby zrobić wszystko samemu. W tym momencie musisz dać komuś dostęp do kont bankowych, aby mogli oni obsługiwać co najmniej rutynowe transakcje i płatności za rachunki. Te osoby nie będą posiadaczami kont tak jak ty, ale przekażesz im pewien stopień upoważnienia do banku w Twoim imieniu.
W większych firmach wybranymi osobami mogą być menedżerowie lub kluczowi członkowie zespołu księgowego. W małej firmie może to być tak proste, jak podanie tylko Twojego podpisującego pracownika. Twój bank będzie rejestrował swoje dane identyfikacyjne i numery ubezpieczenia społecznego, tak jakby były posiadaczami kont.
Właściciele kont w partnerstwach
Zakładanie kont bankowych w partnerstwie jest dość podobnym procesem. Każdy partner zapewnia osobistą identyfikację, a także numer identyfikacyjny pracownika firmy i jej fikcyjną nazwę. W takim przypadku musisz również dostarczyć kopię umowy partnerskiej i świadectwa rejestracji, jeśli jest to spółka komandytowa.
Każdy partner posiadający ponad 25 procent udziałów i znaczący kontroler, który ponosi główną odpowiedzialność za prowadzenie działalności, musi podać dodatkowe informacje. W niektórych przypadkach, takich jak grupa lekarzy wspólnie prowadzących kliniki, każdy partner może mieć oddzielne konto podstawowe, ale ma wspólny dostęp do drugiego numeru konta dla swoich wspólnych operacji.
Dostęp do konta w innych strukturach biznesowych
Większe, zarejestrowane spółki zakładają rachunki bankowe w podobny sposób, ze znaczącym kontrolerem i każdym posiadaczem 25 procent akcji lub więcej, dostarczając bankowi dodatkowych informacji osobistych.
W takich przypadkach firma może również dostarczyć bankowi umowę operacyjną wyjaśniającą, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie spółką, oraz dokument zwany rezolucją bankową wyjaśniającą, którzy ludzie mają uprawnienia do zakładania rachunków i usług w banku i na jakich warunkach. Im większa firma, tym bardziej prawdopodobne jest, że codzienna bankowość i pisanie czeku jest wykonywane przez menedżerów względnie niskiego szczebla lub księgowych w przeciwieństwie do właścicieli lub kierownictwa wyższego szczebla.
Ustanawianie kontroli
Ważne jest, aby mieć kontrolę nad korzystaniem z rachunków bankowych, a zwłaszcza nad czekami i uprawnieniami do płatności. Może to być tak proste, jak utrzymanie fizycznych kontroli firmy pod kluczem i ograniczenie kluczy do kilku zaufanych osób. W większych firmach nie jest to praktyczne, ale możesz wybrać oprogramowanie księgowe, aby tylko określone osoby mogły drukować czeki. Inną wspólną kontrolą jest wymaganie drugiego autoryzowanego podpisu na czekach powyżej określonej kwoty w dolarach, co zmniejsza ryzyko oszustwa lub defraudacji.
