Firmy i organizacje zależą od tego, czy linie komunikacyjne pozostają otwarte i czy są niezawodne między różnymi częściami i działami. Bez możliwości skutecznego komunikowania się funkcje firmy zaczynają się szybko rozpadać. Jednak każdy, komunikując swoją własną drogę, jednocześnie prowadzi do chaosu. Tutaj zaczynają działać protokoły dotyczące miejsca pracy.
Definiowane protokoły
Mówiąc prosto, protokoły są wewnętrznymi regułami, których członkowie organizacji muszą przestrzegać. Dzięki zapewnieniu, że ukierunkowane działania są obsługiwane w ramach protokołów, organizacja zapewnia spójność i zgodność na każdym poziomie. Minusem jest jednak to, że zbyt wiele protokołów prowadzi do zwolnień, biurokracji i, co gorsza, niepotrzebnych opóźnień. Działa to przeciwko organizacji, która stara się być zwinna i elastyczna. Stwórz równowagę między zgodnością a reakcją.
Komunikacja elektroniczna
Aby sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem komunikacją ludzi w tej samej organizacji, elektroniczne i skomputeryzowane metody skomplikowały tę kwestię. Szybkość komunikacji elektronicznej często powoduje problemy występujące szybciej i rozprzestrzenia się dalej, gdy błędy są popełniane. Inteligentne telefony, poczta e-mail, wiadomości błyskawiczne i pliki komputerowe tylko zwiększają ilość komunikacji.
Komunikacja pisemna
Pisemne wiadomości, najbardziej tradycyjne metody komunikacji biznesowej, są łatwo standaryzowane przez organizacje, dzięki czemu mogą być prawidłowo kierowane poprawnie i odpowiednio priorytetyzowane. Odbywa się to poprzez wybór różnych metod dla różnych poziomów ważności. Wiadomości e-mail, notatki i podstawowe wiadomości mogą być używane do codziennej komunikacji. Memorandum i listy na papierze firmowym prezentują komunikaty w bardziej formalny sposób. Zarezerwuj artykuły i raporty dotyczące problemów, aby wziąć udział w dyskusjach politycznych i podjąć ważne decyzje.
Wiadomości elektroniczne
Problem z wiadomościami e-mail, komunikatorami internetowymi i Internetem polega na tym, że organizacje często bardzo szybko tracą kontrolę nad wiadomością i jej odbiorcami. Organizacje są regularnie obsługiwane przez personel szkoleniowy w zakresie zagrożeń i zagrożeń związanych z komunikacją elektroniczną, rezerwując narzędzia dla codziennej, regularnej komunikacji i szkolenia pracowników, aby dowiedzieć się, jak regularnie usuwać stare komunikaty i przechowywać tylko ważne informacje. Zbyt często ludzie używają tych narzędzi do głupich lub osobistych wiadomości. Wyniki mogą się wahać od żenujących do poważnych, jeśli pliki te zostaną później wskrzeszone w procesach sądowych lub prawnych.
Pisanie zasad
W ramach protokołów organizacje korzystają również z tego, że każda komunikacja odbywa się zgodnie z zasadami przejrzystości. Oznacza to upewnienie się, że personel rozumie, w jaki sposób prawidłowo pisać na piśmie. Szybkie, techniczne akronimy, takie jak LOL, WTB, WU, LTR i tak dalej, nie należą do profesjonalnych pism. Personel powinien rozumieć, że musi komunikować się w odpowiednim języku, który kładzie nacisk na pisownię i gramatykę.
Komunikacja werbalna
Protokoły komunikacji werbalnej mogą być realizowane w podobny sposób, jak dokumenty pisane. Powinny istnieć poziomy spotkań werbalnych, w tym swobodna dyskusja, formalne spotkania, spotkania hierarchiczne i interakcje w zakresie kształtowania polityki / podejmowania decyzji. Każde z tych wydarzeń kontaktowych powinno mieć zrozumiałe oczekiwanie, jak się komunikować, jak długo i jak przetwarzać reakcje i decyzje. Nieprzestrzeganie tego w firmie często powoduje interakcję ad hoc, która, chociaż jest wygodna w małych grupach, zaczyna powodować problemy w miarę rozwoju organizacji.
