Struktura organizacyjna jest definiowana przez Uniwersytet Lamar jako "formalny system relacji z zadaniami i raportami, który kontroluje, koordynuje i motywuje pracowników, aby współpracowali w celu osiągnięcia celów organizacji." Administracja biura może wykorzystywać różne struktury organizacyjne w zależności od rodzaju działalności Działa każda struktura używana w administracji biurowej ma zalety i wady: oceń swoje biuro i określ, która struktura najlepiej pasuje do twoich potrzeb.
Funkcjonalna struktura
Struktura funkcjonalna umieszcza osoby o podobnych pozycjach, zestawach umiejętności i zadaniach w różnych grupach. Wspólną strukturą funkcjonalną jest centrum obsługi klienta. Każda osoba wykonuje to samo zadanie, używając tego samego sprzętu i ma wspólny cel w zakresie obsługi problemów klientów. Zaletą tej struktury jest to, że łatwo jest ją przekazać do określonej grupy, decyzje są podejmowane szybko, a szkolenia i rozwój są bardziej skuteczne, ponieważ każdy uczy się tego samego w tym samym czasie. Wady tej struktury polegają na tym, że ogranicza ona różnorodność pracowników, a trudniej jest sprostać zmieniającym się potrzebom.
Wydzielone struktury
Struktury podzielone mają szerszy zakres niż struktury funkcjonalne. Struktura funkcjonalna opiera się na grupie osób o tym samym zadaniu, podczas gdy struktury wydzielone są poddziałami w większej firmie. Na przykład, jeśli korporacja posiada różne marki, jedna marka może być uznana za swój własny dział i ma własny zespół HR, zespół marketingowy, public relations i grupę wykonawczą nad dywizją. Pozwala to na lepszą jakość produktów i usług, indywidualne zarządzanie, zwiększoną pracę zespołową i szybkie podejmowanie decyzji. Jednak struktura ta wymaga wysokich kosztów operacyjnych, nie promuje komunikacji między działami i zwiększa konflikt.
Płaska struktura
Płaska struktura administracji biurowej obejmuje członków administracji i członków zespołu w procesach podejmowania decyzji, burzy mózgów i informacji zwrotnych. Płaska organizacja ma ograniczony poziom hierarchii, jeśli chodzi o poziomy administracyjne. Ta struktura zachęca do otwartej komunikacji i obejmuje demokratyczne i delegatywne style administracyjne.
Wysoka struktura
Wysoka struktura organizacyjna ma wiele poziomów przywództwa administracyjnego. Wysoka organizacja uniemożliwia członkom biura interakcję z administracją. Informacje zwrotne nie są zachęcane, a pracownicy powinni bez zastrzeżeń podążać za poleceniami administracji. Autorytatywny styl administracyjny jest powszechnie stosowany w wysokich strukturach biur organizacyjnych i jest powszechnie postrzegany w organach ścigania i wojsku.
