Oficerowie ochrony potrzebują ustalonego zestawu zasad i procedur, aby kierować nimi w swoich działaniach. Ten zestaw procedur powinien być na każdym ustalonym stanowisku w celach referencyjnych i powinien być wymagany do czytania. Te protokoły są dostarczane w trakcie szkolenia i potwierdzane przez oficera. Odchylenie od ustalonych protokołów otwiera drogę do odpowiedzialności i sporów sądowych dla wszystkich zaangażowanych stron.
Znaczenie
Znaczenie ustanowionych protokołów dla oficerów bezpieczeństwa jest najważniejsze. Bez ustalonej polityki, na której oficerowie mogliby się oprzeć, daje to zbyt dużo miejsca dla oficerów, aby "nadrobić zaległości, kiedy będą działać" - często w niewiedzy o lokalnych przepisach i mandatach lub najlepszych praktykach mających na celu ograniczenie odpowiedzialności.
Rodzaje protokołów
Istnieją trzy rodzaje protokołów dla funkcjonariuszy ds. Bezpieczeństwa: instrukcje dotyczące polityki i procedur, zlecenia pocztowe i dzienniki przekazywania. Każdy z tych protokołów adresuje różne poziomy organizacji, sprowadzając się z całej firmy, do pojedynczej witryny i wreszcie do konkretnych postów na każdej stronie.
Ogólna polityka i procedury
Rodzicem protokołów oficera ochrony jest podręcznik polityki i procedury. W niniejszym podręczniku przedstawiono podstawowe oczekiwania i wytyczne dla funkcjonariuszy ds. Bezpieczeństwa w całej firmie. Jest przygotowany z najlepszych praktyk i zwykle recenzowany przez zespół ds. Zasobów ludzkich lub firmę, a także eksperta w zakresie prawa pracy. Niniejsza instrukcja została wprowadzona w szkoleniu, jej założenia wyjaśniono w prosty sposób, a jej treść została potwierdzona i wyśledzona.
Zamówienia pocztowe
Kiedy oficer bezpieczeństwa dociera do swojej pracy, napotyka bardzo specyficzny post, który wymaga bardzo specyficznych protokołów. Metoda adresowana do odpowiedzialności odbywa się poprzez koncepcję post-order. Te pisemne zamówienia, prawidłowo wdrożone i przejrzane przez element zarządzania, dokładnie opisują "co, kiedy, gdzie i jak" obsadza się stanowisko z możliwie najmniejszą niejednoznacznością. Przyjmując stanowisko po raz pierwszy, oficer ochrony musi przeczytać rozkazy i sprawdzić modyfikacje, aby upewnić się, że jest on zgodny z zamówieniami.
Dzienniki przekazywania
Dziennik przekazywania jest ważnym protokołem, w którym przechowywane są najbardziej aktualne informacje "w czasie rzeczywistym". Jest to coś w rodzaju "catch-all" dla każdej kwestii, która jest istotna dla funkcjonariusza, który nie jest objęty ogólną polityką i procedurami lub konkretnymi zamówieniami pocztowymi. Na przykład, jeśli poczta zostanie powiadomiona, że "ciężarówka z czerwonym cementem z tablicą rejestracyjną 12345 może mieć wstęp tylko z wtorku", informacja ta jest zapisywana w dzienniku przekazania. Dzięki temu zamówienia pocztowe mogą zostać chwilowo zmodyfikowane dla tego wyjątku.
Długość protokołów
Protokół dla funkcjonariuszy ds. Bezpieczeństwa, niezależnie od tego, czy mają one formę zleceń pocztowych, czy zasad i procedur, musi być wystarczająco długi i głęboki, aby zapewnić ogólne wytyczne dla większości scenariuszy. Należy jednak zachować ostrożność, aby uniknąć tworzenia niepotrzebnie długich i specyficznych dokumentów. Protokoły, które są zbyt nieporęczne, a nawet sprzeczne, zagrażają funkcjonariuszom, którzy często znajdują się daleko od tych, którzy napisali rozkazy.
