Dokumentowanie działań podejmowanych podczas spotkania pozwala na zapamiętanie tematów i decyzji o znaczeniu na najbliższe lata. Wszystkie główne interakcje w spotkaniu powinny być rejestrowane, w tym także podczas wykonywania ruchów - nawet jeśli ruch ostatecznie się nie powiedzie.
Cel protokołów posiedzeń
Protokół dokumentuje decyzje i dyskusje, które miały miejsce podczas spotkania. W formie pisemnej protokół może również służyć jako dokumentacja prawna spotkania. Każdy rodzaj spotkania może rejestrować minuty, od oficjalnej rady dyrektorów po spotkanie personelu organizacji na spotkaniu społeczności w sprawie polityk publicznych.
Sporządzanie protokołów posiedzeń
Wyjątkowe zdolności organizacyjne, słuchanie i notowanie nadają się dobrze do rejestrowania minut na spotkaniu. Nie wszystko zostało powiedziane podczas spotkania powinny być udokumentowane; zamiast tego skup się na kluczowych punktach, takich jak:
- Data, godzina i miejsce spotkania
- Lista uczestników
- Omówiono główne tematy
- Wykonane ruchy
- Decyzje, które zostały sfinalizowane
- Działania zakończone
- Wszelkie kroki, które powinny zostać wprowadzone przed następnym spotkaniem
Nieudane ruchy
Gdy uczestnik spotkania chce przedstawić sprawę do rozpatrzenia, zostaje złożony wniosek. Zwykle ruch musi być oddelegowany - co oznacza, że inny uczestnik zgadza się, że należy rozważyć kwestię - aby ruch ruszył do przodu i dyskutował. Jeśli ruch nie zostanie oddelegowany, to się nazywa nieudany ruch. Nawet nieudany ruch powinien być udokumentowany w protokole. Napisz, kto wykonał ruch, na czym polegał ruch i czy zawiodło. Na przykład jedna metoda nagrywania może wyglądać następująco:
- Ruch: Wszystkie komputery w bibliotece należy zastąpić nowymi i aktualnymi modelami. Ruch przedstawiony przez Billa Smitha. Ruch nie jest oddelegowany; ruch nie powiódł się
Wnioski, które zostaną oddelegowane, mogą się nie udać, jeśli nie mają wystarczającej liczby głosów. Po oddelegowaniu wniosku i posuwaniu się do przodu uczestnicy spotkania omawiają tę kwestię. Wniosek kończy się niepowodzeniem, jeżeli większość głosujących nie opowie się za przekazaniem sprawy. Należy to odnotować w protokole jako takim:
- Ruch: Wszystkie komputery w bibliotece należy zastąpić nowymi i aktualnymi modelami. Ruch przedstawiony przez Billa Smitha. Ruch oddelegowany przez Boba Jonesa. Głosowanie było 5-2 przeciw; ruch nie powiódł się
