Raport roczny non-profit jest najbardziej efektywny, gdy jest napisany i zaprojektowany z myślą o znaczeniu i wykorzystaniu dokumentu. Dokument służy jako karta raportu, podziękowania dla darczyńców i innych osób wspierających, szansa na udostępnienie informacji społeczności non-profit i narzędzie marketingowe, które przyciąga nowych zwolenników. Czytelnicy raportu rocznego szukają informacji o ilości, jakości i wynikach dotyczących programów, klientów i dochodów. Dobrze zaprojektowane raporty roczne zawierają bilans narracji, fotografii, list i graficznych reprezentacji danych finansowych. Dobrze napisany raport roczny przedstawia poszczególne historie związane z wykresami kołowymi i listami dawców.
Określ treść swojego rocznego raportu. Niezależnie od tego, czy publikacja jest grubym, błyszczącym czasopismem, czy też czterostronicowym biuletynem, czytelnicy będą szukać konkretnych informacji w rocznym raporcie: strona - jedno pismo od zarządu organizacji non-profit lub dyrektora generalnego, raporty o osiągnięciach organizacyjnych, raporty z specjalne programy lub główne dywizje, raporty finansowe, listę członków zarządu i kluczowych pracowników oraz listę darczyńców uporządkowaną według ilości i alfabetycznie według nazwy.
Używaj jasnego, prostego i uczciwego pisania z nieformalnym, ale profesjonalnym tonem. Poinformuj fakty wyraźnie i wykorzystaj spokojny i osobisty ton do napisania o osiągnięciach i osobistych historiach, które opisują wpływ na klientów i społeczność.
Wybierz słowa w swoim piśmie, które wyrażają pozytywność, dumę i zaangażowanie w twoją misję. Unikaj niepotrzebnie dramatycznego pisania, ale dziel się informacjami, które angażują czytelnika i apelują do darczyńców, którzy czują poczucie partnerstwa w swojej pracy. Na przykład opowiedz historię jednego klienta, aby opisać osiągnięcia programu i połączyć działania z misją organizacji.
Uwzględnij kilka pasków bocznych, aby podkreślić ważne dane z raportów programu, takie jak podział klientów według wieku i pochodzenia etnicznego lub uczestników programu poszukiwania pracy i ich stanu na koniec roku. Ta skrócona informacja pomaga czytelnikom zrozumieć ostateczną treść artykułów, a także dodaje ludzką perspektywę.
Przygotuj wizualizacje swoich informacji finansowych, korzystając z danych w swoim raporcie finansowym, aby pokazać trendy, sumy i podsumowania. Na przykład utwórz wykres kołowy, który pokazuje procentowy budżet używany przez każdy dział lub wykres słupkowy, który pokazuje zmiany w datkach w ciągu ostatnich czterech lat. Użyj pola tekstowego, aby wyświetlić listę całkowitych funduszy otrzymanych od różnych typów dawców, takich jak fundacja i osoba prywatna. Wizualizacje finansowe zapewniają czytelnikom niezapomniane migawki.
Wybierz zdjęcia, które pomogą Ci opowiedzieć historie. Możesz użyć zdjęć domu, w którym pomogła twoja organizacja, uczniów w programie zajęć pozaszkolnych, zwierząt w schronisku, drzew zasadzonych w szkołach rejonowych lub pracowników organizujących spacery.
Wskazówki
-
Wybierz formatowanie na podstawie długości i treści raportu rocznego. Długie sprawozdanie może zyskać na sekcjach, takich jak programy, osiągnięcia, finanse i darczyńcy. Możesz rozbijać tekst, przeplatając zdjęcia i grafikę w bieżącej narracji oddzielonej tylko nagłówkami.
Typowy roczny czytnik raportów jest najbardziej zainteresowany listem od prezesa zarządu lub rady nadzorczej, imieniem czytelnika na liście darczyńców, podpisami pod fotografiami i sumami finansowymi, według Board Café na stronie internetowej Blue Avocado.
