Niezależnie od tego, czy prowadzisz korporacyjne rekolekcje, konwencje czy inne wyjątkowe wydarzenia, zaproszeni goście mogą zaoferować odbiorcom nowe perspektywy i korzyści płynące z doświadczenia. Lista kontrolna może pomóc w organizacji aranżacji, aby wszystko działało sprawnie. Ze względu na organizację podziel listę kontrolną na obszary: podróże, finanse, technologie, adresy i potrzeby głośników. Gospodarz i mówca mogą tworzyć listy kontrolne w tych kategoriach, aby mieć pewność, że wydarzenie nie będzie miało żadnych komplikacji.
Organizacja podróży
Goście mówiący, zarówno opłacani, jak i wolontariusze, zazwyczaj muszą udać się na rozmowę. Może to obejmować ważne plany podróży, takie jak przelot i hotel, lub prosty przejazd samochodem. Organizacje przyjmujące muszą dokonać ustaleń. Dowiedz się, skąd bierze się mówca, jakiego rodzaju transportu będzie potrzebować i jakie są jej preferencje dotyczące czasu przyjazdu i wyjazdu.Zdobądź także stosowne informacje dla mówcy, takie jak data urodzenia, które są potrzebne w przypadku niektórych rezerwacji. Następnie lista kontrolna powinna obejmować rezerwację podróży - rezerwację hotelu w razie potrzeby i zorganizowanie transportu naziemnego, na przykład samochodu. Dodaj notatkę, aby potwierdzić wszystkie ustalenia na kilka dni przed rozpoczęciem zaręczyn. Listy kontrolne głośników powinny obejmować również dostarczenie gospodarzowi informacji i potwierdzeń.
Porozumienia finansowe
Elementy na liście kontrolnej hosta powinny zawierać potwierdzenie, że płatność została dokonana na rzecz osoby mówiącej. Często mówcy otrzymują zapłatę przed zdarzeniem jako rodzaj elementu podtrzymującego i część po pomyślnym ukończeniu zlecenia. W takim przypadku należy utworzyć dwie pozycje listy kontrolnej, aby nie zapomnieć. Lista kontrolna finansowa mówcy powinna obejmować dostarczenie gospodarzowi wszystkich istotnych informacji, takich jak adres lub numer konta dla bezpośredniego depozytu, jak również potwierdzenie dokonania płatności.
Potrzeby technologiczne
Wielu mówców wykorzystuje technologię jako część swojego adresu. Głośniki gościnne powinny sporządzić listę wszystkiego, czego będą potrzebować - w tym laptopy, rzutnik i ekran, kable, wskaźnik, mikrofon itd. Host powinien poprosić o te informacje i dodać praktyczne elementy, takie jak kable zasilające, zapasowe laptopy i osobę techniczną pod ręką, aby rozwiązać wszelkie problemy.
Mowa i materiały
Organizacje goszczące powinny wyjaśnić, czego szukają od mówiącego. Może to dotyczyć konkretnego tematu lub bardziej praktycznych informacji, takich jak długość adresu. Zrób listę wszystkiego i wyślij ją do mówcy. W przypadku głośnika ta lista kontrolna powinna zawierać zakończenie i edycję adresu. Mówca powinien również sprawdzić, tworząc duplikaty mowy i materiałów pomocniczych, takich jak PowerPoint. Gospodarz i mówca powinni wcześniej razem pracować, aby ustalić, czy mówca dostarczy kopię z wyprzedzeniem adresu, być może dla mediów lub dla tłumacza języka migowego.
Dbaj o głośnik
Ta sekcja listy kontrolnej jest dla gospodarza, a nie osoby mówiącej. Twój mówca powinien być traktowany jako VIP na wydarzenie. Przydziel osobę, która będzie pełnić funkcję łącznika i prowadzącego dla mówcy, i przekaż mówcy dane kontaktowe wyznaczonej osoby. W dniu imprezy upewnij się, że przewodnik wie gdzie przywitać się z prelegentem i dostarczy wszelkie niezbędne aktualizacje wydarzenia i ważne szczegóły. Przewodnik powinien także przedstawić mówcę ważnym osobom w organizacji. Dodaj elementy do listy kontrolnej, które zapewniają komfort rozmówcy podczas imprezy, takie jak butelki wody na podeście. Na koniec dodaj elementy listy kontrolnej, aby przypomnieć sobie, że możesz podziękować prelegentowi po wydarzeniu - być może za pomocą odręcznej notatki lub kompozycji kwiatowej - i sfinalizować wszelkie płatności.
