Praca planisty spotkań może być zniechęcająca, biorąc pod uwagę liczbę szczegółów związanych z planowaniem i organizacją konferencji dla prelegentów, ale jeśli lubisz wyzwania związane z wielozadaniowością i wiadomo, że jesteś mistrzem w kwestii żonglerki, będziesz dobrze przygotowany do praca.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Główna lista kontrolna
-
Kontrakty głośnikowe
-
Miejsce spotkania
-
Plan awaryjnego tworzenia kopii zapasowych
Rozpocznij planowanie konferencji głośników przynajmniej z rocznym wyprzedzeniem - dłużej, jeśli osoby, które zamierzasz przedstawić jako głośniki gościnne, to mężczyźni i kobiety o wysokich profilach, których kalendarze są wypełniane z dużym wyprzedzeniem. Utwórz główną listę kontrolną, która zawiera szczegółowe informacje o każdym zadaniu, które należy wykonać, aby zabrać głos mówców na konferencję oraz materiały eksploatacyjne, wyposażenie i rezerwy, które należy uzyskać, aby zorganizować wydarzenie.
Zarezerwuj miejsce konferencji w łatwo dostępnym miejscu, które jest dogodnie zlokalizowane w pobliżu lotnisk, transportu publicznego, hoteli, restauracji i innych udogodnień, ponieważ pracownicy tych miejsc są przeszkoleni do obsługi tłumów konferencyjnych 24/7. Poproś swojego adwokata o sporządzenie standardowej umowy mówienia, abyś miał prawnie wiążącą umowę z każdym mówcą, aby się pojawił i wziął udział w wydarzeniu.
Pracuj nad swoim programem konferencji, aby głośniki zostały zaplanowane celowo. Przypisuj najbardziej dynamiczne głośniki, aby poradzić sobie ze słowami kluczowymi i finałowymi automatami, dzięki czemu uczestnicy są podekscytowani uwagami pierwszego i zainspirowani słowami ostatniego. Przyznaj mówców swoich limitów czasowych i przekonaj ich, jak ważne jest pozostawienie czasu na pytania w terenie.
Zamów materiały eksploatacyjne, tablice rejestracyjne, zorganizuj wynajem sprzętu, oznakowanie, identyfikatory oraz system kart kredytowych / kasowych dla osób, które nie kupiły biletów z góry. Wyślij na kilka miesięcy przed terminem terminarz potwierdzający konferencję, aby uczestnicy mieli mnóstwo czasu na przygotowanie planów transportowych. Zweryfikuj odpowiedzialność organizacji, np. Zwrot kosztów podróży, zakwaterowanie z rezerwacją lub limity wydatków na dietę i upewnij się, że prelegenci otrzymają listę wydarzeń towarzyskich, na które zostali zaproszeni w ramach wizyty.
Stwórz plan tworzenia kopii zapasowych obejmujący katastrofalne możliwości: śmierć lub uszkodzenie głośnika lub zmiana miejsca w ostatniej chwili. Przydziel wolontariuszy, aby działali jako gospodarze każdego z mówców i rezerwowali limuzynę lub taksówki, aby kierować głośnikami, jeśli transport nie leży w gestii gospodarza. Wykonuj zadania w ostatniej chwili, takie jak zamawianie przekąsek i pojemników na wodę dla głośników.
Koniecznie sprawdź swoją wytrzymałość na ostatnie dni przedkonferencyjne - jeśli znikną pomoce audio-wizualne, wystąpią pomieszanie pokoju hotelowego, a samoloty się opóźnią, to zwykle czas, w którym sprawy wymykają się spod kontroli. Dbaj o siebie i polegaj na swojej głównej liście kontrolnej. Po napisaniu postconference dziękuję uwagi do głośników, zrób sobie przysługę i wziąć urlop. Zasłużyłeś na to.
