Zrobione zgodnie z prawem, płatności za przebieg mogą być odliczeniem podatkowym dla firm i wyłączone z dochodu podlegającego opodatkowaniu. Aby jednak uzyskać korzystne traktowanie podatkowe, firmy i pracownicy muszą przestrzegać kilku wytycznych Urzędu Skarbowego. Pracownicy, którzy nie są w pełni refundowani za wydatki na przebieg, mogą potrącać część bezzwrotną jako różne odliczenie.
Plany ratunkowe na rzecz planowanych przejazdów
Pracodawcy nie są prawnie zobowiązani do zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Jednak wielu decyduje się na to, ponieważ koszt firmy można odliczyć dla celów podatkowych. Aby firma mogła ubiegać się o kilometraż jako odliczenie podatkowe, musi prowadzić dokumentację wszystkich wydatków, które zwraca za prowadzenie pojazdu. Na przykład pracownik, który chce zwrotu gazu zakupionego podczas podróży służbowej, musi dostarczyć potwierdzenie zakupu gazu, aby otrzymać zwrot kosztów. Ponadto pracownikom nie przysługuje zwrot za przejechane mile w ramach zwykłego dojeżdżania do pracy.
Standardowe Plany Oprocentowania IRS
Aby uprościć proces rejestracji, IRS pozwala firmom na zwrot kosztów w oparciu o standardowy przebieg. Stawka ta ma na celu uwzględnienie średniego kosztu gazu, konserwacji, napraw, licencji, ubezpieczenia samochodu, rejestracji i amortyzacji w przeliczeniu na milę. Standardowy przebieg był 56 centów za mile napędzane od roku podatkowego 2014, ale jest aktualizowany okresowo. Zgodnie z tym planem zwrotu kosztów, pracownik musi tylko prowadzić dziennik czynności związanych z prowadzeniem pojazdu i zanotować cel biznesowy każdej podróży.
Opodatkowanie płatności za przebieg mil
Tak długo jak firma ma plan odpowiedzialny, pracownik nie musi zgłaszać żadnego zwrotu kosztów jako dochodu. Aby być odpowiedzialnym za plan, pracownik musi sprawdzić, czy wydatek jest związany z działalnością biznesową, przekazać wydatki w rozsądnym terminie i zwrócić nadwyżki otrzymanych zwrotów. Jeśli plan pracodawcy nie spełnia tych standardów, jest to plan niezwiązany z podatkiem, a zwrot kosztów podlega opodatkowaniu. W tej sytuacji zwroty są zgłaszane wraz z innymi zarobkami w rocznym W-2 pracownika.
Ulgi podatkowe dla pracowników
Jeśli Twój pracodawca nie zwróci Ci w pełni kosztów przebiegu, możesz odliczyć część bezzwrotną jako wyszczególnioną kwotę. Niezrealizowane wydatki pracowników są rejestrowane jako wydatki służbowe pracownika na formularzu 2106. Aby obliczyć wydatek, możesz dodać wszystkie koszty związane z pojazdem, które poniosłeś w związku z pracą, lub możesz użyć standardowego przebiegu milowego IRS. Pamiętaj, aby wykluczyć wszystkie mile przejechane w ramach normalnej pracy do pracy. Różne wyszczególnione odliczenia, takie jak wydatki służbowe pracowników, podlegają odliczeniu dopiero po przekroczeniu 2% skorygowanego dochodu brutto.
Inne koszty mil
Wraz z nieopłaconymi kosztami podróży służbowych podatnicy mogą także odliczać mile naliczane za wizyty lekarskie, przeprowadzki i milowe przejazdy dla organizacji charytatywnych. IRS pozwala podatnikom na standardowe naliczanie mil 23,5 centa za milę za wizytę lekarską i przeprowadzkę oraz 14 centów za milę dla organizacji charytatywnych. Podatnicy mogą odliczać przebieg medyczny jako koszt medyczny w Harmonogramie A. Miles kierowany na cele charytatywne może zostać uwzględniony w odliczeniach na cele charytatywne, które pojawiają się również w Harmonogramie A. Ruchomy przebieg jest odejmowany na formularzu 3903.
