Większość prac w firmach składa się z wielu projektów. Projekty te mają zasięg i mogą obejmować prace budowlane, marketingowe, internetowe, nowe produkty i projekty akwizycji. Niezależnie od przypadku, ktoś musi zainicjować projekt i opracować listę kontrolną do wykonania pracy. Następnie należy przeanalizować i przypisać odpowiedzialność. Musisz dać wystarczająco dużo czasu, aby projekt został ukończony na czas. Dlatego przy uruchamianiu każdego nowego projektu należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii.
Lista zadań
Pierwsza uwaga podczas uruchamiania projektu zawiera listę konkretnych zadań. Kierownik projektu, który może być dyrektorem lub menedżerem, zazwyczaj nadzoruje projekt. Czyniąc to, musi wymienić wszystkie niezbędne zadania lub funkcje, aby zrealizować projekt. Na przykład projekt budowlany wymaga wyboru konkretnego miejsca lokalizacji, finansowania, zezwoleń i zakupu surowców takich jak drewno i beton. W celu ukończenia budowy budynku lub konstrukcji należy uwzględnić dodatkowe zadania. Podczas uruchamiania projektu należy sporządzić pełną listę wszystkich zaangażowanych zadań. Spotkaj się z innymi menedżerami, aby upewnić się, że Twoja lista jest dokładna i zawiera wszystko. Inny kierownik działu może znać dodatkowe zadania wymagane do projektu.
Budżet
Zwykle będziesz mieć budżet na swój projekt. Jako kierownik projektu, jesteś odpowiedzialny za ukończenie projektu w budżecie lub w ramach budżetu. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest zapewnienie wszystkim zaangażowanym kosztów kosztów związanych z ich zadaniami. Niektóre osoby będą miały większą wiedzę w zakresie szacowania kosztów materiałowych niż lider projektu, zwłaszcza jeśli liczne specjalistyczne osoby będą pracować nad projektem. O ile to możliwe, dodaj od 10 do 15 procent dodatkowych kosztów projektu jako bufora, zgodnie z Social Signal, konsultantami z branży mediów społecznościowych. Będziesz mógł dodać ten 10 perfekcyjnie do 15-procentowego bufora, pisząc wcześniej swój biznesplan - kiedy wiesz o projekcie z wyprzedzeniem.
Zasoby
Kolejną ważną częścią listy kontrolnej uruchamiania projektu jest określenie potrzebnego zasobu. Zasoby obejmują wykonawców, agencje i innych dostawców zewnętrznych, którzy pomogą Ci w projekcie. Na przykład wykonawcy są potrzebni do realizacji projektów budowlanych. Możesz potrzebować agencji badań marketingowych do przeprowadzania ankiet telefonicznych dla twojego projektu. Zasoby mogą również obejmować materiały referencyjne lub raporty; lub specjalne oprogramowanie, które może być potrzebne do ukończenia projektu.
Zadania zadań i terminy płatności
Osoby pracujące nad projektem muszą mieć przypisane określone zadania. Delegowanie zadań pomaga robić więcej w szybszym tempie. Przypisywanie zadań do osób specjalizujących się w określonych obszarach związanych z zadaniami. Na przykład, menedżerowie finansowi mogą pracować nad prognozowaniem sprzedaży i zysków dla nowego projektu wprowadzenia produktu. Menedżerowie marketingu mogą pracować nad zadaniami związanymi z koncepcjami lub pomysłami na produkty, cenami, reklamą i dystrybucją. Ponadto należy ustalić daty zakończenia wszystkich projektów. Najlepszym sposobem przypisania zadań projektu i terminów jest realizacja spotkań. Następnie należy podać listę wszystkich zadań projektowych i osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Przekaż listę wszystkim zaangażowanym w projekt. Okresowo spotykaj się, aby zadania były realizowane w odpowiednim czasie.
Plany awaryjne
Zawsze masz na liście kontrolnej projektu swoje awarie. Czasami trudno jest zakończyć zadania na czas. Na przykład sprzedawca druku może być spóźniony w drukowaniu pomocy wizualnych na czas. Niektóre surowce mogą być niemożliwe do uzyskania. W związku z tym trzeba myśleć o planach awaryjnych, aby dotrzymać terminów. Na przykład możesz zastąpić inny surowiec do projektu budowlanego; lub dostarczyć szkic wizualnych pomocy, jeśli nie zostaną sfinalizowane. Następnie poinformuj kierownictwo lub swojego szefa, kiedy ostateczne kopie pomocy wizualnych zostaną ukończone.
