Kaizen to filozofia japońskiego biznesu, która koncentruje się wokół koncepcji ciągłego doskonalenia, monitorowanego postępu organizacji w odniesieniu do ustalonego celu. Podczas gdy niektórzy praktykujący kaizen, tacy jak Masaaki Imai, przedstawili konkretne sposoby zastosowania tej filozofii, nie ma metody krok po kroku wyjaśniającej, jak prowadzić spotkanie kaizen. Zamiast tego nacisk kładziony jest na przywrócenie wartości wspólnych zasad - pracy zespołowej, komunikacji, elastyczności, zdolności adaptacyjnych, wysiłku i jakości. Właśnie poprzez proces zbiorowej afirmacji można osiągnąć szczupłą produkcję.
Określ cel spotkania. W kaizen spotkania są albo do planowania projektu, który obejmuje ustalanie celów i podział obowiązków, albo przegląd projektu, podczas którego członkowie zespołu raportują sukces i trudności dla zespołu.
Zaproś cały zespół na spotkanie. Nie pomijaj pracowników z peryferii; ich włączenie pomaga utrzymać wszystkich współpracowników w pętli.
Zaproś menedżerów projektów z powiązanych projektów, aby zasiedli na swoim spotkaniu, aby zwiększyć poczucie horyzontalnej integracji i społeczności w firmie.
Witamy uczestników na spotkaniu. W razie potrzeby podaj plakietki i przypisania stanowisk. Pamiętaj, aby zarezerwować miejsce, które maksymalizuje interakcję twarzą w twarz. Dla małej grupy najlepszy jest okrągły lub owalny stół.
Opublikuj cele spotkania w widocznej lokalizacji. Zapoznaj się z celami grupy i odpowiedz na krótkie pytania niezbędne do wyjaśnienia.
Poproś o informacje od grupy na temat celu. Na przykład, czy cel tygodniowy został osiągnięty lub przekroczony? Zapewnić uczestnikom wiele środków, aby mogli wnieść swój wkład; Pomysły mogą być udostępniane poprzez pokaz rąk, ustne komentarze, pisemne oświadczenia lub wspólną tablicę "burzy mózgów".
Zbierz dane wejściowe i przekształć je w grupę. Nie pomijaj negatywnych komentarzy ani nie podkreśl pozytywnych. Negatywne komentarze mogą być odkrywcze, zwracając uwagę na obszary wymagające poprawy.
Ustaw lub potwierdz cele krótkoterminowe. Zapisz zadania i pod-cele na kartach notatek. Dostarcz każdemu z uczestników kartkę z notatkami, która informuje każdy z jej osobistych celów i obowiązków.
Odpowiadaj na wszelkie obawy lub pytania.
Wskazówki
-
Poprowadź dyskusję podczas spotkania tak, aby wszystkie problemy zostały uwzględnione, nawet jeśli Twoja perspektywa jako lidera projektu utrudnia dostrzeżenie prawdziwości tych zmartwień.
W procesie kaizen istnieją cztery główne fazy: percepcja, rozwój pomysłu, podejmowanie decyzji i wdrażanie. Spotkania mogą się odbywać pomiędzy jednym a każdym z tych wyrażeń i mogą być dostosowane do dowolnego z tych procesów. Na przykład spotkanie na początku projektu może skupiać się na analizie istniejących problemów i obserwowaniu efektów kultury korporacyjnej.
