Macierz dystrybucji dokumentów zapewnia wizualne odniesienie w celu określenia sposobu komunikowania się z szeroką gamą osób. Macierze te są przydatne w biznesie, szkole i każdej innej organizacji, która komunikuje się za pomocą drukowanych lub skomputeryzowanych dokumentów. Skomputeryzowane narzędzia do arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Excel, Numbers, 1-2-3 lub Calc, są najlepszymi narzędziami do tworzenia macierzy dystrybucji dokumentów, ale można użyć dowolnego oprogramowania, które pozwala tworzyć tabele. Jeśli twoja organizacja jest mała, możesz wyciągnąć swoją matrycę ręcznie.
Uruchom nowy skoroszyt w arkuszu kalkulacyjnym lub ustaw nową tabelę w edytorze tekstów. Programy obsługujące arkusze kalkulacyjne mogą obsługiwać więcej danych niż tabele, więc wybierz ten format, jeśli masz taką opcję.
Wyświetl listę wszystkich typów dokumentów używanych w organizacji w górnym wierszu arkusza kalkulacyjnego, zaczynając od drugiej kolumny. Typy dokumentów dla ogólnej matrycy mogą zawierać kalendarze, protokoły ze spotkań, raporty o zarobkach i specjalne biuletyny. Jeśli macierz jest przeznaczona dla konkretnego projektu, należy wymienić poszczególne dokumenty związane z projektem, a nie kategorie dokumentów. Na przykład macierz dokumentu projektu budowlanego może zawierać elementy takie jak rysunki elektryczne, rysunki architektoniczne, elewacje i kopie konkretnych zezwoleń.
Wyświetl listę wszystkich członków swojej firmy lub organizacji w pierwszej kolumnie po lewej stronie arkusza kalkulacyjnego, zaczynając od drugiego rzędu. Podziel ludzi na kategorie, jeśli dotyczy. Na przykład w małej matrycy biznesowej kategoriami mogą być "Zarządzanie", a cały personel zarządzający jest wymieniony alfabetycznie poniżej nagłówka kategorii, "Pracownicy" wraz z osobami wymienionymi alfabetycznie poniżej, "Klienci" z tymi wymienionymi alfabetycznie i "Marketing" z wszystkimi wymienione są zewnętrzne kontakty marketingowe.
Sprawdź wiersz i kolumnę nagłówka, aby upewnić się, że obie listy są kompletne. Jeśli ułatwia to przeglądanie macierzy, dodaj cienie do wierszy kategorii członków, aby uzyskać przerwę między typami osób, które otrzymują dokumentację.
Obniż swoją pierwszą kolumnę dokumentu, która będzie kolumną B w większości programów arkuszy kalkulacyjnych, i umieść "e" w komórce obok nazwiska osoby, która powinna otrzymać ten dokument elektronicznie. Umieść "p" w komórce obok osoby, która powinna otrzymać papierową kopię tego dokumentu. Jeśli dana osoba nie powinna otrzymać tego dokumentu, pozostaw komórkę obok swojego nazwiska pustą. Jeśli twoje potrzeby są bardziej złożone, zmodyfikuj notację tak, aby pasowała do Twojej organizacji. Na przykład możesz wpisać "2 kopie w papier" lub "p-2", aby wskazać wiele kopii. Tak długo, jak wszyscy w twojej organizacji rozumieją zapis, używaj dowolnej metody, która działa dla ciebie.
Powtórz proces dla każdej kolumny, pracując na liście, aby zaznaczyć papierowe i elektroniczne kopie. To kończy macierz dystrybucji dokumentów.
Twórz odsyłacze hipertekstowe z arkusza kalkulacyjnego dystrybucji dokumentów do swojej bazy danych kontaktów, jeśli to możliwe. Umożliwi to kliknięcie nazwy w macierzy w celu otwarcia danych kontaktowych tej osoby, dzięki czemu można z łatwością wysyłać elektroniczne lub papierowe kopie. Sprawdź, jak to zrobić, w pliku "Pomocy" programu arkusza kalkulacyjnego.
Wskazówki
-
Można również użyć macierzy dystrybucji dokumentów, aby zapisać miejsce przechowywania dokumentów. W takim przypadku należy wyświetlić listę dokumentów w pierwszej kolumnie i miejsca przechowywania u góry, takie jak "Serwer WWW", "Szafka główna biura 1", "Komputer odbiorczy" i tak dalej. Umieść symbol "X" w komórce, w której spotyka się wiersz z tytułem dokumentu i kolumna miejsca przechowywania.
