Spotkanie można zdefiniować jako proces pracy zespołowej, mający na celu odpowiedź na pytanie, kto, dlaczego, jak i co ma określony cel. Charakterystyka nieskutecznych spotkań to bierni uczestnicy i regurgitacja wcześniej omawianych tematów. Efektywne spotkania są zasadniczo przeciwne. Efektywne spotkania mogą zwiększyć produktywność, morale pracowników i zyski.
Funkcjonować
Pięć kroków do przygotowania i prowadzenia efektywnych spotkań, znanych również jako pięć P, to: cel, plan, uczestnicy, uczestnictwo i perspektywa, uwaga: David Whetten i Kim Cameron w książce "Rozwój umiejętności zarządzania". Cel jasno określa intencję spotkanie. Plan jest kierunkiem działania podczas spotkania. Uczestnicy obejmują uczestników i moderatorów. Udział jest konieczny od uczestników i moderatorów. Perspektywa to cel, który ma osiągnąć spotkanie, oraz podsumowanie porozumień wynikających z tego spotkania.
Przybory
Gry są jednymi z najbardziej efektywnych narzędzi wykorzystywanych do prowadzenia udanych spotkań. Zalecane są szybkie, niedrogie, elastyczne, niskiego ryzyka i partycypacyjne gry. Burza mózgów to kolejne narzędzie używane do zbierania informacji i wyjaśniania problemu lub sytuacji. Inne narzędzia efektywnych spotkań obejmują ankiety, ankiety, wywiady i arkusze robocze.
Charakterystyka
Efektywne spotkania są pomysłowe, partycypacyjne, innowacyjne i angażujące. Zaczynają się i kończą na czas. Ktoś jest przypisany do śledzenia minut i porządku obrad. Zaplanowane przerwy występują w wyznaczonych godzinach. Zalecane są żywe i pozytywne dyskusje. Uczestnicy mogą oceniać spotkanie. Efektywne spotkania kończą się przyjaznym akcentem, a prowadzący zapewnia harmonię pomiędzy uczestnikami.
Częstotliwość i czas trwania
Peter Honey pisze w książce "Improve Your People Skills", że efektywne spotkania najlepiej przeprowadzać maksymalnie raz w tygodniu, zazwyczaj dla tych samych uczestników. Najbardziej udane spotkania kończą się w ciągu godziny i zazwyczaj nie trwają dłużej niż dwie godziny.
Znaczenie
Źle zarządzane spotkania mają negatywny wpływ na morale pracowników, przez co niektórzy stają się sceptyczni i pesymistyczni, podczas gdy inni stają się apatyczni i nieuważni. Nieskuteczne spotkania, zauważa Barbara J. Streibel w książce "Przewodnik menedżerów do skutecznych spotkań", kosztują miliardy dolarów każdego roku w straconych szansach i straconym czasie. Niszczy wizerunek organizacji, podkreśla jej nieefektywne zarządzanie i zmniejsza produktywność. Efektywne spotkania pozwalają zachować dwa najcenniejsze zasoby firmy: czas i talent. Wspólne i efektywne spotkania pobudzają pracowników.
