Systemy informacji księgowej (AIS) zrewolucjonizowały sposób, w jaki prowadzona jest działalność w perspektywie globalnej. Po wprowadzeniu informacji finansowych do AIS, raporty finansowe i wyciągi mogą być generowane na wielu poziomach biznesowych w celu zapewnienia rentowności.
Aby oprogramowanie AIS mogło przedstawiać dokładne sprawozdania finansowe i oświadczenia, informacje księgowe muszą być poprawnie i sprawnie wprowadzone do AIS.
Fakty
Systemy informacji rachunkowości (AIS) są tak dobre, jak informacje wprowadzone do systemu. Podczas gdy skomputeryzowane oprogramowanie AIS znacznie skróciło roboczogodziny potrzebne do rejestrowania i zestawiania informacji księgowych, oprogramowanie musi być wciąż sprawdzane i utrzymywane codziennie w celu rejestrowania transakcji finansowych.
Wszystkie transakcje finansowe mają trzy główne wymagania, aby zapewnić prawidłowe księgowanie operacji biznesowych: terminowość, dokładność i ważność. Jeżeli transakcje finansowe nie spełniają tych wytycznych, informacje wprowadzone do oprogramowania AIS doprowadzą do nieprawidłowo sporządzonych sprawozdań finansowych i awarii AIS.
Aktualność
Wszystkie transakcje finansowe powinny być terminowe; przychody i związane z nimi wydatki występują w tym samym okresie, faktury są rejestrowane w miesiącu, w którym zostały otrzymane, a miesięczne pozycje dotyczące zamknięcia są dokonywane przed zamknięciem okresu obrachunkowego w systemie AIS.
Umożliwienie wpisania informacji finansowych do AIS w różnych okresach rozliczeniowych lub miesiącach kalendarzowych będzie zniekształcać sprawozdania finansowe opracowywane przez AIS. Będzie również tworzyć sprawozdania finansowe, które nie odzwierciedlają odpowiednio przychodów i kosztów, które miały miejsce w okresie księgowym.
Precyzja
Po otrzymaniu transakcji finansowych w odpowiednim czasie, muszą one zostać sprawdzone pod kątem dokładności. Raporty o kosztach pracy, wypłaty gotówki i wpływy gotówkowe muszą zostać sprawdzone, aby upewnić się, że kwoty wymienione w dokumentacji są dokładne. Przeglądanie transakcji finansowych może prowadzić do przeglądu innych funkcji rozliczeniowych, jeśli popełniane są spójne błędy.
W przypadku umieszczenia niedokładnych informacji w systemie AIS należy przeprowadzić rozliczenia kont w celu znalezienia błędów w transakcjach finansowych.
Ważność
Pomiar transakcji finansowych pod kątem ważności jest ważnym krokiem podczas zapisywania informacji w systemie AIS. Wymagania dotyczące walidacji są spełnione, gdy transakcja zostanie uznana za dokładną, niezawodną i istotną dla operacji biznesowych. Audyty przeprowadzane przez zewnętrzne firmy księgowe zwykle koncentrują się na trafności informacji finansowych wprowadzanych do AIS; rejestrowanie nieprawidłowych informacji jest krytycznym błędem i zostanie wymienione jako niedociągnięcie w rachunkowości w raportach z audytu.
Workflow księgowości
Informacje finansowe muszą być zgodne z odpowiednimi krokami, aby spełnić wymogi terminowości, dokładności i ważności. Każde biuro rachunkowe powinno mieć przepływy pracy, aby zapewnić, że wszystkie transakcje finansowe można wprowadzić do systemu AIS, a sprawozdania finansowe są uruchamiane przed końcem okresu rozliczeniowego. Efektywne przepływy pracy będą również obsługiwały każdy dokument tylko raz podczas każdego procesu, eliminując zwiększoną liczbę prac poprzez przeładowywanie transakcji finansowych.
Rozmyślne oszustwo
Chociaż transakcje finansowe mogą spełniać wymogi księgowe dotyczące terminowości, dokładności i ważności, niektóre firmy angażują się w umyślne oszustwa w celu promowania kondycji finansowej swojej firmy. Oprogramowanie AIS miało być skomputeryzowanym zapisem trudnym do manipulowania, ale wciąż można to zrobić. Korzystanie ze specjalnych kont, które ukrywają transakcje, tworzenie oddzielnych podmiotów w celu ukrycia zadłużenia oraz wykorzystanie byłych audytorów do projektowania firmowego systemu AIS to wszystkie sposoby tworzenia oszukańczych informacji w systemie AIS.
