Zazwyczaj stosowane w sektorze publicznym, dokumenty informacyjne są krótkimi dokumentami, które zawierają streszczenia danego zagadnienia i sugerowany sposób postępowania, aby się z nim zapoznać. W środowisku biznesowym asystent wykonawczy może wykorzystać dokument informacyjny, na przykład w celu poinformowania dyrektora generalnego o problemie, który zostanie omówiony na następnym posiedzeniu zarządu. W takim przypadku dyrektor generalny może chcieć poznać kontekst i kontekst sprawy oraz wszelkie dalsze kroki, aby móc omówić szczegóły z członkami zarządu. Jeśli chcesz napisać notatkę dla kogoś z Twojej firmy, pamiętaj, by zachować ją precyzyjnie i zwięźle.
Format dokumentu informacyjnego
Jak sama nazwa wskazuje, dokumenty informacyjne mają być krótkie. Ogólnie rzecz biorąc, musisz trzymać papier pod dwie strony, aby był łatwy do odczytania i wchłonięcia. Celem dokumentu informacyjnego jest poinformowanie odbiorcy o złożonym zagadnieniu, zapewnienie kontekstu na wysokim poziomie i uwzględnienie zaleceń dotyczących dalszych działań. Pomaga to mu poznać najciekawsze momenty, aby podjąć wszelkie niezbędne decyzje lub wykonać powiązane zadania. Artykuły do dyskusji są pisane jasnym, prostym językiem i często zawierają punktory zamiast gęstych akapitów, dzięki czemu można je łatwo skanować.
Początek dokumentu informacyjnego
Dodaj nazwisko osoby, na którą piszesz dokument informacyjny, aktualną datę i temat notatki informacyjnej na górze. Wiele notatek informacyjnych rozpoczyna się od sekcji "Cel", która służy do określenia przyczyny notatki. Pomoże to ostrzec czytelnika, dlaczego ta informacja jest dla niego ważna.
Celem tego dokumentu jest poinformowanie prezydenta o szczegółach dotyczących incydentu policyjnego w naszym biurze w Saint Louis 3 września. Jako że incydent stał się ogólnokrajową wiadomością, prezydent może otrzymywać pytania od członków mediów.
Alternatywnie, niektóre notatki informacyjne zaczynają się od sekcji "Problemy", w której można uwzględnić wszelkie problemy, które należy rozwiązać.
Główny dokument informacyjny
Treść briefingu powinna zawierać sekcję "Kluczowe kwestie", w której można zwrócić uwagę na kontekst lub tło problemu oraz wszelkie istotne informacje, o których powinien wiedzieć użytkownik.
Sprawy do rozważenia: sprawca nie jest i nigdy nie był pracownikiem tej firmy. Działał sam, bez pomocy nikogo w naszym zakładzie. Podczas gdy pracownicy otworzyli bezpieczne drzwi, zrobili to pod przymusem i zgodnie z procedurami bezpieczeństwa. Trzech pracowników zostanie odznaczonych przez departament policji w Saint Louis za ich odwagę, pomagając w opanowaniu sprawcy.
Następnie nakreślany sposób działania w sekcji "Kolejne kroki". Tutaj możesz uwzględnić możliwe wyniki i scenariusze w oparciu o dostępne rozwiązania.
Pomoc w udzielaniu odpowiedzi
Niektóre materiały informacyjne zawierają również "Mówiące notatki". Tutaj możesz umieścić konkretne punkty, które czytelnik powinien uwzględnić, jeśli wygłaszają przemówienie lub odbywają spotkanie związane z danym tematem. Zamiast pisać przemówienie, które powinni przeczytać, lepiej dołączyć krótkie punkty z tematami, które powinni wymienić. To pomoże im wyjaśnić sprawę własnymi słowami.
Na zakończenie pracy informacyjnej dołącz swoje dane kontaktowe, aby czytelnik mógł z łatwością skontaktować się z Tobą, jeśli ma jakieś pytania.
