Przekazywanie dodatkowych obowiązków przy użyciu wewnętrznej notatki firmy jest dobrym sposobem na ustalenie odpowiedzialności i upewnienie się, że pracownik rozumie nowe obowiązki. Podobnie jak w przypadku każdej innej noty biznesowej, należy zachować krótki i prosty sposób, umieszczając tylko tyle informacji, ile jest to konieczne, aby pracownik zrozumiał instrukcje.
Format notatki
Napisz wyraźny, opisowy tytuł. Jeśli wysyłasz notatkę pocztą e-mail, wprowadź również tytuł w polu tematu, oznacz wiadomość e-mail flagą o wysokim znaczeniu i dołącz potwierdzenie odczytu. Chociaż zazwyczaj powinieneś przestrzegać typowego formatu notatek, dodając nagłówek, instrukcję otwarcia, segment zadania i zamknięcie, zwykle sekcje dyskusji i podsumowania nie są konieczne. W segmencie zadań użyj listy numerycznej lub wypunktowania, aby zidentyfikować i zaznaczyć nowe lub dodatkowe obowiązki.
Treść informacyjna
Segmenty otwarcia i zadania są najważniejszymi sekcjami w tego typu notatkach. Podaj niezbędne informacje podstawowe w sekcji otwierającej. Na przykład powiedz pracownikowi, dlaczego przypisujesz dodatkowe obowiązki i kiedy zaczną się te nowe obowiązki. Podaj daty i godziny spotkań, które mogą się odbyć, zanim pracownik przejmie dodatkowe obowiązki. Jeśli to konieczne, podaj punkt kontaktowy, do którego pracownik może się zwrócić w przypadku pytań. Zdefiniuj każde dodatkowe cło - w sposób jasny i pełny - w segmencie zadań. Zamknij notatkę z krótkim podziękowaniem i szczerym okazaniem wsparcia.
