Wiedza o tym, kiedy napisać oficjalny list służbowy w porównaniu z firmową pocztą e-mail, może łatwo dotrzeć do osób, które są wygodne w przekazywaniu wiadomości w różnych formatach; jednak przy wyborze medium należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Czynniki takie jak celność, formalność, poufność, a nawet ranga lub status adresata powinny być brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o napisaniu.
Główna różnica
Pierwszą rzeczą, która odróżnia list firmowy od firmowej poczty e-mail jest to, że list jest generalnie uważany za drukowany, a firmowy e-mail to miękka kopia - wiadomość elektroniczna. Po napisaniu listu firmowego wydrukujesz go, zapieczętujesz w kopercie, załączysz pocztę i skorzystasz z usługi takiej jak poczta pocztowa USA lub firma kurierska, aby wysłać list do odbiorcy. Z drugiej strony firmowy adres e-mail jest również tworzony zwykle przy użyciu komputera lub środków elektronicznych, ale jest wysyłany elektronicznie do odbiorcy w ciągu zaledwie kilku sekund.
Termin dostawy
Najszybciej otrzymasz list służbowy już następnego dnia po wysłaniu go pocztą ślimakową lub dostawą, taką jak FedEx. Jeśli potrzebujesz, aby list dotarł wcześniej, możesz wynająć kuriera na dostawę tego samego dnia. Opłatę poniosą Państwo za pomocą jednej z opcji - znaczka pocztowego lub opłaty za dostawę. Jeśli chcesz, aby natychmiast pojawiła się pilna wiadomość, najlepszą opcją jest wysłanie firmowej wiadomości e-mail. Ściana ogniowa to tylko niewielka przeszkoda, która może opóźnić dostawę, ale nawet wtedy opóźnienie jest praktycznie nieistotne.
Treść komunikacji biznesowej
Jeśli piszesz formalną komunikację, prawdopodobnie chcesz przekazać swoją wiadomość w liście biznesowym. Na przykład, jeśli piszesz o umownym problemie, dobrze jest mieć wydrukowaną korespondencję. Wadą tego jest to, że kawałki papieru mogą zostać zgubione, a firmowy e-mail może pozostać w folderze elektronicznym na zawsze. Biznesowy adres e-mail może przekazać tę samą wiadomość, ale jeśli jest to poważna sprawa, e-maile firmowe są często postrzegane jako mniej oficjalne niż list firmowy. Jeśli twoja komunikacja wymaga podpisu tuszem, oczywiście nie możesz podpisać firmowego e-maila atramentem. Można jednak dołączyć podpis elektroniczny lub elektroniczny do wiadomości e-mail.
Letter Versus Email Format
Według Centrum Pisma Północnego Uniwersytetu Michigan, powszechnie używanym formatem listów biznesowych jest styl blokowy. Każda część litery jest wyrównana z lewym marginesem w tradycyjnym stylu bloku. Zmodyfikowany blok ustawia powitanie końcowe i podpis w dolnej środkowej części litery; format semi-block oznacza, że akapity są wcięte. Jeśli piszesz firmową wiadomość e-mail, możesz łatwo replikować tradycyjny format blokowy, wpisując powitanie, treść i końcowy zwrot grzecznościowy z lewym marginesem, ponieważ jeśli klikniesz zakładkę dla wcięć akapitów i powitania zamykającego, format może wyglądać dziwnie, w zależności od na rozmiarze monitora lub ekranu, z którego odbiorca odczytuje komunikat.
Utrzymywanie poufności
Możesz użyć znaku wodnego na liście drukowanym, aby wskazać "Poufne" lub możesz oznaczyć firmowy adres e-mail Poufny klikając jedną z opcji dostępnych w programie pocztowym. Ani pismo firmowe, ani firmowy e-mail nie może zagwarantować całkowitej poufności, ponieważ odbiorca może skopiować kopię listu lub po prostu przekazać wiadomość e-mail do kogoś, kto nie znał wstępnej wiadomości. W obu przypadkach musisz polegać na integralności odbiorcy, aby zachować poufność korespondencji.
Status może zrobić różnicę
Kierownik piszący do bezpośredniego raportu prawdopodobnie użyje e-maila do przekazania nieformalnej wiadomości, takiej jak powiadomienie, że będzie ona poza biurem. Nie musi dostarczać swojemu personelowi formalnego listu do takiej rutynowej korespondencji. Z drugiej strony, jeśli komunikuje dyrektywę polityczną lub wydaje pochwałę lub działanie dyscyplinarne, preferowanym formatem może być wersja papierowa, a jeśli firma prowadzi dokumentację papierową. W przypadku biur bez papieru, biznesowa poczta elektroniczna jest wymaganą formą komunikacji, niezależnie od przedmiotu. W innym przypadku, jeśli bezpośredni raport piszą do swojego przełożonego, by złożył rezygnację z jej rezygnacji, ręcznie dostarczony list firmowy otwiera drzwi do krótkiej rozmowy (w razie potrzeby) o powodach jej rezygnacji, ponieważ list może nie zawierać takich szczegółów.
