Jako kierownik projektu, po zakończeniu projektu, musisz upewnić się, że wynik projektu spełnia oczekiwania. Następnie musisz wypełnić niektóre dokumenty końcowe i zamknąć projekt. Typowe procedury obejmują uzyskiwanie zatwierdzeń, przenoszenie własności i wprowadzanie produktu do produkcji. Zwykle wylogowujesz się z projektu po zakończeniu testowania, aby upewnić się, że zespół zakończył pracę i zaktualizował raporty o stanie, aby wskazać ukończenie.
Przeprowadzić testy akceptacyjne. Nieformalne metody akceptacji obejmują ukończenie instalacji lub zdarzenia. Formalne metody akceptacji obejmują testowanie użytkowników na podstawie kryteriów ustalonych na wczesnym etapie planowania projektu. Na przykład projekty tworzenia aplikacji oprogramowania zazwyczaj obejmują testowanie funkcjonalne, systemowe i użytkownika, aby udowodnić, że produkt działa zgodnie z przeznaczeniem. Jeśli użytkownicy odkryją, że produkt nie spełnia ich wymagań, odrzucają produkt, a poprawki muszą zostać wprowadzone przed zakończeniem projektu.
Utwórz dokument podpisu. Ta umowa akceptacji zawiera listę kryteriów sukcesu projektu. Na przykład utwórz listę kontrolną, aby przetestować system raportowania zaprojektowany w celu umożliwienia rejestracji czasu spędzonego na wolontariacie pracowniczym. Użytkownicy muszą potwierdzić, że mogą korzystać z formularza opartego na intranecie w celu przesyłania i sprawdzania tylko godzin poświęconych wybranym działaniom. Menedżerowie powinni mieć możliwość sprawdzania zgłoszeń pracowników pod ich nadzorem. Aplikacja powinna wysłać wiadomość e-mail do menedżera i pracownika, aby powiadomić ich o przesłaniu. Pracownicy powinni mieć możliwość wnioskowania, aby dodatkowe działania zostały dodane do formularza wniosku.
Uzyskaj ostateczną akceptację projektu od klientów, sponsorów i interesariuszy. Osoby te mogą podpisywać papierowe kopie umowy o akceptację lub korzystać z szablonów lub formularzy online, takich jak te udostępniane przez witrynę Microsoft Office. Na przykład użyj formularza programu InfoPath, aby wizualnie wyświetlić status projektu, używając formatowania warunkowego, które wyświetla i ukrywa obrazy na podstawie stanu projektu.
Wskazówki
-
Zamiast papierowej procedury wylogowania, wyślij wiadomość e-mail. Na przykład za pomocą programu Microsoft Outlook naciśnij klawisze "CTRL / N", aby utworzyć nową wiadomość. W menu "Opcje" kliknij przycisk "Użyj przycisków głosowania". Wybierz opcję "Zatwierdź, odrzuć". W polu "Subject:" wpisz krótki opis projektu, na który odbiorca wiadomości e-mail ma się podpisać. Możesz wstawić dodatkowy tekst, grafikę lub dokumenty. Kliknij przycisk "Wyślij". Twoi odbiorcy otrzymają wiadomość pocztową z dyrektywą, aby "Głosować, klikając opcję Głosuj w grupie Odpowiedz powyżej". Kliknij przycisk "Śledzenie" na oryginalnej wiadomości, aby zobaczyć, kto zatwierdził i kto odrzucił.
