Jeśli chcesz zrobić coś dobrze, napisz dobrą Standardową Procedurę Operacyjną lub SOP. Dobrze napisany standardowy podręcznik procedury operacyjnej pomaga firmom działać wydajnie i konsekwentnie, informując pracowników o tym, jak ważne procedury powinny być wykonywane prawidłowo. Utrzymywanie jakości i spójności dzięki łatwym do zrozumienia instrukcjom "krok po kroku" może również przynieść korzyści, takie jak zwiększenie wydajności, wyeliminowanie odpadów i zmniejszenie obrażeń w miejscu pracy. Podręcznik SOP może pomóc firmom w przestrzeganiu przepisów i doskonaleniu szkoleń również dla pracowników.
Krok 1: Wybierz swoje SOP
Określić procedury, które powinny zostać ustandaryzowane, np. Składanie części produktu lub rozpatrywanie reklamacji klienta. Skoncentruj każdą SOP na pojedynczym działaniu. Pisz tylko o procedurach, które umiesz robić poprawnie. Lub znajdź kogoś, kto jest wykwalifikowany, aby mógł pokazać ci, jak wykonywać te procedury. Skompiluj wszystkie potrzebne informacje.
Krok 2: Przygotuj się do napisania
Nadaj każdemu SPO znaczący tytuł, np. "Jak zmontować produkt" lub "Jak obsłużyć skargę klienta". W razie potrzeby umieść numery lub kategorie SOP, np. "SOP - Produkcja - Montaż" lub "SOP - Obsługa klienta - Obsługa skarg". "Umożliwi to grupowanie powiązanych procedur dla pracowników. Rysuj schematy blokowe procesów, aby potwierdzić, że masz wszystkie informacje i że są we właściwej kolejności. Skoncentruj się na pracowniku, który przeprowadzi procedurę podczas przygotowywania twojego podejścia.
Krok 3: Standaryzuj sekcje
Zarys swoich SOP. Każda SOP powinna mieć następujące sekcje:
- nagłówek
- Cel, powód
- Zakres
- Referencje
- Definicje
- Obowiązki
- Procedura
- Dodatki
- Historia zmian
- Zatwierdzenia podpisów
Krok 4: Procedury szczegółowe krok po kroku
Podziel każdą procedurę krok po kroku w kolejności, w jakiej powinny być wykonane. Zacznij od głównych kroków, takich jak "Pobierz części do produktu" lub "Odbierz telefon". Następnie podziel je na mniejsze etapy, np. "Sprawdź, czy każda część jest prawidłowa" lub "Przedstaw się i dziękuj klientowi za połączenie."
Krok 5: Napisz każdy SPO
Napisz po prostu. Używaj małych słów i krótkich zdań. Umieść główną ideę jako pierwszą. Uzupełnij szczegóły. Używaj czasowników akcji i aktywnego głosu. Unikaj niejasności i zamieszania. Nie używaj skrótów, akronimów ani żargonu.
Krok 6: Sformatuj spójne SOP
Każda SOP powinna być napisana czcionką i czcionką. Przerwij długie akapity na krótkie. Używaj punktorów zamiast długich zdań. Dodaj pomoce wizualne, takie jak schematy blokowe. Wyróżnij ważne informacje, takie jak użycie pogrubienia lub kursywy.
Krok 7: Oceń efektywność każdego SPO
Sprawdź, czy standardowe procedury operacyjne są czytelne, czytelne i zrozumiałe.
- Czytelność: czy typ jest wystarczająco duży i łatwy do odczytania?
- Czytelność: Czy instrukcje są proste? A może protokoły mają przewagę złożonych pojęć i tępych słów?
- Zrozumiałość: Czy czytelnik dowiaduje się, co powinien wiedzieć, aby wykonać procedurę poprawnie?
Krok 8: Przejrzyj, popraw i zatwierdź
Poproś pracowników, którzy wykonują te procedury, o zapoznanie się z SOP, aby upewnić się, że wszystko rozumieją. Zapytaj pracowników, którzy nie są zaznajomieni z procedurami, o zapoznanie się z SOP. Czytelnik nie powinien wykonywać procedury, aby wiedzieć, jak to się robi. Każdy zestaw zmian musi być sprawdzony przez tych samych czytelników, aż do zaakceptowania. Menedżerowie, którzy będą odpowiedzialni za przestrzeganie SOP, powinni podpisać się przed nimi, zanim zostaną zwolnieni.
W biznesie działają jednolite systemy. Stworzenie standardowej instrukcji postępowania zapewnia, że każdy pracownik podąża za każdym krokiem w systemie w ten sam sposób, za każdym razem.
