Biuro bez papieru może pomóc środowisku, ale może stworzyć problemy związane z procesami, jeśli nie zostanie wdrożony odpowiedni system przepływu pracy. Przeniesienie wszystkiego do przestrzeni cyfrowej wymaga ustanowienia kontroli dokumentów i procedur przepływu pracy, które zapewniają, że nic nie zostanie utracone podczas przejścia. Kiedy fizyczne skrzynki odskakują na śmieci historii, wirtualne muszą je zastąpić.
Going Digital
W biurze bez papieru celem jest przeniesienie wszystkiego, co jest możliwe online. Dokumenty drukowane są skanowane i umieszczane w udostępnionej lokalizacji w systemie komputerowym, do której dostęp mają upoważnieni użytkownicy. Oprócz korzyści dla środowiska, dobrze zarządzane biuro bez papieru może sprawić, że informacje będą łatwiejsze do znalezienia niż w tradycyjnych systemach archiwizacji. Foldery w archiwum wirtualnym przechowują starsze dokumenty, aby nie zagracały często odwiedzanych obszarów, ale nadal są dostępne w razie potrzeby.
Udostępnione kalendarze
Przeniesienie harmonogramów pracowniczych do udostępnionego kalendarza umożliwia pracodawcom zarządzanie czasem wakacji i innymi sprawami, które mają wpływ na harmonogram prac. Umożliwia także współpracownikom śledzenie spotkań i innych zaplanowanych wydarzeń. Zespoły, które udostępniają kalendarze robocze, są w stanie monitorować, kto jest w biurze i kto jest poza biurem, a dzięki temu mogą organizować przepływ pracy nad projektami. Możliwość zobaczenia, że kluczowi interesariusze idą na przykład na konferencję pod koniec tygodnia, może zmotywować kogoś do szybszego przygotowania projektu dokumentu kluczowego lub umowy, aby zainteresowane strony miały szansę przedłożyć swój wkład treść jest zakończona.
Zarządzanie dokumentami
Biura bez papieru potrzebują systemu, który nakazuje przechowywanie i przechowywanie dokumentów. Utwórz konwencję nazewnictwa dokumentów i strukturę folderów, aby ułatwić znalezienie dokumentów. Systemy zarządzania dokumentami często umożliwiają zarówno "sprawdzenie", jak i śledzenie zmian. Zapobiega to pracy wielu osób nad dokumentem w tym samym czasie i pozwala na kontrolę wersji. Upoważnienie do aktualizacji dokumentów we współdzielonej lokalizacji zmniejsza problemy występujące, gdy użytkownicy pobierają plik, aktualizują je i wysyłają pocztą e-mail, a następnie nie aktualizują oficjalnej wersji.
Zarządzanie projektem
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga monitorować kamienie milowe i terminy realizacji projektów. Będziesz potrzebował systemu, który będzie mógł śledzić zadania i harmonogramy projektów oraz umożliwi pracownikom wskazanie, kiedy coś zostało ukończone. Powiadomienia powinny ostrzegać kogoś, gdy nowe zadanie wymaga jej uwagi. Jednostki mogą śledzić własne projekty, a menedżerowie mogą holistycznie spojrzeć na to, co robią członkowie zespołu i w razie potrzeby dokonać realokacji zasobów. Projekty powinny być archiwizowane cyfrowo po ich ukończeniu, wraz z wyciągniętymi doświadczeniami, tak aby transfer wiedzy mógł łatwo nastąpić, gdy podobny projekt rozpocznie się później.
