Mapy przepływu procesu są doskonałym sposobem dokumentowania powtarzalnych procesów. Poprzez stworzenie solidnych, przetestowanych przepływów procesowych pracownicy będą mieli proste wizualne referencje do rozwiązywania problemów związanych z procesami biznesowymi.
Zdefiniuj wejście lub wyzwalacz, aby rozpocząć proces biznesowy. Jest to sytuacja lub działanie, które wskaże początek procesu biznesowego. Prawidłowe wyzwalacze będą się różnić, ale często będą to połączenia telefoniczne, prośby o informacje lub potrzeby dostarczenia. Wstaw terminator lub owal. To jest początek twojego procesu.
Zdecyduj, czy następnym krokiem w twoim procesie jest działanie, czy decyzja.
Wstaw pole procesu, jeśli następnym krokiem jest działanie lub proces. Skrzynki z procesami są zwykle prostokątne. Jeśli ten krok jest procesem udokumentowanym na innym schemacie, użyj predefiniowanego pola procesu. Wstępnie zdefiniowane okno procesu to prostokąt z dodatkowym wierszem na każdym końcu, aby wskazać, że istnieje inny predefiniowany proces, który musi zostać wykonany przed kontynuowaniem przepływu.
Wstaw pole decyzji, jeśli pierwszy krok jest decyzją. Pole decyzyjne ma zazwyczaj kształt rombu i jest używane do wskazania jednej lub decyzji, np. "Tak" lub "Nie".
Połącz początkowy terminator z pierwszym krokiem za pomocą linii.
Kontynuuj dodawanie i łączenie pól decyzji i procesów, dopóki nie zbudujesz dobrej wizualnej reprezentacji procesu.
Wskazówki
-
Istnieje wiele bardziej zaawansowanych symboli schematów blokowych, które mogą być odpowiednie dla twojego procesu; odnosić się do dobrego odniesienia, jeśli podstawowe symbole procesów biznesowych nie są wystarczające do odpowiedniego udokumentowania procesu.
Przepływy procesów można tworzyć w różnych aplikacjach, w tym w programach Visio, Excel i PowerPoint na platformach PC i Macintosh. Kivio to popularny system do tworzenia wykresów dla systemów Unix i Linux.
Wiele systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), takich jak Baan i SAP, ma wbudowane moduły dokumentacji procesów.
Ostrzeżenie
Odejście od standardowych symboli procesu utrudni osobom znającym standardowe symbole odczytanie przepływów procesowych.
