Pełny zestaw sprawozdań finansowych Twojej firmy zawiera bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych. Łącznie odpowiadają na kluczowe pytania dotyczące kondycji finansowej. Czy twoja firma ma zbyt duże zadłużenie? Jak opłacalne jest to? Ile masz gotówki pod ręką? Pięć elementów głównych sprawozdań finansowych to aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody i koszty.
Pięć elementów zdefiniowanych
Wielka piątka to podstawowe elementy pozycji finansowej twojej firmy. Razem pokazują, jak dobrze radzi sobie Twoja firma.
Aktywa to wszystko, co Twoja firma posiada, a które przyniosą korzyści ekonomiczne w wielu okresach rozliczeniowych, na przykład; budynki, sprzęt produkcyjny, patenty, gotówka, należności i grunty. Aktywa różnią się od, powiedzmy, energii elektrycznej, która przynosi korzyści ekonomiczne, ale zużywasz ją natychmiast. Twój rachunek za energię to wydatek, a nie zasób. Dostawy mogą iść w obie strony. Dostawy są aktywami aż do ich użycia i wydatkiem, gdy są używane.
Zobowiązania to wszystko, co jesteś zobowiązany zapłacić osobie, firmie lub rządowi. Rachunki płatne, podatki do zapłacenia i wynagrodzenia są zobowiązaniami. W przeciwieństwie do wydatków, które są odejmowane od dochodów w sprawozdaniu finansowym, zobowiązania są odejmowane od całkowitej wartości aktywów. Pozostaje kapitał własny właścicieli.
Rachunkowość definiuje kapitał na kilka różnych sposobów. Kapitał własny to kwota, którą właściciele inwestują w spółkę, a także zyski zatrzymane, czyli pieniądze, które firma wydaje i nie wydaje ani nie wypłaca jako dywidendy. Kapitał jest również definiowany jako część równania bilansowego: odejmij sumę zobowiązań od całkowitej wartości aktywów, a zobaczysz, jakie wartości ma kapitał własny właściciela. Jeżeli firma ma dużo zadłużenia lub jej aktywa tracą wartość, kapitał własny w bilansie może być niższy niż wartość wniesiona przez właścicieli.
Przychód stanowi dochód generowany przez spółkę w okresie objętym sprawozdaniem. Przychody z działalności operacyjnej pochodzą od firmy sprzedającej towary lub usługi. Przychody pozaoperacyjne pochodzą z innych źródeł, takich jak odsetki od pożyczek lub zwrot z inwestycji. Jeśli rozliczanie odbywa się na zasadzie kasowej, po otrzymaniu zapłaty raportujesz przychód. Jeśli stosujesz zasadę memoriałową, odnotowujesz przychód, gdy ją zdobędziesz. Jeśli, powiedzmy, wykonujesz zlecenie o wartości 1000 USD dla klienta na kredyt, rejestrujesz 1000 $ zaraz po ukończeniu zadania.
Koszt, druga strona przychodu, to pieniądze, które wydajesz na zarabianie pieniędzy. Czynsz, media i płace są kosztami. Amortyzacja, która jest utratą wartości składnika aktywów z upływem czasu, jest również wydatkiem. Koszt sprzedanych towarów to kategoria wydatków obejmująca koszty związane z dostarczaniem sprzedawanych przedmiotów lub usług, takich jak robocizna, materiały i godziny płatne. Jeśli stosujesz zasadę memoriałową, raportujesz wydatki, gdy tylko jesteś winien pieniądze, a nie kiedy płacisz rachunek; podstawa kasowa zgłasza koszty po opłaceniu rachunku.
Elementy pozycji finansowej
Pięć elementów sprawozdań finansowych wpływa na siebie wzajemnie i wpływa na siebie. Przychody i koszty, na przykład, są składnikami rachunku zysków i strat. Podczas przygotowywania kwartalnego wyciągu górna część wyciągu pokazuje dochód netto ze sprzedaży. Z tej sumy odejmujesz wydatki, a następnie dodajesz nieoperacyjne przychody i odejmujesz wydatki nieoperacyjne. Wynikiem tego obliczenia jest twój dochód netto, który pokazuje, jak opłacalne było twoje przedsiębiorstwo za ten okres. Czy Twoje przychody przewyższały wydatki? O ile? Czy przychody z działalności operacyjnej były większe niż przychody z działalności nieoperacyjnej? Odpowiedzi na te pytania można znaleźć w przeglądzie rachunku zysków i strat.
Jednakże dochody wykazane w rachunku zysków i strat mogą nie zostać zebrane lub wydatki nie zostały zapłacone. Tam właśnie pojawia się rachunek przepływów pieniężnych. W przeciwieństwie do rachunku zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych koncentruje się wyłącznie na rękach zmieniających pieniądz. Na przykład wpłaty klientów wpływają na przepływ środków pieniężnych, a odwrotnie - należności nie są. Jednym ze sposobów utworzenia rachunku przepływów pieniężnych jest przyjęcie rachunku zysków i strat oraz wyeliminowanie wszelkich przychodów, które nie zostały zebrane, oraz kosztów, które nie zostały zapłacone. Jeśli prowadzisz firmę przy użyciu gotówki, nie potrzebujesz osobnego rachunku przepływów pieniężnych.
Przychody wpływają również na bilans. Załóżmy, że w ciągu kwartału zarobisz 475 000 $, a wydatki wyniosą 250 000 $. Dochód netto w wysokości 225 000 USD dodaje się do aktywów i jest księgowany do należności lub gotówki, w zależności od sposobu, w jaki został zapłacony. Wraz ze wzrostem wartości aktywów rośnie także kapitał własny właścicieli.
Dlaczego pięć elementów ma znaczenie
Sprawozdania finansowe mają fundamentalne znaczenie dla oceny kondycji finansowej Twojej firmy. Rachunek zysków i strat pokazuje przychody i wydatki za miesiąc, kwartał lub rok. Jeśli masz na czerwono lub zyski są cienkie, może to być sygnałem ostrzegawczym kłopotów finansowych. Rachunek przepływów pieniężnych pokazuje, ile masz pieniędzy pod ręką. Nawet jeśli jesteś opłacalny, potrzebujesz gotówki, aby zapłacić rachunki za wodę lub swoich pracowników. Bilans stanowi migawkę aktywów, zobowiązań i kapitału własnego na koniec okresu sprawozdawczego.
Sposób, w jaki wyciągi przedstawiają pięć elementów (aktywa, pasywa, kapitał własny, przychody i koszty) dostarcza informacji dla każdego, w firmie lub poza nią, który jest zaniepokojony jej kondycją finansową. Informacje te mogą prowadzić do dalszych pytań, na przykład, jeśli dochody są niższe w tym kwartale niż w poprzednim kwartale, czy jest jakiś problem? Jeśli w bilansie widoczne są istotne zobowiązania, czy to znak, że zaciągnąłeś za dużo długów? Jeśli dochody są wysokie, ale pojawia się niewielka ilość gotówki, czy musisz zachęcać klientów do szybszego płacenia? Czy robisz znacznie lepiej lub gorzej od średniej w swojej branży?
Dlaczego audyty są ważne
Istnieje wiele sposobów, dzięki którym firma może kłaść pięć elementów, aby biznes wyglądał zdrowo na wyciągach finansowych, podczas gdy w rzeczywistości ma problemy:
- Uzupełnij sprzedaż, która nigdy się nie wydarzyła.
- Zgłoś przychody, zanim je uzyskasz.
- Wyolbrzymiaj wartość aktywów.
- Odbierz zasoby, które nie istnieją.
- Twórz fałszywe wydatki, aby ukryć malwersacje. Na przykład menedżer rejestruje zakup o wartości 5000 USD, który nigdy nie miał miejsca. Zamiast tego pieniądze trafiły wprost do jego własnej kieszeni.
Skuteczne firmy wprowadziły kontrole w celu zapobiegania tego typu fałszywej sprawozdawczości. Jeśli każdy duży zakup wymaga podpisania przez dwie osoby, na przykład trudniej jest popełnić oszustwo. Jednak nie wszystkie firmy to robią. To jeden z powodów kontroli sprawozdań finansowych. Innym jest to, że standardowe praktyki księgowe stają się coraz bardziej złożone, co ułatwia błędy i oszustwa, które mogą się przedrzeć przez pęknięcia. Posiadanie rocznych skontrolowanych sprawozdań jest obowiązkowe, jeśli jesteś spółką notowaną na giełdzie.
Audytowane oświadczenia są drogie, ponieważ są dokładne. Po pierwsze, audytor bada Twoją firmę i analizuje potencjalne błędy lub oszustwa w elementach sytuacji finansowej. Następnie testują twoje wewnętrzne kontrole. Jeśli wydaje się, że byłoby niezwykle trudno kogoś zrekompensować wydatki lub stworzyć fikcyjne dochody, audytor nie musi być tak wyczerpujący. Jeśli jednak twoje kontrole są niechlujne, audyt staje się trudniejszy.
- Czy istnieją aktywa, które zgłaszasz w bilansie?
- Czy saldo należności jest prawidłowe?
- Czy wyciągi bankowe potwierdzają posiadane aktywa pieniężne?
- Czy wierzyciele potwierdzają, że zobowiązania w bilansie są dokładne?
- Czy raportowane koszty z rachunku zysków i strat są prawidłowe?
Po sprawdzeniu przez audytora pięciu elementów i sposobu, w jaki je zgłosiłeś, otrzymasz opinię audytora:
- Opinia bez zastrzeżeń brzmi źle, ale to naprawdę dobra wiadomość. Audytor mówi, że twoje oświadczenia są w porządku, bez zastrzeżeń.
- W opinii z zastrzeżeniem oświadczenia finansowe są w większości dobre, ale niektórych informacji nie można zweryfikować.
- Negatywna opinia mówi, że są poważne problemy, które wymagają naprawy.
- Zrzeczenie się audytora mówi, że nie można formułować opinii. Mogło tak być, ponieważ brakowało zbyt wielu dokumentów, aby potwierdzić, że elementy są prawidłowe lub że Twój zespół zarządzający odmówił współpracy.
