Zarządzanie książkami otwartymi może być sposobem na edukowanie pracowników na temat ogólnego wizerunku finansów firmy, ale wiąże się również z wieloma rodzajami ryzyka. Należy starannie rozważyć, kto widzi informacje finansowe, sposób ich użycia i co powinno pozostać tylko dla oczu kierownictwa.
Wyjaśnianie liczb
Arkusze kalkulacyjne firm, budżety pozycji i audyty wewnętrzne i zewnętrzne oraz deklaracje podatkowe mogą być trudne do odczytania. Praca w otwartym systemie zarządzania książkami, który daje pracownikom dostęp do tego rodzaju informacji, może mieć niezamierzone konsekwencje. Pracownicy mogą błędnie zrozumieć, co oznaczają pewne liczby lub źle interpretować zestawienie zarobków, co prowadzi do zamieszania lub obaw. Aby być skutecznym, zarządzanie otwartymi książkami wymaga nie tylko otwarcia książek, ale także wyjaśnienia, co oznaczają liczby w sposób zrozumiały dla pracowników.
Over-Sharing Financials
Zarządzanie otwartymi książkami niekoniecznie jest bezpłatne dla wszystkich, gdzie każdy w firmie może w każdej chwili przejrzeć dokumenty finansowe. Firmy zazwyczaj oferują różne poziomy ujawniania informacji, co może być uciążliwe dla kierownictwa przy podejmowaniu decyzji i nadzorowaniu. Mogą pojawić się konflikty dotyczące tego, którzy pracownicy mają uprawnienia, a którzy nie.
Przywłaszczenie informacji
Otwarty system zarządzania książkami może postawić firmę w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej, szczególnie gdy pracownik dzieli się z kluczowymi osobami finansowymi z konkurentami lub wykorzystuje informacje jako dźwignię dla własnych celów. Uzyskanie umów o nieujawnianiu podpisanych przez pracowników może być czasochłonne, a nawet nieumyślne poślizgnięcie się w niewłaściwej sytuacji może mieć druzgocący wpływ na zdolność firmy do konkurowania. Może to także otworzyć firmę na potencjalne problemy z klientami i dostawcami, którzy mogą nie chcieć ujawnić swoich danych finansowych.
Zarządzanie Morale
Otwarcie książek dla pracowników może wzbudzić zainteresowanie dobrostanem firmy, a słabe dane finansowe mogą negatywnie wpłynąć na morale. Pracownicy, którzy widzą, że firma boryka się z problemami, mogą obawiać się o swoją pracę i szukać gdzie indziej, jeśli wygląda na to, że firma ma kłopoty. Alternatywnie, zdrowy wynik zachęca do składania wniosków o podwyżki, zwiększenia podziału zysków lub innego podziału majątku, który może nie pasować do długoterminowych strategii i celów firmy.
Wewnętrzna walka
Kwestie związane z zarobkami, wynagrodzeniami i strukturami premii mogą być ujawnione w zarządzaniu otwartymi książkami, prowadząc do konfliktów między pracownikami. Na przykład, jeśli podejmiesz decyzję o rezygnacji z bonusów pracowniczych po roku dochodowym, oczekuj, że zostaniesz wezwany do podjęcia decyzji przez pracowników, którzy mają dostęp do raportów. Podobnie, jeśli twoi najlepsi kierownicy mają spore rachunki wydatków uznaniowych, podczas gdy twojemu personelowi administracyjnemu odmawia się prośby o nowe komputery, może to prowadzić do odmowy.
