Aby skorzystać z przepisów Urzędu Stanu Cywilnego dotyczących stypendiów, organizacja musi złożyć wniosek o zatwierdzenie przed przyznaniem dotacji. Stworzenie stypendiów na podstawie przepisów IRS obejmuje ustanowienie procedur zgodnego z prawem wyboru stypendiów, dostarczenie wszystkich wymaganych informacji i złożenie dokumentów w federalnej agencji podatkowej.
Definicje IRS
Instrukcje i regulacje w oficjalnych publikacjach IRS, które zawierają wytyczne dotyczące prawidłowego tworzenia stypendiów, odnoszą się wielokrotnie do dotacji. Definicja "dotacji" IRS obejmuje stypendia. W dyrektywach agencji do przedsiębiorstw, organizacji i osób fizycznych ubiegających się o uprzednią zgodę na dotacje, oznacza to również stypendia i staże, wśród innych wydatków.
Konieczność uzyskania wcześniejszej zgody
Jeśli dotacja zostanie przyznana osobie fizycznej na finansowanie edukacji lub podróży, zanim uzyska zatwierdzenie przez IRS procedur grantowych organizacji, dotacje są traktowane jako wydatki podlegające opodatkowaniu zgodnie z przepisami IRS.
Uzyskanie zatwierdzenia
Stypendia muszą być przyznawane w sposób niedyskryminujący beneficjentom, a obiektywne procedury stosowane w procesie muszą zostać potwierdzone, aby uzyskać zatwierdzenie IRS. IRS wymaga również od organizacji wyboru stypendystów, którzy z największym prawdopodobieństwem odniosą sukces w finansowanej działalności oraz nadzoru nad stypendystami w celu ustalenia, czy zobowiązania zostały spełnione. IRS zastrzega, że nie istnieje żaden prototyp dla metodologii, którą organizacja wybiera, aby spełnić te wytyczne: Każda organizacja może opracować własne procedury w zakresie ustanawiania i przyznawania funduszy stypendialnych, o ile ostateczne wyniki będą zgodne z przepisami federalnymi.
Programy firmowe
Programy stypendialne tworzone przez firmy w celu przyznawania nagród pracownikom lub krewnym pracowników są traktowane nieco inaczej według zasad IRS. Aby ustanowić program stypendialny tego rodzaju, firma musi również uzyskać uprzednią zgodę. Poza spełnieniem wymogów IRS dotyczących wszystkich programów dotacyjnych, firma musi przestrzegać dodatkowych przepisów. Należą do nich przestrzeganie zasad przyznawania nagród za awans edukacyjny dla odbiorców, a nie jako dodatkowe wynagrodzenie dla wybranych pracowników. Niezależna komisja musi wybrać odbiorców, a stypendiów nie można wykorzystywać w ramach pakietów świadczeń dla pracowników.
Złożenie papierkowej roboty
Organizacje ubiegające się o zwolnienie z podatku zwolnienia z góry na program dotacji mogą złożyć formularz IRS 8940 - Wniosek o ustalenie różnych. Gdy organizacja uzyska zatwierdzenie systemu nagród w systemie IRS z wyprzedzeniem, wówczas jednostka może zastosować te same standardy i procedury w dodatkowych programach dotacyjnych bez uprzedniej zgody IRS.
