Większość przypadków oszustw związanych z kartami kredytowymi pochodzi z dobrowolnie podanych informacji o kartach kredytowych. Czasami jest to przypadek pracownika sprzedającego informacje. W innych przypadkach jest to przypadek kradzieży informacji. Oba przypadki podkreślają znaczenie bezpiecznego przechowywania kart kredytowych w twojej firmie. W przypadku firm, które obsługują karty kredytowe wyłącznie w punkcie sprzedaży, nie stanowi to problemu. Pełna informacja o karcie kredytowej nigdy nie pozostaje w twojej firmie. Niektóre firmy muszą jednak przechowywać dane z karty kredytowej w celu powtarzania rachunków lub zarządzania depozytami. W takich przypadkach konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie.
Fizyczne zapisy
Przechowuj informacje o kartach kredytowych na jednym arkuszu papieru, najlepiej w folderze, w którym przechowujesz dokument klienta.
Zachowaj listę nazw plików zawierających informacje o karcie kredytowej. Okresowo sprawdzaj, czy nie ma fizycznych plików, aby upewnić się, że ich nie brakuje.
Przechowuj pliki w zamykanej szafce trzymanej w bezpiecznym miejscu. Zamknięte biuro jest dobre, ale często zajmujące miejsce na biurku jest lepsze. Gdzieś z ograniczonym dostępem, ale wiele oczu, takich jak recepcja, jest najlepsza. Tylko menedżerowie lub inni zaufani pracownicy powinni mieć dostęp do kluczy.
Uzyskaj dostęp do pliku tylko wtedy, gdy bezpośrednio z nim korzystasz, na przykład przy wprowadzaniu informacji o karcie kredytowej w danym miesiącu. Po zakończeniu należy go zwrócić bezpośrednio do szafy. Trzymaj szafkę zamkniętą podczas pracy z plikiem.
Rozważ wprowadzenie informacji o karcie kredytowej w kodzie, na przykład przez odwrócenie drugiego i czwartego bloku cyfr. Ponieważ numery kart kredytowych są sformatowane zgodnie z określonymi zasadami, większość kodów, które osoba może zapamiętać, zostanie zerwana przez profesjonalistów. Jednak ten środek posłuży zniechęceniu do zwykłej pokusy.
Elektroniczne rekordy
Wszystkie pliki zawierające informacje o kartach kredytowych przechowuj dla użytkowników chronionych hasłem z uprawnieniami administratora. Utrzymaj sam komputer w miejscu. Nie przechowuj danych karty kredytowej na laptopie, pendrive lub innym łatwo przenośnym urządzeniu pamięci masowej.
Zabezpiecz hasłem oprogramowanie księgowe i rozliczeniowe, które przechowuje lub współdziała z danymi karty kredytowej. Używaj różnych haseł od tego, który chroni konto użytkownika.
Zabezpiecz hasła i specyfikacje techniczne oprogramowania księgowego, ograniczając dostęp tylko tym, którzy potrzebują dostępu do informacji. Może to oznaczać ograniczenie liczby osób, które są w stanie wykonywać określone zadania.
Rozważ usługi przetwarzania online, z których wiele umożliwi bezpośrednie fakturowanie. Bezpośrednie usługi rozliczeniowe można skonfigurować tak, aby tylko komputer mógł uzyskać dostęp do rzeczywistych danych karty kredytowej. Transakcja przebiega bez nawet wyświetlenia przez użytkownika całego numeru karty kredytowej.
Ostrzeżenie
Podaj informacje o karcie kredytowej bardzo poważnie. Jeśli Twoje pliki zostały naruszone i wykorzystane do kradzieży tożsamości, a nawet sprzedane firmie zajmującej się bezpośrednią korespondencją, Twoja firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za szkody.
