Kiedy prowadzisz firmę, czasami musisz odmówić klientowi, sprzedawcy lub współpracownikowi. Zrobienie tego w profesjonalny sposób może pomóc w zachowaniu dobrych relacji.
Profesjonalna prezentacja listów
Skomponuj swój list na papierze firmowym lub stacjonarnym i wyślij list od najbardziej odpowiedniej osoby w twojej organizacji. Jeśli istnieje numer reklamacji klienta, numer zamówienia lub konto do odsyłania, uwzględnij to w swojej korespondencji.
Podaj swoją sprawę
Prowadź z pozytywną uwagą, na przykład dziękując klientowi za jego prośbę, a następnie przejdź od razu do sedna sprawy. Na przykład: "Dziękujemy za Twój patronat i twój ostatni list dotyczący statusu gwarancji na kamerę wideo model XYZ. Po szeroko zakrojonych badaniach stwierdzamy, że nie jesteśmy w stanie uhonorować gwarancji na twoją kamerę wideo na żądanie."
Utwórz kopię uzasadnienia
Podaj konkretny powód, dla którego odmawiasz prośby klienta. Na przykład cytuj zasady firmy, przeglądaj najważniejsze wydarzenia lub w inny sposób podsumuj, co kryje się za Twoją decyzją. W razie potrzeby załączyć załączniki, takie jak kopie umów, poręczeń lub innych dokumentów, które wspierają twoje stanowisko. Na przykład: "Jak widać w załączonej umowie gwarancyjnej, polityka pełnego serwisu obowiązywała przez pierwsze 12 miesięcy użytkowania. Według naszych danych kupiłeś kamerę trzy lata temu, czyniąc dzisiejsze roszczenie nieuzasadnionym."
Zaproponuj kompromis
W niektórych przypadkach nie ma miejsca na kompromisy lub rozszerzenie gałęzi oliwnej, ale jeśli chcesz utrzymać interes klienta w drodze, zaoferuj pewien rodzaj koncesji, aby złagodzić cios. Na przykład: "Chcielibyśmy zaoferować 25 procent zniżki na zakup nowej kamery wideo" lub "Załączone, znajdź kartę upominkową o wartości 50 USD, którą można wymienić na dowolny zakup sprzętu elektronicznego w naszym sklepie".
Inne rodzaje odmowy
W trakcie prowadzenia firmy może być konieczne odrzucenie warunków umów z dostawcami, odrzucenie wniosków pracowników o czas urlopu lub w inny sposób napisanie profesjonalnej korespondencji do innych partnerów biznesowych. Postępuj zgodnie z tymi samymi ogólnymi wytycznymi opisanymi powyżej, dostosowując list do konkretnej sytuacji.
Wskazówki
-
Odmowa umowy: "Dziękujemy za możliwość odnowienia naszej umowy z ABC Refuse Removal. W związku z ostatnim wzrostem opłat, zdecydowaliśmy się na skorzystanie z usług innego dostawcy."
Żądania pracowników: "Twoja prośba o płatny czas wolny w ostatnim tygodniu grudnia jest odrzucona, ponieważ ten tydzień jest zaciemniony dla wszystkich pracowników ze względu na inwentarz na koniec roku.
Zaproszenia koleżeńskie: "Dziękuję za zaproszenie do zasiadania w radzie dyrektorów. Niestety, mam szereg wcześniejszych zobowiązań zawodowych, które uniemożliwiają mi podjęcie nowych zadań w tym czasie."
Owiń to
Zakończ list z wyrazem wdzięczności za istniejący związek, a następnie zaproszenie do dalszej dyskusji w tej sprawie, jeśli to konieczne. Na przykład: "Dziękujemy za Twoją firmę.Jeśli masz pytania lub chcesz dalej omawiać tę kwestię, skontaktuj się ze mną bezpośrednio."
