Podczas gdy wielu przedsiębiorców jest dumnych ze swojej zdolności do uruchamiania i prowadzenia swoich firm bez formalnego szkolenia biznesowego, zarządzanie firmą bez systemów i procedur może znacznie zmniejszyć szanse powodzenia. Chociaż może się wydawać, że planowanie działań nie pomoże w sprzedaży, zarządzaniu wydatkami ani zwiększaniu zysków, korzyści z planowania dnia pracy, projektów i regularnych działań mogą oznaczać różnicę między osiąganiem zysku a utrzymywaniem się na powierzchni.
Zwiększona produktywność i wydajność
System planowania pomaga ci być na bieżąco, aby wykonać ważne projekty. Codzienne sprawdzanie listy rzeczy do zrobienia przypomina o zbliżających się terminach. Planowanie systemów, które nadają priorytet twoim projektom, pomoże Ci najpierw dotrzeć do najważniejszych projektów. Kiedy nie używasz harmonogramu, praca może się zmasakrować, co powoduje, że idziesz na skróty i poświęcasz mniej czasu i wysiłku na pośpiech. Im więcej czasu będziesz musiał wykonywać, tym wyższa będzie jakość pracy. Korzystanie z harmonogramowania komputera umożliwia wysyłanie alertów przypomnień na pulpit lub telefon.
Zmniejszone kary finansowe
System planowania pomoże Ci uniknąć brakujących płatności lub opóźnień w spłacie długów. W przypadku pominięcia płatności kartą kredytową i innych rachunków, użytkownik staje w obliczu spóźnionych opłat, może również stracić nieoprocentowany wstępny kurs wymiany salda lub może wzrosnąć stopa procentowa karty kredytowej. Niepłacenie depozytów bankowych w terminie może prowadzić do odrzucenia czeków, które będą kosztować opłaty zarówno od odbiorcy czekowego, jak i od twojego banku. Opóźnienia w płatnościach, które pojawiają się w raportach kredytowych, mogą obniżyć Twój wynik i zmniejszyć dostęp do produktów kredytowych, takich jak kredyty bankowe i karty kredytowe o niskich stopach procentowych.
Lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw
Łańcuch dostaw to seria procesów wymaganych do wytworzenia produktu i dostarczenia go klientom. Na przykład, jeśli tworzysz widżety, twój łańcuch dostaw obejmuje firmy, które sprzedają ci materiały do tworzenia widżetów, usługę dostawy, która dostarcza materiały do twojego zakładu, twoje obiekty produkcyjne i magazynowe oraz twoje metody dystrybucji. Jeśli jedna część łańcucha dostaw nie jest prawidłowo zaplanowana, zakłóca resztę łańcucha i może opóźnić dostawę produktu klientom. Gdy klienci nie mogą otrzymać od ciebie produktu w odpowiednim czasie, mogą udać się gdzie indziej.
Lepsze planowanie finansowe
Właściciele małych firm często zmagają się z przepływami gotówkowymi, czyli z czasem przychodów i kosztów. Jeśli planujesz płacić własne rachunki, gdy klienci ci płacą, ponieważ zakładasz, że zapłacą na czas, możesz skończyć z tym związaniem, gdy należności będą wolne. Zaplanowanie warunków kredytu, sprzedaży, dostaw i należności, aby dać ci mnóstwo czasu na opłacenie rachunków, pomoże ci lepiej zaplanować swoje finanse. Jeśli masz harmonogram raportowania finansowego, możesz przenosić pieniądze z jednego konta na drugie lub zaciągnąć pożyczkę pomostową, jeśli jest to konieczne, aby dokonać płatności.
Lepsze zarządzanie projektem
Firmy polegają na projektach, aby zarządzać wszystkim, od marketingu po produkcję, aż po wyszukiwania dla kierownictwa. Projekty często składają się z wielu etapów lub zespołów, a bez ścisłych harmonogramów mogą się wycofać. Na przykład budowniczy domu nie może zaplanować pracy elektryków do czasu, gdy dom zostanie wrobiony. Jeśli elektrycy nie będą w stanie wykonywać swojej pracy, będzie to dotyczyło wykonawców okładzin z płyt kartonowo-gipsowych, farb i wykładzin dywanowych. Jeśli budowniczy nie jest gotowy na swoich kontrahentów w uzgodnionym terminie, wykonawcy mogą nie być w stanie wrócić, gdy budowniczy jest gotowy, ponieważ mają zaplanowane inne prace. Systemy planowania projektów powinny zawierać poduszki terminowe, które uwzględniają możliwość opóźnień w jednej części projektu.
