Firmy, które utrzymują drobną gotówkę, aby płacić za drobne potrzeby na żądanie, powinny wdrożyć odpowiednie drobne procedury testowania audytu pieniężnego, aby zapewnić, że pracownicy wykorzystują drobną gotówkę z odpowiednich powodów i odpowiednio rozliczają się z używanej drobnej gotówki. O ile to możliwe, osoba, która nie ma dostępu do drobnej gotówki, powinna być osobą odpowiedzialną za kontrolę drobnej gotówki.
Harmonogram audytów
Drobne audyty kasowe powinny być przeprowadzane losowo i bez uprzedzenia do innych pracowników. Bez przypadkowych audytów pracownicy, którzy "pożyczają" od drobnej gotówki z powodów osobistych, mają czas na przywrócenie pieniędzy przed przeprowadzeniem kontroli funduszy.
Razem zawartość
Równoważenie drobnych pieniędzy w pudełku lub szufladzie jest pierwszym krokiem do audytu. Suma wszystkich drobnych środków pieniężnych plus rachunki za przedmioty, za które została zapłacona drobna gotówka, powinna być równa całkowitej kwocie gotówki przeznaczonej do użycia. Na przykład, jeśli utrzymasz 500 USD w gotówce i otrzymasz 150 USD przychodu za drobne wydatki, musisz mieć 350 $ w gotówce pozostającej w szufladzie. W raporcie z audytu należy odnotować, że pieniądze nie zostały zaksięgowane dla pieniędzy lub paragonów, a wszyscy pracownicy mający dostęp do drobnej gotówki powinni zostać zapytani o różnicę.
Przejrzyj paragony
Każde potwierdzenie powinno jasno wyjaśniać zakupiony przedmiot. Jeżeli zakupiony przedmiot nie jest jasny na samym pokwitowaniu, przedmiot (y) należy odnotować na piśmie na pokwitowaniu wraz z wszelkimi wyjaśnieniami niezbędnymi do poniesienia wydatku. Każdy zakupiony przedmiot powinien stanowić odpowiednie wykorzystanie drobnych środków pieniężnych i być zatwierdzony przez kierownika lub przełożonego, zgodnie z zasadami firmy. Wszelkie niewłaściwe wykorzystanie drobnych pieniędzy, takich jak przedmioty osobiste, należy odnotować w raporcie. Każde wykorzystanie drobnej gotówki na pokrycie normalnych kosztów operacyjnych powinno być odnotowane w raporcie i wyjaśnione przez pracowników, aby można było określić, czy należy wprowadzić zmiany w procedurach operacyjnych, aby pokryć te koszty w inny sposób.
Przejrzyj Księgę Główną
Każdy drobny wydatek pieniężny powinien być odpowiednio odzwierciedlony w księdze rachunkowej. Sprawdź pokwitowania w celu wyjaśnienia kosztów i sprawdź, czy wydatek został zaksięgowany na odpowiednim koncie wydatków księgi głównej.
Zweryfikuj zakupione przedmioty
O ile to możliwe, powinieneś poprosić o zakup przedmiotów zakupionych za pomocą drobnej gotówki, szczególnie w przypadku towarów nieulegających zużyciu. Jeżeli pracownicy używali drobnej gotówki na zakup małego sprzętu lub innych potrzebnych rzeczy, pracownicy powinni być w stanie wskazać lokalizację przedmiotu.
