Cykl wydatkowania środków pieniężnych stanowi część procesu księgowości biznesowej. Niektóre zasoby księgowe biznesu traktują ten cykl jako proces sam w sobie, podczas gdy inni oceniają go jako część większego procesu księgowego. Zrozumienie cyklu wydatkowania środków pieniężnych wymaga zbadania jego celu, etapów procesu i różnych pracowników zaangażowanych w ten proces. Dyrektor finansowy (CFO) pomaga ustalać procedury wypłat gotówkowych w korporacjach.
Wypłata gotówkowa
Cykl wydatkowania środków pieniężnych to proces, w którym firma kupuje produkty, od części do procesu produkcyjnego, po towary przeznaczone na sprzedaż komercyjną, przy użyciu zasobów gotówkowych. Proces ten opiera się głównie na decyzjach i zatwierdzeniu działu księgowości firmy. W dużej lub biurokratycznej działalności cykl wypłat gotówki obejmuje kilka działów innych niż księgowość, w tym zakup, odbiór i produkcję. Wypłata gotówki może obejmować nie tylko gotówkę fizyczną, ale także wszystkie zasoby gotówkowe, takie jak czeki i linie kredytowe.
Kroki w cyklu
Punkt wyjścia cyklu wypłat gotówki zależy od planu księgowego konkretnej firmy. Objaśniany liniowo cykl zasadniczo działa tak: firma decyduje się na zakup przedmiotu lub grupy przedmiotów. Dział zakupów składa zamówienie zakupu, które departament księgowy zatwierdza na podstawie dostępnych zasobów gotówkowych. Dział przyjmujący otrzymuje zamówienie od dostawcy na kredyt. Dział księgowości tworzy wszystkie niezbędne dokumenty związane z zakupem i płaci dostawcy. Płatność dostawcy stanowi faktyczną wypłatę gotówki.
Cykl wydatków
Autor James A. Hall twierdzi w swojej książce "Systemy informacji rachunkowych", że cykl wypłat gotówki jest częścią większego procesu zwanego cyklem wydatków. Według Hall, cykl wypłat gotówki i system zakupów / zobowiązań stanowią dwa elementy pierwszej części cyklu wydatków. W tym cyklu system opłat za zakupy / zobowiązania określa potrzeby materialne firmy i kupuje materiały w oparciu o te potrzeby. System rejestruje wszystkie zakupy przychodzące jako zapasy i tworzy konta dla każdego dostawcy. Podczas cyklu wypłat gotówki dział księgowości zbiera informacje o wszystkich otwartych kontach i wypłaci te konta poprzez wypłatę gotówki. Ten cykl jest mniej więcej taki sam jak standardowy cykl wypłat gotówki, ale dzieli go na podcykły.
Więcej o wypłatach gotówkowych
Wypłaty gotówkowe w małych firmach działają bardzo różnie. Na przykład sklep niezależny może zatrudniać jedną osobę, która dokonuje wszystkich zakupów, obsługuje wszystkie otrzymane i salda wszystkich kont poprzez wypłatę gotówki. Ta osoba również obsługuje drobną gotówkę na zakupy.
W niektórych przypadkach system wypłat gotówki może nie mieć nic wspólnego z zakupem materiałów przez firmę. Na przykład stan Kalifornia nazywa system, w którym wypłaca wygraną z loterii państwowej cykl wypłat gotówkowych. Technicznie, każdy cykl, w którym jednostka wypłaca pieniądze w formie gotówki lub czeku, jest cyklem wypłat gotówkowych.
