Kiedy firma wydaje pieniądze na opłacenie wydatków, czy to gotówką, czekiem, przelewem elektronicznym czy jakimkolwiek innym sposobem, jest to znane jako wypłata gotówki w świecie rachunkowości. Raport o wypłatach gotówkowych jest zapisem każdej transakcji, w której uczestniczyły środki pieniężne wypłacane przez spółkę z dowolnego powodu. Raport jest zwykle generowany przez pakiet oprogramowania księgowego firmy, taki jak QuickBooks.
Wskazówki
-
Raport o wypłatach gotówkowych jest zapisem wszystkich pojedynczych transakcji, które dotyczą gotówki wypłacanej przez firmę.
Co to jest wypłata gotówkowa?
Wypłaty gotówkowe to pojedyncze transakcje kosztów, które składają się na sumy wydatków wykazane w rachunku zysków i strat spółki. Obejmuje to płatności za pensje i wynagrodzenia, inwentaryzację, poza obsługę prawną, czynsz za budynki i wszystkie inne wydatki poniesione przez firmę. Gdy firma płaci faktury, rejestruje płatności w dzienniku wypłat gotówkowych w swoim oprogramowaniu księgowym.
Rachunek zysków i strat firmy pokazuje wypłaty gotówki na wysokim poziomie, a wydatki są wykazywane w różnych okresach w zależności od tego, czy firma stosuje rachunkowość kasową czy memoriałową.
Dziennik pieniężny wydatkowania
W rachunkowości termin "dziennik" jest używany do opisania listy zarejestrowanych transakcji, które zostały posegregowane według rodzaju. Firma zazwyczaj korzysta z kilku dzienników w swoim systemie księgowym, takich jak dziennik sprzedaży, wpływy gotówkowe, wypłaty gotówki i dziennik ogólny. W wielu pakietach oprogramowania księgowego użytkownicy nie widzą poszczególnych dzienników.
Transakcje te są księgowane w dzienniku ogólnym firmy, ponieważ gdy użytkownik generuje kontrole lub wprowadza faktury do systemu, wpisy są automatycznie wprowadzane do każdego określonego dziennika, a następnie przekazywane do dziennika ogólnego. W ten sposób wyeliminowano konieczność ręcznego rejestrowania transakcji w pojedynczym dzienniku, takim jak dziennik wypłat gotówki. Gdy transakcje księgowe były rejestrowane ręcznie, wpisy byłyby ręcznie rejestrowane w dzienniku wypłat gotówkowych, a następnie przenoszone do dziennika ogólnego.
Ochrona gotówki firmy
Jednym z najważniejszych zastosowań raportu o wypłatach gotówkowych jest pomoc w utrzymaniu ścisłej wewnętrznej kontroli nad gotówką, która opuści firmę, aby nie trafiła w niepowołane ręce. Jest to część większego procesu kontroli wewnętrznej środków pieniężnych, który obejmuje wiele kroków, takich jak podział obowiązków, co oznacza, że żadna transakcja finansowa nie jest obsługiwana od początku do końca przez tylko jednego pracownika.
Raport o wydatkach gotówkowych może dostarczyć właścicielom firm niezbędnych informacji o wydatkach, aby pomóc im zarządzać nimi z czasem. Na przykład pokazuje, ile wydano na inwentaryzację w danym miesiącu, kwotę przeznaczoną na wynagrodzenia dla personelu, czynsz i dzierżawę oraz wydatki na wszelkie usługi zewnętrzne. Dziennik wypłat gotówki może być wykorzystywany jako zasób do planowania przyszłych decyzji dotyczących zarządzania gotówką. Raport zapewnia również poziom szczegółowości, który jest niezbędny, aby zapobiec sytuacji, w której ktokolwiek w firmie będzie sprzeniewierzać lub przekierować pieniądze. Na przykład, sprawdzenie raportu w czasie może pomóc w śledzeniu wzorców płatności w celu wykrycia nietypowej aktywności lub wykrycia i zweryfikowania dużych wypłat, aby upewnić się, że są one zgodne z prawem.
Kiedy firma wypłaca gotówkę, powinna zawsze korzystać z wcześniej wydrukowanego, ponumerowanego czeku i mieć zasady określające, kto w firmie może autoryzować płatności czekiem. Ponadto, gdy firma płaci faktury, powinna oznaczyć je jako zapłacone, aby zapobiec pozbawionym skrupułów lub błędnym podwójnym wpłatom. Przeglądanie raportu o wypłatach gotówki co miesiąc jest skutecznym sposobem na złapanie tego i innych problemów.
Ważne jest, aby firma miała bardzo ograniczoną liczbę osób, może maksymalnie trzech lub czterech, którzy mają prawo do podpisywania czeków firmowych. Jeśli w raporcie o wypłatach gotówkowych pojawi się nietypowy wydatek, łatwo będzie wyśledzić czek kontrolny i porozmawiać z osobą, która podpisała czek, aby zweryfikować transakcję. Sprawdź, czy osoby podpisujące powinny mieć znaczący i odpowiedni poziom uprawnień w firmie.
