Każdy, kto zarabia ponad 600 USD w roku kalendarzowym jako kontrahent, a nie jako pracownik, musi wypełnić formularz W-9. Wolontariusze i ci, którzy zarabiają mniej niż 600 USD, są zwolnieni z tego wymogu. W-9 dostarcza firmom informacji potrzebnych do prawidłowego zgłoszenia dochodu kontrahenta na formularzu 1099.
Niezależni kontrahenci i pomocnicy domowi
Niezależny wykonawca może pracować z Tobą od lat, ale nie być formalnym pracownikiem. Wielu pomocników w gospodarstwie domowym - myślę, że krajobrazowicze, pokojówki, majsterkowicze - i kontrahenci biznesowi, tacy jak CPA i prawnicy, należą do tej kategorii. Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) ostrzega, że wielu pomocników domowych - w szczególności niańki lub opiekunki - są faktycznie uważane za pracowników i powinny być opodatkowane jako takie.
Podstawową różnicą jest to, że niezależni kontrahenci kontrolują sposób wykonywania swoich obowiązków, podczas gdy pracownicy mają więcej obowiązków podyktowanych przez pracodawcę. Na przykład powiesz swojemu projektantowi stron internetowych, co chcesz powiedzieć na swojej stronie, ale ona zdecyduje, kiedy będzie pracować nad twoim projektem i jak się do niego zbliży. Z drugiej strony, niania musi pracować w określonych godzinach i wykonywać swoje zadania w sposób określony przez pracodawcę. W związku z tym twój projektant stron internetowych jest uważany za niezależnego kontrahenta, ale niania jest uważana za pracownika.
Freelancerów
Freelancerów wykonują krótkoterminowe projekty dla pracodawców. Są to ludzie, którzy robią wydarzenie wyjątkowe - takie jak fotografowie, firmy cateringowe lub muzycy - lub którzy pomagają w realizacji specjalnego projektu - na przykład projektanci stron internetowych lub programiści komputerowi. Nie są to ludzie, którzy są potrzebni regularnie lub na długoterminowy projekt. Musisz tylko zebrać W-9 dla freelancerów, którzy otrzymają co najmniej 600 $. Najprawdopodobniej będziesz musiał poprosić o zdjęcie jednego z fotografów (chyba że zatrudniłeś fotografa za pośrednictwem istniejącej firmy), ale nie będziesz potrzebował jednego dla studenta, któremu zapłaciłeś 100 $ za napisanie komunikatu prasowego.
Konsultanci
Konsultant specjalizuje się w udzielaniu odpowiedzi na konkretne pytanie lub udzielaniu komuś porad dotyczących sytuacji. Może to być specjalista ds. Marketingu lub projektant wnętrz. Konsultant może spotkać się z klientem raz lub kilka razy, aby podzielić się konkretną wiedzą na temat jego obszaru specjalizacji. Sklep może przyprowadzić konsultanta, który pomoże zwiększyć retencję pracowników lub poprawić rentowność. Z drugiej strony jednostka może zatrudniać konsultanta finansowego, który pomoże zaplanować strategię inwestycyjną lub plan emerytalny. Dobrym pomysłem jest uzyskanie W-9 od wszystkich zatrudnionych konsultantów.
Korporacje i LLC
To, czy musisz złożyć 1099 - a zatem zbierać W-9 - zależy od tego, jak Twoi kontrahenci składają swoje podatki. Według IRS, kontrahenci korporacyjni nie potrzebują W-9, ponieważ nie wymagają 1099. Z kolei kontrahenci z ograniczoną odpowiedzialnością będą potrzebować W-9, jeśli będą zgłaszać się jako pojedynczy podmiot, a nie jako Korporacja. Jeśli nie masz pewności, poproś o W-9. Jeśli twój kontrahent używa swojego numeru ubezpieczenia społecznego lub osobistego numeru identyfikacyjnego pracodawcy, musisz go użyć, aby złożyć 1099. Jeśli LLC ma swój własny numer EIN, nie będziesz musiał z niego korzystać.
