Dawanie poręczeń jest procesem agregowania faktur płatnych w grupy lub partie i dokonywania jednego wpisu w zapisach księgowych dla całej partii faktur, w odróżnieniu od pojedynczych zapisów księgowych dla każdego odbiorcy. Partycjonowanie jest powszechną techniką stosowaną w celu zmniejszenia zapisów w dzienniku i pomaga w bardziej wydajnym działaniu systemu informacji księgowych. Jednak procedury grupowania mają także wady.
Redukcja transakcji
Podstawową korzyścią w transakcjach płatnych dla zobowiązań finansowych jest zmniejszenie liczby wpisów w systemie rachunkowości. Firmy o dużej liczbie transakcji o niskiej wartości dodanej mogą szybko zobaczyć tysiące obciążeń i kredytów na rachunkach wydatków. Ten poziom szczegółowości w księdze spłaty zobowiązań jest niepotrzebny i powoduje obciążenie przetwarzania skomputeryzowanego systemu księgowego. Dzięki temu, że transakcje są grupowane codziennie lub co tydzień, obciążenia te są łagodzone.
Stworzenie ścieżki audytu
Gdy transakcje są grupowane codziennie, a płatności są dokonywane za pomocą drutu, administratorom rachunkowości łatwo jest pogodzić codzienne kwoty wypłat z wypływami środków z wyciągu bankowego, ponieważ wyciągi bankowe często zawierają dzienne sumy transakcji. Ponadto można losowo wybierać płatne faktury i śledzić je w partiach oraz wyciągu bankowego, aby upewnić się, że zarejestrowane kwoty są dokładne.
Szybka analiza
Dzienne i cotygodniowe wprowadzanie transakcji umożliwia księgowym szybkie analizowanie trendów płatności w poszczególnych dniach. Każda partia płatności reprezentuje tę samą jednostkę czasu; wartości odstające są łatwo zauważalne, wymieniając dzienne sumy partii i badając wysokie lub niskie kwoty. Jednak dozowanie sprawia, że trudniej jest wykryć indywidualnie nietypowe wypływy pieniężne. Jeśli firma obawia się dużych płatności gotówkowych dokonywanych bez upoważnienia, organy nadzoru mogą wprowadzać polityki obejmujące podwójne podpisy na dużych kwotach.
Trudność w Pojednaniu
Potencjalną wadą należności należności może być trudność w uzgodnieniu. Jeśli księgowi firmy nie starannie rejestrują, jakie transakcje składają się na każdą partię, uzgodnienie płatności może być trudne, jeśli nie niemożliwe. Jeśli ta słabość istnieje, pracownicy mogą łatwo popełnić oszustwo lub sprzedawcę, aby sprzeciwić się otrzymaniu płatności.
