Projekt organizacyjny zapewnia krytyczne ramy, które określają, w jaki sposób ludzie, procesy i operacje przemieszczają się w firmie. Dobry projekt organizacyjny pomaga wspierać efektywność i osiągać cele biznesowe. Posiadanie jasnego planu od samego początku, co do tego, jak firma będzie działać, pomaga różnym działom współpracować i dążyć do wspólnego celu. Dwa powszechne typy struktur organizacyjnych są funkcjonalne i macierzowe.
Czym jest funkcjonalna organizacja?
Funkcjonalność jest najczęstszym typem projektu organizacyjnego. W tego typu strukturze organizacja jest podzielona na działy, w których ludzie o podobnych umiejętnościach są trzymani razem w formach grup, takich jak dział sprzedaży, dział marketingu i dział finansowy. Pomaga to firmom zapewnić, że każda grupa lub dział osiąga szczyt.
Zwykle menedżer lub menedżer najwyższego szczebla zarządza danym departamentem, zajmując się wszystkimi decyzjami dotyczącymi budżetu, zasobów, podejmowania decyzji i personelu. Struktura funkcjonalna działa najlepiej w przypadku firm działających w jednej lokalizacji z jedną kategorią produktów. Działa również dobrze dla małych zespołów i małych projektów, ponieważ zasoby można łatwiej kontrolować i zarządzać nimi.
Czy są jakieś wady?
Funkcjonalny projekt organizacyjny jest trudny do przyjęcia przez większe firmy, które mają wiele lokalizacji geograficznych ze względu na koszty i trudności z utrzymaniem zasobów. Praca odbywa się również w silosie, co oznacza, że czasami członkowie zespołu nie mają dostępu do osób spoza swojego działu.
Niektórzy niejednoznaczni z funkcjonalnego projektu organizacyjnego mówią, że dużym problemem jest niespójność. Większość zespołów funkcjonalnych jest dobra w wielu rzeczach, ale w niczym nie ma. Zespoły te często zmagają się z potrzebami i wymaganiami swoich klientów i menedżerów, żonglując niekończącą się, a niekiedy sprzeczną listą żądań różnych działów. W rezultacie trudno im zbudować typ przewagi lub zróżnicowania, który jest wymagany do długotrwałego sukcesu.
Jak działają organizacje macierzowe?
Dzięki połączeniu dwóch lub więcej typów struktur organizacyjnych organizacja macierzowa może pomóc firmom w poprawie wydajności, gotowości i dostosowania rynku. Ten rodzaj struktury sprawdza się najlepiej w przypadku startupów i innych firm działających w dynamicznym środowisku, ponieważ często mogą szybciej reagować na potrzeby rynku lub klientów, jednocześnie skracając czas potrzebny na stworzenie nowego produktu.
Uprawnienia kierownika funkcjonalnego przemieszczają się pionowo w dół, a autorytet kierownika projektu przesuwa się w bok. Ponieważ władze te przepływają w dół i na boki, struktura ta nazywa się strukturą organizacyjną macierzy. Menedżer w organizacji macierzowej ma dwie lub więcej linii raportowania w górę dla szefów, z których każdy reprezentuje inny wymiar biznesowy, na przykład produkt, region, klient, zdolność lub funkcja. Często jest to odpowiedź na silosy korporacyjne.
Umiejętności są lepiej wykorzystywane w ramach struktury macierzowej, więc firmy mogą wybierać najbardziej zdolnych pracowników w celu realizacji projektów. Ponadto struktury matrycowe mogą służyć globalnym klientom poprzez integrację funkcji biznesowych i szybkie reagowanie na potrzeby klientów.
Potencjalne minusy struktur macierzy
Zarządzanie strukturą macierzy może być skomplikowane i wymagające. Powszechną skargą dotyczącą tego modelu biznesowego jest to, że zwiększa on raportowanie w górę i spowalnia podejmowanie decyzji. W dobrze funkcjonującej matrycy powinno być odwrotnie, ponieważ w kontrolowany sposób spycha operacyjny proces decyzyjny.
Co więcej, zamazany autorytet, który charakteryzuje tę strukturę organizacyjną, może prowadzić do konfliktów i spowolnienia. Kierownicy na przeciwnych krańcach matrycy mogą mieć trudności z osiągnięciem porozumienia, co powoduje zamieszanie wśród pracowników. Dodatkowo obciążenie pracą jest wysokie, a zasoby ograniczone.
Inną wadą jest to, że obowiązki związane z pracą nie zawsze są jasne. Na przykład kierownik sprzedaży często odpowiada za różne operacje, takie jak relacje z klientami i marketing cyfrowy. Może, ale nie musi, specjalizować się w każdym obszarze. Noszenie wielu czapek jest powszechne w małych firmach, ale może wpływać na codzienną działalność i ogólną wydajność w większych organizacjach.
