Udział pracowników w spotkaniach jest często ważny, aby wysyłać spójne komunikaty do pracowników firmy i wyciągać nowe i kreatywne pomysły od pracowników. Zachęcanie pracowników do uczestnictwa i udziału w spotkaniach, w szczególności gdy są one opcjonalne, nie zawsze jest łatwym zadaniem. Podejmowanie pewnych kroków w celu informowania i wspierania pracowników, wraz z zabawnymi działaniami, może pomóc w perswazji. Z udokumentowanymi udanymi spotkaniami może się okazać, że pracownicy zaczną zgłaszać się na ochotnika.
Zaplanuj spotkanie w czasie, gdy większość pracowników będzie dostępna do wzięcia udziału w dogodnym miejscu. Zaplanowanie konfliktów często stanowi barierę w spotkaniu z uczestnikami. Usunięcie tej bariery i zapewnienie łatwego dostępu do miejsca spotkania eliminuje dwa powody, dla których pracownicy mogą powoływać się na brak spotkania. Jeśli temat spotkania nie jest pilny, zaplanuj go na wolny czas w roku, kiedy pracownicy nie są zajęci klientami lub projektami. W ten sposób z większym prawdopodobieństwem zyskasz nie tylko frekwencję pracowników, ale ich uwagę.
Podkreślaj wartość spotkania dla pracowników i informuj ich z wyprzedzeniem o jego przedmiocie. Przekaż szczegółową agendę wszystkim i wyróżnij punkty, które wymagają wkładu pracownika. Pracownicy będą częściej uczestniczyć w spotkaniu, jeśli wiedzą, że dane wejściowe będą pochodzić częściowo od nich samych i ich współpracowników. Dołącz jako dodatek do porządku obrad wszystkie informacje wymagane dla pracowników do wniesienia efektywnych składek.
Zbuduj historię efektywnych spotkań, w których pracownicy chętnie uczestniczą i podczas których wysłuchano ich opinii. Dzięki tej historii łatwiej będzie przekonać pracowników do wzięcia udziału w spotkaniu w przyszłości. Słuchaj pracowników podczas dyskusji i dołącz ich komentarze w minutach po spotkaniu. Jeśli zmiany zostały wprowadzone w wyniku sugestii pracownika, poinformuj o tym. Nawet jeśli komentarze wszystkich pracowników nie zostaną wykorzystane później, należy wziąć pod uwagę ogólny charakter wszystkich składek w publicznie dostępnych minutach, aby pracownicy mogli zobaczyć, że zostali wysłuchani.
Obejmują zajęcia praktyczne podczas spotkań, więc zmiana tempa będzie stanowić zachętę do wzięcia udziału. Jeśli sesja szkoleniowa jest oferowana w nowej wersji oprogramowania firmy, zadaj pytania ogólne i pytania dotyczące popkultury podczas sesji i zaoferuj nagrody, takie jak cukierki na prawidłowe odpowiedzi. Jeśli wolisz pozostać na temacie, uczestnicy spotkania podziel się na grupy i pracuj nad ćwiczeniami angażującymi to, czego się uczą. Nagrody zostaną przyznane grupie jako pierwsze.Bądź kreatywny w grach i aktywnościach, aby zainteresować ludzi.
Oferuj zachęty do uczestniczenia w spotkaniach, takich jak przekąski, a nawet nagrody za drzwi. Czasami linia "napoje dostarczone" w rozproszonym porządku obrad jest wystarczająca, aby zachęcić pracowników do wzięcia udziału w spotkaniu. Dla tych, którzy potrzebują odrobiny dodatkowego wysiłku, szansa, by zabrać do domu łup jakiegoś przedsiębiorstwa, może załatwić sprawę.
