Sposób, w jaki firma jest prowadzona, bezpośrednio wpływa na jej sukcesy i porażki. Kiedy zespół zarządzający identyfikuje solidne cele długoterminowe dla organizacji, a także innowacyjne sposoby ich osiągnięcia, organizacja jako całość ma motywację i dąży do tego, aby osiągnąć zamierzony cel.
Wyobraź sobie, że pracujesz dla organizacji, w której kierownictwo wyższego szczebla nie doceniło żadnych planów rozwojowych lub długoterminowych celów. Co by się stało z tą firmą? Może utrzymywać się przez kilka miesięcy, ale brak planowania lub strategiczna interwencja może doprowadzić do jego upadku. Podobnie, brak kierownictwa wyższego szczebla może spowodować, że pracownicy stracą zaufanie do firmy. Planowanie organizacji, obejmujące strategie na wszystkich poziomach firmy, jest niezbędne dla sukcesu firmy.
Definicja planowania organizacji
Planowanie organizacji rozpoczyna się, gdy zespół kierowniczy wyższego szczebla określa cele krótko- i długoterminowe firmy. Po zdefiniowaniu i udoskonaleniu tych celów, tak aby były jasne i możliwe do osiągnięcia, niezbędne jest sformułowanie konkretnych strategii i planów w celu osiągnięcia tych celów. Planowanie organizacji zapewnia wizję firmy, aby pracownicy wiedzieli i rozumieli, w jaki sposób ich codzienne zadania przyczyniają się do funkcjonowania firmy jako całości.
Cele określone przez firmę muszą być wystarczająco realistyczne, aby można je było wdrożyć w ramach zasobów organizacji. Dobrze jest sięgnąć po gwiazdy, ale jednocześnie cele muszą być osiągalne. Nieumiejętność trafienia celów, które są poza zasięgiem, może być demoralizująca dla firmy. Dobry cel również powinien być mierzalny ilościowo. W ten sposób firma może śledzić jej postępy przez cały rok podatkowy, sprawdzając, jak daleko zaszły i ile jeszcze pozostało do zrobienia. Ważne jest również określenie ram czasowych, aby osiągnąć cel, na przykład w roku podatkowym lub kwartale. W ten sposób firma może ustalać terminy projektów, aby wszyscy byli na dobrej drodze.
Oprócz definiowania celów i opracowywania planów ich osiągnięcia, planowanie organizacji obejmuje obsadzanie personelu i alokację zasobów.Właściwe osoby muszą być na miejscu, aby wykonywać swoje role, a niezbędne zasoby, w tym finanse, muszą być dostępne dla organizacji, aby mogły z powodzeniem wdrożyć istniejące plany.
Ponieważ każda organizacja jest wyjątkowa, żadna struktura ani metoda obsadzania stanowisk nie będzie działać dla każdej firmy. Podczas planowania skutecznej struktury organizacyjnej należy jednak zawsze uwzględnić pewne czynniki. Firmy muszą badać i oceniać mocne i słabe strony różnych opcji struktury organizacyjnej, takich jak struktury funkcjonalne, wydzielone lub macierzowe, i zastanowić się, które z nich ustanowią je, aby jak najlepiej osiągnąć swoje cele organizacyjne. Firma będzie również musiała przewidzieć ich wzorce wzrostu i ich dopasowanie do ich ogólnych planów. Ponadto organizacja będzie musiała sprawdzić, która struktura zapewni najbardziej znaczącą efektywność operacyjną i zadowolenie pracowników.
Planowanie organizacji może odnosić się do dowolnej wielkości firmy, niezależnie od tego, czy jest to mała przedsiębiorcza firma, czy też międzynarodowy konglomerat. W każdej sytuacji kluczowe znaczenie dla zespołu zarządzającego ma określenie celów firmy i opracowanie planów ich osiągnięcia, a także zasobów, które będą potrzebne, aby osiągnąć te cele.
Rodzaje planowania organizacji
Istnieje wiele sposobów kategoryzacji rodzajów planów organizacji, choć wiele z nich można podzielić na cztery główne kategorie: finansowe, strategiczne, przypadkowe i dziedziczenie. Każdy rodzaj planu organizacji patrzy na biznes jako całość, ale przez pryzmat określonego obszaru. W ten sposób łatwo zorientujesz się, jak biznes będzie się rozwijał w wielu różnych sytuacjach.
Planowanie finansowe w organizacji ma na celu wygenerowanie większego dochodu lub zwiększenie udziału w rynku firmy. Również planowanie finansowe może rozwiązać przewidywalne problemy finansowe, z którymi firma może się zetknąć w przyszłości. Sposób organizacji planu finansowego zależy od poziomu firmy i celów, jakie chce osiągnąć. Ważnym czynnikiem planu finansowego jest to, że musi on być zakorzeniony w rzeczywistości. Podobnie jak efektywne planowanie celów, plan finansowy musi uwzględniać prawdziwy obraz finansowy firmy, teraz i w przyszłości. Plan musi również być przyszłościowy, aby można było poradzić sobie z potencjalnymi problemami, które firma może pokonać.
Weźmy na przykład małą firmę, taką jak agencja marketingu cyfrowego. Z pięcioma pięcioma pracownikami firma utknęła w martwym punkcie i nie ma wystarczających zasobów ludzkich, aby rozwinąć działalność. Zwiększenie sprzedaży jest jednym z ich celów organizacyjnych. Jeśli jednak zatrudniają innego pracownika, nie mają pieniędzy, aby za nie zapłacić. Posiadanie jasnego planu finansowego dla tej organizacji nie tylko pomoże im w ustaleniu, jak wprowadzić dodatkowe zasoby, ale także jak za nie zapłacić. Poza tym posiadanie tego nowego pracownika może pomóc im w zwiększeniu sprzedaży i realizacji celów organizacyjnych.
Innym rodzajem planu organizacji jest planowanie strategiczne, które obejmuje przekształcenie wizji firmy w cele i zadania, wraz z krokami prowadzącymi do jej osiągnięcia. Planowanie strategiczne nie koncentruje się tylko na samej firmie, ale koncentruje się także na rynku i branży, a także na konkurentach. Tego rodzaju planowanie obejmuje analizę przyszłych możliwości firmy i możliwych nadchodzących zagrożeń. Wymaga to również pełnego poznania mocnych i słabych stron organizacji. Planowanie strategiczne wymaga również zrozumienia, kim są konkurenci na rynku i jakie są ich mocne i słabe strony w porównaniu z organizacją. Konieczne jest również realistyczne spojrzenie na ogólny rynek i gospodarkę.
Na przykład w przypadku agencji marketingu cyfrowego częścią ich strategicznej wizji może być oferowanie nowej usługi, takiej jak copywriting materiałów generujących ołów. Jeśli firma koncentruje się głównie na projektowaniu stron internetowych i reklamie online do tego momentu, będzie musiała przeprowadzić dokładne badania w dziedzinie copywriting, aby zrozumieć, jak radzi sobie w branży. Jeśli ich konkurenci oferują copywriting jako usługę, rozsądne może być również oferowanie ich. Mogą również potrzebować sposobu na odróżnienie ich usług copywriting od swoich konkurentów.
Wiele organizacji tworzy także plany awaryjne dla wyników, które wykraczają poza normalną normę. Tego rodzaju planowanie organizacji pomaga ograniczyć potencjalne ryzyko dla firmy, a nawet może potencjalnie pomóc im uniknąć zdarzeń, które mogą mieć katastrofalne skutki. Solidny plan awaryjny jest dobrze zbadany i przedstawia realistyczne scenariusze, które mogą mieć negatywny wpływ na firmę, i zapewnia rozwiązanie krok po kroku, które firma może wdrożyć w tym scenariuszu. Planowanie awaryjne może uratować organizację od upadku i pomóc jej w okresie przejściowym.
Ewentualny katastroficzny scenariusz dla agencji marketingu cyfrowego może polegać na tym, że ich największy klient, który zapewnia ponad 50 procent swoich przychodów, decyduje się podpisać z jednym z konkurentów. W takim przypadku firma straciłaby znaczną część swoich dochodów. Jeśli nie mogą wymyślić sposobu na zastąpienie go, być może będą musieli ogłosić bankructwo. W ich przypadku plan awaryjny stanowiłby możliwe rozwiązanie tego problemu, który może obejmować sposoby przywrócenia tego klienta do firmy, zwiększenie przychodów za pośrednictwem innych kanałów lub nawet zaciągnięcie pożyczki na krótkoterminową ulgę. Mając już przygotowany plan, jeśli jego największy klient odejdzie, agencja marketingu cyfrowego może wtedy uzyskać prawo do pracy próbując rozwiązać swój problem, zamiast marnować czas na próbę ustalenia planu, gdy są w trybie kryzysowym.
Planowanie sukcesji to kolejny skuteczny sposób planowania organizacji. Wiąże się to z opracowaniem strategii, którą należy wprowadzić, gdy kluczowy podmiot w organizacji odejdzie. Jeśli ktoś, kto pełni rolę kierowniczą w podejmowaniu decyzji, opuszcza organizację z jakiegokolwiek powodu, planowo lub nieplanowo, cała firma może zostać wyłączona. Mogą nie być w stanie osiągnąć swoich celów organizacyjnych, jeśli nie mają odpowiedniego przywództwa. Planowanie sukcesji polega nie tylko na nazwaniu następcy. Oznacza to szkolenie i przygotowanie osoby do wypełnienia pozycji lidera, zanim zajdzie taka potrzeba. W ten sposób nie ma opóźnienia, aby następca mógł szybko zacząć działać, a organizacja może kontynuować działalność tak jak zwykle.
Jeśli główny twórca stron internetowych agencji marketingu cyfrowego odejdzie nagle, na przykład, firma może nie być w stanie ukończyć swoich istniejących projektów lub nowych projektów, dopóki nie będzie miała zastępstwa na miejscu. W przypadku małych firm może to oznaczać, że będą musieli zamknąć swoje drzwi. Dzięki planowi dziedziczenia mogli szkolić młodszego programistę, który przejąłby tę rolę. Jeśli ta osoba była już przygotowana na stanowisko głównego decydenta, agencja mogłaby kontynuować obsługę klientów bez żadnych problemów.
Dlaczego musisz korzystać z planowania organizacji
Właściwe planowanie organizacji umożliwia firmie pełne wykorzystanie potencjału. Dzięki systematycznemu podejściu przedsiębiorstwa mogą ustalić, dokąd chcą się udać, a następnie wdrożyć kroki, które można wykorzystać, aby się tam dostać. Jeśli organizacja jest zainteresowana rozwojem i nie bardzo wie, jak się tam dostać, planowanie organizacji może pomóc w ustaleniu kroków, które należy podjąć, zarówno w celu określenia swoich celów, jak i osiągnięcia ich.
Planowanie organizacji pomaga firmom być strategicznymi w podejmowaniu kluczowych decyzji. Gdy istnieją większe cele firmy, łatwiej jest podejmować pewne decyzje przy użyciu metody strategicznej. Podobnie planowanie organizacji może pomóc firmom wykorzystać ich mocne strony. Jeśli istnieją konkretne obszary, w których organizacja przoduje, rozsądne byłoby grać na tych, którzy bardziej rozwijają biznes. Z drugiej strony spektrum słabości organizacji można poprawić dzięki planowaniu organizacji. Elementy planowania finansowego i awaryjnego mogą odgrywać istotną rolę w przezwyciężaniu słabości firmy.
Osiągnięcie sukcesu firmy jest jednym z głównych powodów, dla których powinni oni korzystać z planowania organizacji. Poprzez opracowywanie planów i procesów firma może pracować nad udoskonaleniem procedur, które są wprowadzane w sposób ciągły. Poprawa sposobu działania firmy pomaga również zapewnić jej przewagę konkurencyjną, co może również zwiększyć ich działalność.
Jak poprawić planowanie organizacji
Żadna metoda planowania organizacji nie działa dla firmy. Wiele razy firma musi stosować różne sposoby planowania organizacji, aby znaleźć to, co działa dobrze dla nich. Poprawa planowania organizacji to praca ciągła, ponieważ wraz z rozwojem firmy i zmianami, sposób, w jaki firma planuje, musi się zmienić, aby sprostać nowym wymaganiom.
Uczciwość i otwartość są ważnymi aspektami planowania organizacji. Niezbędne jest jasne i obiektywne spojrzenie na to, jak działa organizacja. W ten sposób łatwiej jest zidentyfikować potencjalne problemy lub zagrożenia, przed którymi stoi organizacja, lub konkretne słabości widoczne w firmie. Usunięcie wewnętrznych pracowników przeszkód na drodze pomaga im skoncentrować się na zadaniu. Po usunięciu wewnętrznych przeszkód, takich jak niektóre procedury lub zasady, pracownicy mogą pracować nad poprawą słabości organizacji.
Aby poprawić planowanie organizacji, konieczne jest posiadanie zestawu wskaźników do oceny skuteczności planu. Dane mogą zapewnić dużą wartość i działać jako przewodnik przy podejmowaniu decyzji dotyczących kluczowych elementów działalności. Kierownictwo może wykorzystać te dane do wskazania obszarów, w których organizacja musi skoncentrować swoje wysiłki, a następnie opracować strategie w celu dopracowania działań, prowadząc firmę do lepszej ogólnej wydajności.
