Większość firm przygotowuje roczny biznesplan zawierający prognozę finansową, zwaną także budżetem firmy. Plan lub budżet to narzędzie zarządzania, które zapewnia strategiczny kierunek działania firmy. Pokazuje, jakie kroki są wymagane, aby wdrożyć wybrane strategie - i ile te kroki lub działania będą kosztować - i prognozuje przychody i zyski, które powinny wynikać z ich wdrożenia. Kiedy rzeczywiste wyniki finansowe stają się dostępne, zwykle pod koniec każdego miesiąca, wyniki te są porównywane z danymi budżetowymi w zestawieniach porównawczych budżetu.
Przygotowanie
Rzeczywiste wyniki finansowe przygotowuje dział księgowości firmy. Budżety mogą być również przygotowane przez rachunkowość, lub może być wyspecjalizowany dział planowania finansowego i analiz, który jest odpowiedzialny za przygotowanie budżetu. Budżety mają być w tym samym formacie co miesięczne wyciągi rachunkowe, więc porównywanie rzeczywistych wyników z budżetem jest łatwiejsze. Systemy te są zwykle zautomatyzowane, więc po wprowadzeniu danych budżetowych raporty porównawcze są tworzone automatycznie, gdy tylko informacje księgowe stają się dostępne.
Wartość
Różnice między danymi budżetowymi a rzeczywistymi pokazują ważne informacje kierownictwu firmy na temat tego, jak działa firma. Najlepiej byłoby, gdyby budżet był starannie przygotowany, aby możliwie jak najbardziej precyzyjnie przewidzieć, co firma będzie mogła osiągnąć w nadchodzącym roku. Gdy raporty porównawcze budżetu wykazują znaczne różnice, oznacza to, że albo założenia użyte do przygotowania budżetu były błędne, albo środowisko biznesowe zmieniło się z tego, czego oczekiwano. Raporty porównawcze budżetu pozwalają zespołowi zarządzającemu szybko zidentyfikować miejsca występowania problemów.
Analizy i interpretacji
W dużych firmach z wieloma działami i wieloma oddziałami, ilość generowanych wyciągów księgowych może być ogromna, co oznacza, że ilość raportów porównawczych budżetu jest również duża. Księgowość lub finanse biorą te dane i przygotowują raporty podsumowujące dla kierownictwa wyższego szczebla do przeglądu. Raporty te, przygotowywane co miesiąc, zawierają narracyjne omówienie wyników i analizę przyczyn najważniejszych różnic. Raport zawiera wykresy i wykresy ilustrujące kluczowe trendy, które musi przeanalizować i przedyskutować najwyższe kierownictwo. W przypadku wydatków przekraczających budżet, analitycy odpowiedzialni za przygotowywanie raportów porównawczych budżetu muszą wielokrotnie wracać do zapisów księgowych dotyczących tego okresu, aby odkryć konkretne przyczyny różnic. Analiza odchyleń przychodów obejmuje ustalenie, czy sprzedaż jednostkowa była niższa niż przewidziana w budżecie, czy też średnia cena uzyskana w przeliczeniu na jednostkę była mniejsza niż przewidywano.
Działania naprawcze
Po przejrzeniu raportów o porównaniu budżetu, kierownictwo wyższego szczebla musi ustalić, czy wariancje są na tyle znaczące, aby uzasadnić podjęcie działań naprawczych. Jedną z kwestii jest to, czy wariancje były jednorazowymi nietypowymi zdarzeniami, czy też częścią powtarzającego się wzoru. Jeśli sprzedaż jednego produktu spadnie poniżej budżetu na kilka miesięcy, można wprowadzić zmianę strategii marketingowej, aby przywrócić sprzedaż. Ewentualnie niedobór dochodów może wynikać z czynników, na które firma nie ma wpływu, takich jak ogólne spowolnienie gospodarcze. W tym przypadku reakcją może być ograniczenie wydatków budżetowych w celu zmniejszenia różnicy między budżetem a rzeczywistymi wynikami w nadchodzących miesiącach.Najwyższe kierownictwo zajmuje się wyższymi niż budżetowymi wydatkami, spotykając się z menedżerami, których departamenty odpowiadają za wariancje i pytając, dlaczego do nich doszło.
