Śledzenie zapasów z pewnością nie jest jednym z najprzyjemniejszych elementów prowadzenia działalności związanej z produktami. Wymaga ciężkiej pracy ręcznej (podnoszenie, przenoszenie, liczenie), papierkowej roboty i dużo czasu spędzanego za komputerem. Dobrą wiadomością jest to, że kiedy już ustalicie swój system śledzenia zapasów, twoja firma stanie się znacznie wydajniejsza. Będziesz w stanie śledzić trendy sprzedaży i zwrotów, będziesz wiedział, kiedy jest idealny czas na zamówienie lub wyprodukowanie większej ilości produktów, a będziesz mógł szybciej podsumować roczne sprawozdania finansowe i podsumowania.
Policz swoje produkty, aby określić początkowe zasoby reklamowe. Po uzyskaniu ostatecznych wyników, należy najpierw zaklasyfikować swój ekwipunek według nazwy produktu, a następnie według innych specyficznych atrybutów produktów, takich jak kolor, rozmiar, data lub styl. Na przykład, jeśli trzymasz haftowane T-shirty jako ekwipunek, możesz je zakwalifikować za pomocą wiadomości na koszulce, następnie według koloru, a następnie według rozmiaru. Ułatwia to śledzenie i znajdowanie potrzebnych zasobów reklamowych.
Utwórz arkusz kalkulacyjny w programie Microsoft Excel, aby śledzić zasoby, jeśli masz mniej niż 10 rodzajów produktów w ekwipunku. Utwórz nowy arkusz dla każdego produktu i rozpocznij od spisu początkowych inwentaryzacji. Od tego momentu odejmuj całą sprzedaż każdego produktu, który wychodzi z informacją rejestru na tydzień. Dodaj nowy ekwipunek, gdy nadejdzie. Dostosuj sumę zapasów, gdy są zwroty produktu. Pamiętaj, aby podać datę obok każdego wpisu.
Jeśli masz więcej niż 10 rodzajów produktów do inwentaryzacji, zastanów się zamiast tego, ustawiając bazę danych zasobów w programie Microsoft Access (patrz Zasoby dotyczące linku do szablonów, których możesz użyć). Szablony zapasu bazy danych Microsoft Access są bardziej atrakcyjne, zautomatyzowane i łatwe w użyciu. Pozwala również na drukowanie wygodnych raportów o zapasach w celu śledzenia sprzedaży, dodatków do inwentarza i zwrotów.
Jeśli jesteś sprzedawcą detalicznym, który sprzedaje wiele różnych przedmiotów, kup profesjonalne oprogramowanie do zarządzania zapasami, aby zintegrować je ze skanerem kodów kreskowych i rejestrem w swoim sklepie. Będzie to kosztowne, ale warte wydatkowania, ponieważ stanie się przytłaczające i czasochłonne, aby ręcznie zaktualizować bazę danych z wieloma pozycjami do śledzenia (patrz Zasoby dotyczące sugestii oprogramowania śledzącego zasoby). Jeśli jesteś hurtownikiem, dystrybutorem lub producentem, który działa tylko z fakturami (brak bezpośredniej sprzedaży klientom), możesz również śledzić swoje zapasy za pomocą dokumentacji faktur.
Jeśli jesteś sprzedawcą detalicznym, co najmniej raz w roku, ręcznie sprawdzaj stan magazynów, aby upewnić się, że zapasy na papierze są zgodne z zapasami w sklepie. Z powodu kurczenia się (kradzieży) liczby mogą się znacznie różnić, jeśli nie przeprowadza się regularnej kontroli stanu inwentarza. Zmień liczby w systemie komputerowym, aby odzwierciedlić skurcz.
Wskazówki
-
Jeśli masz bardzo duży sklep, możesz wynająć firmę zewnętrzną, aby przyjść i przeprowadzić ręczną kontrolę zapasów. Zwykle wykonują swoją pracę po zamknięciu sklepu i nocy. Chociaż skurcz jest zdecydowanie problemem dla każdej firmy, stracona kwota może zostać odpisana, zapewniając przyszłe korzyści podatkowe. Jest to kolejny powód, dla którego tak ważne jest regularne, ręczne sprawdzenie stanu magazynu podczas prowadzenia działalności detalicznej.
