Dokumentacja pracownika jest ważna z kilku powodów. Dokumentacja uzasadnia działania związane z zatrudnieniem, od rekrutacji i selekcji do rezygnacji, emerytury lub zakończenia. Szkolenia i rozwój oraz rekompensaty i świadczenia są również częścią dokumentacji pracowniczej. Utrzymywanie dokładnej i kompletnej dokumentacji wspiera cele związane z zasobami ludzkimi, takie jak planowanie sukcesji i promowanie od wewnątrz. Dokumentacja pracownicza, gdy jest przygotowywana starannie, poufnie i zgodnie z polityką firmy, jest podstawą działu zasobów ludzkich.
Rekrutacja i selekcja
Nawet jeśli proces rekrutacji i selekcji rozpoczyna się od złożenia wniosku przez Internet za pośrednictwem systemu śledzenia kandydatów, dokumentacja jest nadal ważnym elementem procesu rekrutacji. Proces rekrutacji obejmuje co najmniej wstępne przesłuchania telefoniczne, wywiady bezpośrednie i ankiety oceniające. Dokumentacja jest niezbędna do tego procesu - robienie notatek podczas osobistych rozmów jest praktycznie wymogiem, aby pomóc w podjęciu mądrej decyzji o zatrudnieniu. Ponadto, jeśli chcesz przekazać kwalifikacje kandydata innemu menedżerowi ds. Rekrutacji, warto udostępnić notatki z rozmowy kwalifikacyjnej. Notatki z wywiadu zawierają osobiste oceny i opinie. Dlatego też, chyba że uwagi z procesu rekrutacji i rozmowy kwalifikacyjnej zawierają wyniki testów lub potwierdzają pewne fakty dotyczące zestawu umiejętności kandydata, ten typ dokumentacji zwykle nie staje się częścią akt osobowych. Co ważne, dokumentacja pracownicza również potwierdza kwalifikowalność zatrudnienia.
Szkolenie i rozwój pracowników
Udokumentowanie wydajności pracowników jest ważne dla utrzymania satysfakcji z pracy, produktywności i zaangażowania. Twój system zarządzania wydajnością obejmuje wiele komponentów, takich jak opisy stanowisk pracy, nieformalne informacje zwrotne, szkolenia, działania dyscyplinarne i roczne oceny wydajności. Wszystkie te komponenty wymagają dokumentacji systemu zarządzania wydajnością, aby pozostać na dobrej drodze. Brak dokumentacji jest bliski brakowi komunikacji w tym obszarze. Pracownicy są uzależnieni od informacji zwrotnych, aby inspirować do motywacji i podnosić morale pracowników. Bez dokumentacji pracownicy nie mają narzędzi niezbędnych do spełnienia oczekiwań pracodawcy.
Odszkodowania i świadczenia
Dokumentacja pracownicza stanowi niezbędny element struktury wynagrodzeń i świadczeń. Bez tego rodzaju dokumentacji niemożliwe jest śledzenie płac pracowniczych, podwyżek zasług, premii na koniec roku oraz obowiązkowych i dobrowolnych odliczeń. Dokumentacja utrzymuje również status świadczeń pracowniczych, takich jak opcje opieki zdrowotnej, opieka uzależniona i elastyczne konta wydatków. Dział płac rejestruje większość dokumentacji pracowniczej w tym obszarze; jednak twój specjalista ds. prywatności ma wyłączny dostęp do całej dokumentacji medycznej, aby zachować poufny charakter informacji o pracownikach.
Koniec zatrudnienia
Po zakończeniu kadencji pracownika w firmie dokumentacja jest niezwykle ważna. Bez względu na przyczynę, musisz przygotować i złożyć dokumenty dokumentujące to działanie. W przypadku rozwiązania pracownika dokumentacja uzasadnia decyzję. Zwolnienie pracownika związane z niską wydajnością, naruszeniem zasad lub rażącym niewłaściwym postępowaniem wymaga dokumentacji wspierającej mimowolne rozwiązanie. Jeśli pracownik zdecyduje się złożyć skargę z powodu nieuczciwego zwolnienia, dokumentacja może chronić majątek twojej firmy, jeśli skarga ulegnie eskalacji. Jeśli pracownik przejdzie na emeryturę lub zrezygnuje z pracy, dokumentacja jest niezbędna do kontynuacji świadczeń zdrowotnych i dochodowych.
