Powitanie to powitanie w liście. W ten sposób adresujesz adresata i ustawia on ton dla pozostałej treści wiadomości. W dzisiejszych czasach większość korespondencji odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak poczta nadal jest używana w niektórych branżach i określonych rodzajach dokumentów biznesowych. W obu przypadkach ważne jest, aby użyć właściwego zwrotu grzecznościowego, aby pokazać odbiorcy listu szacunek i zaangażować go na początku komunikacji.
Wskazówki
-
Odpowiedni zwrot grzecznościowy dla listów biznesowych zależy od tonu dokumentu, od tego, czy jest on wydrukowany, czy e-mail, oraz charakteru dostarczanej wiadomości.
Jak wybrać wizytówkę z życzeniami
Decyzja, które powitanie zastosować w liście firmowym, zależy od kilku czynników. Po pierwsze, poznaj naturę omawianej sprawy. Czy wymaga formalnego tonu, czy nieformalnego? Na przykład, ubieganie się o pracę w firmie jest formalną transakcją biznesową i wymaga listu biznesowego z formalnym uznaniem. Z drugiej strony, wysyłanie e-maili do kolegi o tym, kiedy spotkać się na lunch, nie wymaga formalnego zwrotu. Podobnie, zwracanie się do klienta, z którym wcześniej nie rozmawiałeś, może wymagać bardziej formalnego tonu w porównaniu do rozmowy z partnerem, z którym regularnie prowadzisz interesy.
Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o wyborze, jest ton całego komunikatu. Zwrot grzecznościowy to pierwsza część listu biznesowego, który czyta twój odbiorca, więc w zasadzie nadaje ton całej wiadomości. Ostrożnie wybierz swoje pozdrowienie w oparciu o ton, który chcesz przekazać w całym tekście. Ponadto zwrot grzecznościowy zależy od tego, co znasz i nie wiesz o odbiorcy. Czy znasz imię i nazwisko danej osoby, jej płeć, zawód i kwalifikacje, bierzesz udział w wyborze grzeczności.
Biorąc pod uwagę format listu biznesowego
Zwrot, którego używasz, może również zależeć od formatu twojego listu. Na przykład, czy wysyłasz wiadomość pocztą e-mail lub e-mailem, może to wpłynąć na rodzaj powitania, które wybierzesz. Ponadto, rodzaj litery będzie również dyktować powitanie, którego używasz. Na przykład, pismo polecające ofertę biznesową wysłane pocztą może mieć o wiele bardziej formalne powitanie niż ogólna notatka wysłana na wewnętrzną listę przez e-mail. Należy również rozważyć, czy wysyłasz list firmowy do jednej osoby, czy do wielu osób, ponieważ wpłynie to na powitanie, które wybierzesz.
Odbiorca listu biznesowego
Zanim zaczniesz list biznesowy, dowiedz się, do kogo wysyłasz wiadomość. Jeśli piszesz do osoby, ważne jest, aby znać jego pełne imię i nazwisko z poprawną pisownią. Jeśli odbiorca ma imię neutralne pod względem płci, takie jak Alex lub Pat, dzwonienie do organizacji i ustalanie płci może zaoszczędzić Ci potencjalnych kłopotliwych sytuacji w przyszłości. Jeśli nie jesteś świadomy płci tej osoby, możesz upuścić ten artykuł na powitanie.
Jeśli Twój list biznesowy jest odpowiedzią na wiadomość, którą odbiorca już wysłał, zwróć uwagę na sposób, w jaki podpisali oni swoje nazwisko. Jeśli ich pełne imię to Cassandra, a oni podpisali swój list "Cass", możesz być skłonny do zwracania się do niej jak do "Cass". To zależy od charakteru twojego związku i dokumentu, który piszesz. Nie skracaj czyjegoś imienia bez zaproszenia do niego.
Używanie tytułów związanych z płcią
W niektórych przypadkach możesz użyć tytułu specyficznego dla płci w ramach powitania. "Pan" jest używany dla człowieka i poprzedza jego nazwisko - "Pan Smith, "na przykład. Dla zamężnej kobiety przed nazwiskiem należy wpisać "Pani". W przypadku niezamężnej kobiety możesz użyć słowa "Miss". Pisząc do kobiety, nie znając jej stanu cywilnego, możesz użyć "Pani", jak w "Pani Smith".
Przed podjęciem decyzji o użyciu tytułu związanego z płcią, zastanów się, czy Twój język jest dostępny. Niektóre osoby nie mogą identyfikować się jako męskie lub żeńskie lub mogą identyfikować się jako płeć przeciwna. Jeśli nie wiesz lub nie jesteś pewien sytuacji, możesz całkowicie pominąć język związany z płcią w swojej korespondencji.
Formalne pozdrowienia
Najczęstszym formalnym pozdrowieniem w biznesie jest "Drodzy". Możesz użyć tego zwrotu na wiele sposobów:
- Szanowny Pan Smith
- Drogi John / Jane
- Dear Ms./Mrs. Kowal
- Drogi John Smith
Sposób adresowania nazwiska odbiorcy zależy od formalności listu biznesowego i relacji z nią. "Drodzy" mogą być używane zarówno w drukowanych, jak i e-mailowych listach biznesowych, podobnie jak pozdrowienie "Do". "Cześć" to kolejne formalne pozdrowienie. Jednak jest to zwykle używane w e-mailach, a nie w poczcie.
Nieformalne zwroty
Mniej formalne pozdrowienia mogą być używane w środowiskach biznesowych. Jednak to, czy są one akceptowalne, zależy od kultury organizacji, odbiorcy listu i charakteru wiadomości.
W organizacjach, w których nie ma formalnej hierarchii lub małych firm, które mają tylko garstkę pracowników, którzy dobrze się znają, może nie być potrzeby formalnego pozdrowienia. Ogólnie rzecz biorąc, w wewnętrznej korespondencji z kolegami lub partnerami, z którymi jesteś zaznajomiony, dopuszczalne jest używanie "Cześć Jan" lub "Cześć Jane", zwłaszcza gdy komunikujesz się przez e-mail.
Zwróć uwagę, że nawet jeśli kultura organizacji jest nieformalna, mogą zaistnieć sytuacje, w których wymagane jest formalne uznanie, na przykład podczas rozmowy z nowym klientem lub interesariuszem lub podczas ubiegania się o pracę.
Grzeczności dla Nieznanego Odbiorcy
Czasami podczas pisania listu biznesowego możesz nie znać nazwiska odbiorcy. W takim przypadku spróbuj wcześniej skontaktować się z organizacją, aby dowiedzieć się, kto może przeglądać Twój list firmowy i odpowiednio zaadresować notatkę. Możesz również sprawdzić witrynę firmy, aby sprawdzić, czy możesz znaleźć te informacje. Jeśli nie jesteś w stanie znaleźć nazwiska odbiorcy, możesz zaadresować list firmowy za pomocą zwrotów ogólnych, takich jak:
- Szanowny Panie, Szanowna Pani
- Do tych których może to dotyczyć
- Do Menedżera ds. Zatrudnienia
Zwroty dla wielu odbiorców
Gdy masz do czynienia z wieloma adresatami listu biznesowego, dostosuj zwrot grzecznościowy, aby zawierał wiele nazw, na przykład "Dear Jane and John" lub "To Mr. and Mrs. Smith." Jeśli istnieje więcej niż dwie nazwy do listy, możesz zdecyduj się całkowicie zrezygnować z nazw i użyć ogólnego powitania, takiego jak:
- Droga drużyno
- Cześć wszystkim
- Do działu zasobów ludzkich
- Drogi Blue-Sky Corporation
Wytyczne dla poszczególnych tytułów
Zawód lub wykształcenie osoby może wymagać od ciebie, abyś zwrócił się do nich w określony sposób w powitaniu biznesowym, w zależności od formalności listu. Zasadniczo dotyczy to członków kleru, pracowników służby zdrowia, pracowników akademickich, personelu wojskowego i wybranych urzędników.
Na przykład, jeśli piszesz do kogoś, kto ma dyplom lekarza, użyj "Dr." przed swoim nazwiskiem, jak w "Dr. Smith. "Pisząc do profesora, sędziego, rabina, imama lub pastora, wypisz pełny tytuł przed swoim ostatnim nazwiskiem, np." Drogi Pastorze Smith. "Pisząc do członków wojska, należy użyć ich pełnej rangi i nazwisko na powitanie, jak w "Drogi poruczniku generale Smith" lub "Witaj kapitanie Smith".
Formatowanie zwrotu grzecznościowego w ramach listu biznesowego
Podczas formatowania litery możesz dodać dwukropek lub przecinek po powitaniu. Okrężnica jest bardziej formalnym wyborem, podczas gdy przecinek służy do nieformalnej korespondencji. Pierwszy akapit twojego listu rozpoczyna się po zwrot grzecznościowy w następnej linii, na przykład:
Drogi Johnie, Pierwszy paragraf
