Dla większości ludzi rozczarowanie jest częścią życia. Uczucie jest tak powszechne, że wielu ludzi połknie emocje bez skargi, powoli karmiąc rosnącą pulę uraz. Mogli wymyślać wymówki dla obrażającej partii, mówiąc sobie: "Robią, co mogą." To może być prawdą, ale mało konstruktywna krytyka nigdy nikogo nie skrzywdziła. Przedsiębiorstwa i inne podmioty, które otrzymują listy rozczarowań, szybko zdają sobie sprawę, że w ich najlepszym interesie leży umożliwienie poprawy. Jak mówi przysłowie: "Piskliwe koło dostaje smar".
Zorganizuj swoje fakty. Osoba lub firma, do której piszesz list z rozczarowaniem, nie może ulepszyć swoich praktyk biznesowych lub osobistych, jeśli nie wyjaśnisz jasno, w jaki sposób zawiodły. Zanim napiszesz list, przygotuj listę przypadków, w których czujesz się rozczarowany, zorganizowany w porządku chronologicznym. Jeśli masz oficjalną dokumentację z innych źródeł, zrób to także przed rozpoczęciem listu.
Wymień swoje żale. Wyjaśnij wyraźnie, jakie były twoje oczekiwania i jak nie zostały spełnione. W razie potrzeby użyj dokumentacji z innych źródeł.
Wyjaśnij, w jaki sposób żale sprawiły, że się czujesz. Na przykład, jeśli piszesz do firmy zajmującej się fast foodami o wielokrotnie nieuprzejmej obsłudze klienta, wyjaśnij, że czujesz, że twoje pieniądze i patronat nie są cenione w ich organizacji.
Bądź miły.Pamiętaj, że celem twojego listu jest pomóc osobie lub organizacji poprawić, a nie ich degradować. Po prostu wskazujesz, w jaki sposób możesz osiągnąć lepsze wyniki. Pisząc list z rozczarowaniem do firmy, pamiętaj, że osoba czytająca list prawdopodobnie nie będzie osobą, z którą masz skargę. Nie bądź nieuprzejmy lub nieprzyjemny; zachowaj ton litery, a przynajmniej profesjonalnie.
Zasugeruj ulepszenia. Teraz, gdy zwróciłeś uwagę na problem, pomóż mu skierować je na rozwiązania.
Przedstaw swoje wymagania. Jeśli uważasz, że zasługujesz na restytucję za swoje doświadczenie, list z rozczarowaniem jest miejscem, o które należy zapytać. Niezależnie od tego, czy prosisz o bezpośredni zwrot pieniędzy, czy o zniżkę lub bezpłatną usługę w przyszłości, wskaż, że spełnienie twoich żądań będzie bardzo dalekie od utrzymania ciebie jako klienta.
Wpisz literę. Profesjonalna prezentacja Twojego rozczarowania pozwoli odbiorcy wiedzieć, że jesteś poważny.
Zrób kopie listu. W przypadku zagubienia twojego listu, staje się kwestią sporną, lub staje się pierwszym w długim łańcuchu listów rozczarowań, powinieneś mieć kopię dla swoich zapisów. Jeśli do swojego listu dołączasz inne dokumenty, wykonaj kopie tych dokumentów i wyślij kopie. Zawsze przechowuj oryginalne dokumenty dla siebie.
