Niezależnie od tego, czy odpowiadasz na prośbę o propozycję, czy proponujesz niezapowiedzianą ofertę usług, pamiętaj, że kiedyś założyciel Kyocera, Kazuo Inamori, zauważył: "Żaden klient nigdy nie idzie do sklepu tylko po to, by zadowolić magazyniera." Nawet jeśli musisz zapewnić ilość informacji o twojej zdolności do obsługi projektu, skupienie się na potrzebach klienta, instrukcjach i gorących przyciskach. W ten sposób brzmienie, treść i organizacja twojego wniosku będą działać w sposób responsywny. Zademonstruj zrozumienie biznesu klienta i zwróć uwagę na korzyści płynące z korzystania z Twoich usług, aby spakować swoją propozycję w niezwykle przekonujący sposób.
Przygotowanie przedprojektowe
Zaplanuj swoje treści. Jeśli nie określono inaczej, zapytaj klienta, jakie czynniki będzie ona brana pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zakupie, a następnie odpowiednio zaplanuj swoją propozycję. Jako minimum, zajmij się zrozumieniem potrzeb klienta i tym, co odróżnia Cię od konkurencji pod względem szkolenia, doświadczenia, możliwości i relacji. Podaj także swoje podejście do rozwiązywania potrzeb klienta, wraz z tym, jak długo to potrwa i ile to będzie kosztować.
Utwórz konspekt, który później może służyć jako spis treści. Jeśli odpowiadasz na formalne zapytanie ofertowe, postępuj zgodnie z jego szczegółowymi instrukcjami. W przeciwnym razie uporządkuj informacje od tego, co najważniejsze, do najmniej ważnego dla klienta. Na przykład umieść życiorysy na początku propozycji nowego klienta lub pod koniec swojej propozycji dla powtórnego klienta, który już zna twoje poświadczenia.
Utwórz matrycę, która przypisuje jeden wiersz do każdej sekcji w twoim konturze, i jedną kolumnę do każdego z obszarów zainteresowania klienta lub kryteriów wyboru. W każdej wynikowej komórce wymuszaj aspekty swoich kwalifikacji i podejścia, które dotyczą gorących przycisków klienta. Użyj tej macierzy, aby utrzymać treść zakotwiczoną w potrzebach klienta i przypomnieć o punktach, które należy podkreślić w każdej sekcji.
Pisanie wniosku
Stałe korzyści dla klientów w całej ofercie usług. Zawsze rozpoczynaj sekcję opisującą, w jaki sposób klient dostanie to, co ceni lub chce, lub uniknie tego, czego się boi lub nie lubi, korzystając z Twoich usług.
Podaj dowody na poparcie roszczeń, które złożyłeś w swojej ofercie. Na przykład, udowodnij, że osiągnąłeś sukces, wykonując podobną pracę z listami polecającymi, bezpłatnymi ofertami lub informacjami kontaktowymi zadowolonych klientów.
Przyjmij odpowiedni format i ton. Czasami wystarczy formalny list, innym razem potrzebny jest dłuższy dokument z zakładkami. Jeśli nie określono inaczej, zapytaj klienta, w jaki sposób chciałaby otrzymać Twoje informacje, i czy może pożyczyć ci kopie wcześniejszych zwycięskich propozycji do przejrzenia.
Twórz łatwy do odczytania materiał. Używaj krótkich, spójnych zdań w paragrafach nie dłuższych niż 10 wierszy. Używaj czcionek o rozmiarach od 10 do 12 punktów i swobodnie włączaj biały odstęp między sekcjami i akapitami. Użyj nagłówków, aby pomóc klientowi przeglądać, skanować i łatwo znajdować informacje. Podkreśl ważne punkty za pomocą grafiki i efektów wizualnych oraz pogrubionego, pochylonego lub podkreślonego tekstu.
Wskazówki
-
Gdy poprosisz klienta o wyjaśnienie wszelkich niejasnych obszarów projektu lub wymagań dotyczących wniosku, skorzystaj z okazji, aby zademonstrować swoje zainteresowanie jego działalnością i zainteresowaniami.
Stwórz przegląd swoich propozycji, aby dać klientowi wyobrażenie o tym, co ma nadejść. Przedstaw ten przegląd na początku listu motywacyjnego lub listu motywacyjnego; w większych propozycjach utwórz sekcję podsumowującą, która podąża za twoim spiskiem treści i poprzedza wszystkie pozostałe sekcje.
Szablony są przydatne, aby zapobiec konieczności wymyślania koła za każdym razem, gdy piszesz propozycję usług.
Sprawdź swoją propozycję błędów ortograficznych i gramatycznych przed wydrukowaniem i przesłaniem. Użyj jak najwięcej oczu, jakie są dostępne; proste błędy mogą zepsuć osoby, które przeczytały wiele wersji wniosku. Znajdź świeże oczy, jeśli to możliwe.
