Powolne realizowanie zamówień może obniżyć jakość obsługi klienta, którą może zapewnić Twoja firma. Niższa jakość obsługi klienta ostatecznie wpłynie na wyniki finansowe Twojej firmy. Uzyskiwanie zatwierdzeń dla zamówień przetworzonych tak szybko i sprawnie, jak to tylko możliwe, oznacza, że Twoja firma będzie dysponować zapasami potrzebnymi do terminowego przepływu rzeczy. Korzystanie z klienta poczty e-mail Microsoft Outlook do wysyłania zamówień zakupu może pomóc w usprawnieniu procesu zamawiania dostaw lub towarów hurtowych, jednocześnie zapewniając przestrzeganie odpowiednich procedur zakupowych.
Przygotuj zamówienie
Przejdź do strony "Zamówienie zakupu i zamówienie" pakietu Microsoft Office i wybierz szablon. Upewnij się, że możesz otworzyć, edytować i zapisać szablon w programie na komputerze. Twórz szablony za pomocą Microsoft Excel, Microsoft Word lub innego stosownego programu.
Wybierz "Otwórz" po kliknięciu przycisku "Pobierz" dla wybranego szablonu, aby otworzyć szablon w wyznaczonym programie. Dostosuj szablon do swoich potrzeb i zapisz go na swoim komputerze.
Utwórz i zapisz własny dostosowany szablon, jeśli nie podoba Ci się żaden z szablonów dostępnych w firmie Microsoft. Jeśli to konieczne, możesz użyć szablonów Microsoft jako przewodnika.
Utwórz "Nowy dokument" na podstawie szablonu, korzystając z menu programu. Użycie skrótu nie zapewni dostępu do szablonów. Wypełnij dokument i zapisz go na swoim komputerze.
Użyj programu finansowego, aby wysłać zamówienie zakupu, jeśli tak tworzysz zamówienia zakupu. Niektóre programy finansowe, takie jak QuickBooks, mają integrację z Microsoft Outlook, więc możesz wysłać zamówienie zakupu do zatwierdzenia bezpośrednio z programu.
Eksportuj zamówienia zakupu z oprogramowania finansowego bez integracji z Microsoft Outlook za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub formatu tekstowego, jeśli to możliwe. Jeśli nie jest to możliwe, wydrukuj wypełnione zamówienie zakupu jako dokument PDF i zapisz go na swoim komputerze.
Wyślij zamówienie
Otwórz program Microsoft Outlook i kliknij przycisk "Nowy" w lewym górnym rogu, aby otworzyć nową wiadomość.
Przejdź do zakładki "Wstaw". Kliknij "Załącz plik" i przejdź do zamówienia, aby je wybrać. Kliknij przycisk "Wstaw", aby dołączyć go do wiadomości e-mail.
Ustaw rozmiar czcionki na 14, a kolor czcionki na czarny. Wpisz "Sprawdziłem i zatwierdziłem załączone zamówienie zakupu:" Uruchom nową linię.
Ustaw rozmiar czcionki na 11, a kolor czcionki na szary. Wpisz "Sprawdź załączone zamówienie zakupu i odpowiedz na tego e-maila. Wpisz poniżej "Y- Twoje imię", aby zatwierdzić zamówienie lub "N- Twoje imię", aby odrzucić zamówienie. Uwaga: odpowiedź musi pochodzić z konta e-mail, na które została wysłana.
Pomiń cztery linie i ustaw rozmiar czcionki na 14, a kolor czcionki na czarny. Wpisz " Nie mam uprawnień do zatwierdzania tego zamówienia". Rozpocznij nową linię.
Ustaw rozmiar czcionki na 11, a kolor czcionki na szary. Wpisz "Odpowiedz nadawcy. Umieść X w powyższym polu, jeśli nie masz uprawnień do zatwierdzania tego zamówienia, a jeśli wiesz, kto to jest, podaj nazwę, na przykład X - Bill Smith."
Wskazówki
-
Wydrukuj kopię zatwierdzonego e-maila z zamówieniem zakupu i dołącz ją do faktury zakupu, aby udokumentować, że zakup został autoryzowany.
Ostrzeżenie
Uzyskanie fizycznego podpisu jest bezpieczniejsze niż zatwierdzenie przez e-mail, ponieważ ktoś inny może uzyskać dostęp do jego konta e-mail, jeśli jest on podpisany przez cały dzień.
