Prawidłowe przygotowanie faktur handlowych zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoja firma otrzyma płatność za swoje produkty lub usługi w terminie. Dokładne podejście do fakturowania może również pomóc w utrzymaniu lepszych zapisów i utrzymaniu budżetu na właściwej ścieżce.
Utwórz standardowy formularz
Utwórz szablon faktury handlowej zawierający kategorie dla wszystkich istotnych informacji. Formularz do wypełnienia powinien zawierać papier firmowy lub logo firmy oraz dane kontaktowe, w tym numer telefonu i faksu oraz adres e-mail i adres strony internetowej. Dołącz plamy, aby wypełnić datę zamówienia i datę faktury, nazwisko sprzedawcy lub numer kodu oraz numer licencji kontrahenta lub identyfikator podatkowy, jeśli dotyczy. Utwórz kolumny, w których możesz wpisać ilości, opisy i ceny sprzedanych przedmiotów oraz pozycję do dodania podatku obrotowego i obliczenia sumy. Pozostaw miejsce na notatki.
Być specyficznym
Podczas pozycjonowania sprzedawanych usług lub przedmiotów, bądź konkretny. Dołącz numery części, kody referencyjne lub opisy, które wyjaśniają Tobie i Twojemu kupującemu, do czego odnosi się faktura. Rozbijaj godzinową pracę i dołącz opisy wykonanych usług. Pomaga to śledzić zasoby reklamowe i produkt roboczy oraz pozwala klientowi zobaczyć szczegółową listę opłat, za które jest on obciążany. W przypadku sporu faktura może wyjaśnić nieporozumienia i pomóc uniknąć opóźnień w płatnościach. Jeśli transakcja zawierała numer zamówienia lub kod autoryzacji od kupującego, uwzględnij to również.
W trybie online
Utwórz elektroniczną wersję faktury handlowej, aby procesy rozliczeniowe były szybsze i bardziej wydajne. Faktury, które są generowane elektronicznie i wysyłane pocztą e-mail, mogą być również skutecznie śledzone, szczególnie jeśli poprosisz o "potwierdzenie odczytu", aby śledzić, kiedy odbiorca odebrał i otworzył dokument. Zapobiega to potencjalnym roszczeniom zagubienia faktury w poczcie. Jeśli wystawiasz faktury papierowe, dołącz kopertę opłaconą z opłaty pocztowej, aby zachęcić do szybkich płatności.
Podaj opcje płatności
Uwaga na fakturze, gdy płatność jest należna, i listy kar lub opłat za opóźnione płatności. Należy podać wskazówki dotyczące sposobu fakturowania, takie jak opcje online, czek korporacyjny, czek kasowy, przekaz pieniężny lub firmowa karta kredytowa. Podaj bezpośredni numer swojemu działowi księgowości w przypadku, gdy klient chce dokonać płatności telefonicznie w formie przelewu bankowego lub karty debetowej.
