System płac to droga, przez którą przetwarzasz swoją listę płac. Nie możesz przetworzyć swojej listy płac bez systemu płac. Trzy rodzaje systemu płacowego są manualne, wewnętrznie skomputeryzowane i zewnętrzne (zlecane na zewnątrz). System ręczny wymaga ręcznego przetwarzania listy płac; wewnętrzna skomputeryzowana wykorzystuje oprogramowanie płacowe do przetwarzania listy płac; system zewnętrzny oznacza, że zlecasz wypłatę na rzecz dostawcy usług płacowych. Wykres przepływu systemu płac pokazuje kolejność, w jakiej przetwarzasz swoją listę płac. Usprawnia przetwarzanie płac i pomaga być na bieżąco.
Zaprojektuj schemat z programem pakietu biurowego - to najlepsza droga do profesjonalnego wyglądu. Możesz jednak narysować wykres ręcznie. Twórz pola i strzałki, które pokazują przebieg przetwarzania listy płac, np. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia.
Utwórz schemat przepływu dla ręcznego systemu płac. Schemat przepływu powinien pokazywać wszystkie ręczne obowiązki związane z przetwarzaniem listy płac za pośrednictwem tego systemu.
Przykład: Zbierz karty czasu, sprawdź karty czasu pod kątem zgodności, skontaktuj się z przełożonymi w sprawie brakujących lub wątpliwych kart czasowych i ręcznie obliczyć karty czasu. Utwórz sekwencję obejmującą obowiązki przetwarzania płac, takie jak ręczne obliczanie wynagrodzeń; ustawowe potrącenia, takie jak podatki od wynagrodzeń i dodatki do wynagrodzenia; pensje; dobrowolne potrącenia, takie jak emerytura i świadczenia zdrowotne; i tworzenie wypłat. Wykonaj kolejną sekwencję przedstawiającą obowiązki związane z przetwarzaniem, takie jak ręczne tworzenie i zapisywanie rejestru płac, tworzenie i publikowanie wpisów do dziennika, wpłacanie depozytu dla pracowników do banku oraz rozdzielanie wypłat.
Sporządź schemat dla wewnętrznego skomputeryzowanego systemu. Ten system eliminuje ręczne przetwarzanie. Przeprowadź wykres przepływu zgodnie z wymaganiami oprogramowania płacowego.
Przykład: prześlij dane pomiaru czasu do oprogramowania płacowego, sprawdź dane dotyczące czasu i zbadaj brakujące skany, przeprowadź księgowość za pomocą oprogramowania płacowego, wydrukuj raport o preprocesorze, sprawdź dwukrotnie listę płac za pomocą raportu o preprocesingu, wprowadź niezbędne zmiany, utwórz i wyślij bezpośredni plik depozytu do banku, wpłać fundusze pracownicze i płatności podatku od wynagrodzeń w banku i zamknięcie listy płac. Warto zauważyć, że po zamknięciu listy płac zapisuje ona w systemie całe dane płacowe za okres rozliczeniowy.
Utwórz schemat blokowy dla systemu zewnętrznego. Kiedy zlecasz na zewnątrz swoje wynagrodzenie, dostawca usług płacowych wymaga wysyłania im danych o płacach za każdy okres płatności. Usługodawca zwykle umożliwia wysyłanie danych faksem, pocztą e-mail lub online. Schemat powinien zawierać szczegóły wymaganej metody.
Przykład metody online: przeglądaj dane dotyczące czasu, skontaktuj się z inspektorem ds. Wyjaśnienia czasu, wprowadź zmiany płac pracowników i dane dotyczące czasu w systemie dostawcy, sprawdź dane wprowadzane do systemu przez dostawcę, sprawdź i zarejestruj dane płacowe od dostawcy, i rozdawać wypłaty.
Wskazówki
-
Zaprojektuj schemat blokowy tak, aby był związany z każdym przetwarzaniem listy płac. Zaktualizuj schemat, gdy nastąpi zmiana w systemie płac.
Schemat powinien zawierać zobowiązania federalnego i stanowego podatku od wynagrodzeń, takie jak płatności z tytułu podatku dochodowego i raportowanie, w tym przetwarzanie W-2.
