Pisanie listów kolekcjonerskich do niepłacących klientów jest nieuniknionym zadaniem każdego właściciela firmy. Aby zwiększyć swoje szanse na otrzymanie wypłaty, jesteś zobowiązany do opracowania szczegółowej polityki płatności przed wydaniem kredytu i skorzystania z taktu i profesjonalizmu podczas próby zebrania na kontach przeterminowanych.
Utwórz zasady płatności
Zanim zezwolisz klientowi lub klientowi na odroczenie płatności, zapłacić na kredyt lub zapłacić po dostawie produktów lub usług, opracuj politykę płatności, która określa twoje warunki. Powinno to dotyczyć szczegółów dotyczących płatności przeterminowanych, takich jak 10 dni lub 30 dni po wystawieniu faktury. Powinno również zawierać szczegółowe informacje o tym, co się stanie, jeśli nadal nie będzie płatności, np. W postaci kar i opłat za zwłokę, zaprzestania świadczenia usług lub podjęcia kroków prawnych.
Zajrzyj do szczegółów
Zapoznaj się z umową zawartą z klientem podczas opracowywania listu kolekcji. Należy odnieść się do zamówienia, numeru faktury, daty usługi lub zakupu oraz daty wymagalności pierwotnej płatności. Jeśli były wcześniejsze próby zebrania, wspomnij o nich również i podaj klientowi łączną sumę obejmującą kary. Na przykład: "Twoje zamówienie 1000 butelek na wodę zostało dostarczone 1 października, a faktura za 250 USD została wysłana pocztą e-mail 3 października z datą płatności 3 listopada. Twoje konto ma teraz 30 dni przeterminowania, a Twoje konto zostało ocenione Opłata w wysokości 25 USD, dzięki której saldo należności wynosi 275 USD, płatne natychmiastowo."
Bądź sympatyczny, ale twardy
Podczas gdy niektórzy nie płacący klienci mogą unikać rachunków, inni mogą zapomnieć o swojej dacie płatności lub mieć poważne problemy z przepływem gotówki. Daj klientom korzyść z wątpliwości podczas pisania listów kolekcji, aby uniknąć umieszczania ich w defensywie. Na przykład: "Rozumiemy, że mogą zaistnieć nieprzewidziane okoliczności, a my jesteśmy zaangażowani we współpracę z Tobą, aby rozwiązać tę sprawę." Takie podejście nie obraża klienta, ale wyjaśnia, że płatność musi być dokonywana niezależnie od okoliczności.
Dołącz dokumenty weryfikacyjne
Załącz do listu kolekcji kopie wcześniej wystawionych faktur, wcześniejszą korespondencję dotyczącą problemu, kopię podpisanej umowy lub pisemnej umowy oraz wyciągi z polityki płatności. Jeśli chcesz negocjować saldo lub brać częściowe płatności, określ konkretne warunki swojej oferty. Podaj numer, pod który należy zadzwonić, jeśli klient ma pytania i załączyć przedpłaconą, samodzielnie zaadresowaną kopertę w celu ułatwienia płatności.
Użyj prokuratora
Jeśli powtarzające się próby pobrania na zaległych rachunkach okazują się nieskuteczne, możesz poprosić o wysłanie adwokata w Twoim imieniu. Twój prawnik może zalecić groźby sądowe w sprawie drobnych roszczeń, skierowanie do agencji windykacyjnej, raportowanie kredytowe lub inne czynności prawne. Zważyć koszty i korzyści, jakie wyniosłoby to, aby zebrać wysiłki związane z pobraniem do prawnika w porównaniu z kwotą, którą potencjalnie można zebrać od klienta. Na przykład użycie adwokata do napisania listu motywacyjnego za rachunek o wartości 50 USD może nie być opłacalne, ale zatrudnienie profesjonalnej pomocy w zakresie zbierania na rachunku o wartości 10 000 USD prawie na pewno byłoby warte wydatku.
