Organizacje non-profit są analizowane przez różnych interesariuszy ze względu na ich zależność od charytatywnych darowizn lub ze względu na ich status zwolniony z podatku. Aby zagwarantować, że twoje praktyki zakupowe zostaną zebrane podczas analizy przez media, darczyńców, urząd skarbowy lub inne zainteresowane strony, ważne jest stworzenie polityki zamówień, która pozwoli uniknąć potencjalnych konfliktów interesów lub braku przejrzystości.
Wiele stawek
Niektóre organizacje non-profit wymagają, aby zakupy powyżej określonego poziomu dolara były wystawiane na licytację, a organizacja otrzymuje wiele ofert dla różnych dostawców. Pomaga to zmniejszyć szansę, że agent zakupowy, kierownik wydziału lub dyrektor wykonawczy może wynagrodzić kontrakt znajomemu, członkowi rodziny lub wspólnikowi biznesowemu, który oferuje osobistą nagrodę lub wręcz łapówkę. Zapobiega to także podnoszeniu przez każdego dostawcę długoletnich stawek lub ograniczaniu usług każdego roku, ponieważ wie, że nie ma konkurencji.
Niska stawka w porównaniu do najlepszej oferty
Twoje zasady zamówień mogą wymagać, aby Twoja organizacja przyjęła najniższą cenę za projekty, usługi lub towary, lub pozwoli Ci wybrać najlepszą ofertę. Najlepsza oferta może nie być najtańsza, ale może zapewnić lepszą wartość dla organizacji. Na przykład, jedna firma zajmująca się marketingiem sportowym może zaoferować prowadzenie wyścigu drogowego o 10-kilometrowej wartości charytatywnej za niższą opłatą niż inna firma, ale wyższy licytant może mieć większe doświadczenie w wyścigach drogowych i mieć więcej kontaktów, które mogą kupować sponsoring. W niektórych przypadkach organizacja typu non-profit może zezwolić na zawarcie umowy z firmą inną niż najtańsza, o ile umowa mieści się w ramach pewnego procentu najniższej stawki, a agent zakupów, kierownik działu lub kierownictwo może wskazać powody, dla których najniższa oferta nie jest najlepszą ofertą.
Wnioski o propozycje
W ramach polityki zamówień należy tworzyć i wystawiać wnioski dotyczące projektów, usług lub towarów o wartości większej niż określona kwota w dolarach. Zapytanie ofertowe to standardowa procedura stosowana przez przedsiębiorstwa, która przekazuje potencjalnym oferentom te same obiektywne wymagania dotyczące umowy. Zapytania ofertowe pomagają organizacjom non-profit w porównywaniu ofert między jabłkami.
Konflikt interesów
Aby zapobiec faworyzowaniu lub pojawianiu się faworyzowania, zapytaj członków zarządu i kierownictwa, czy mają przyjaciół, członków rodziny lub partnerów biznesowych, którzy sprzedają towary lub usługi, które kupujesz. Wiele organizacji non-profit ma zasady, które zabraniają organizacjom zawierania transakcji z firmami, które mają bliskie powiązania z kluczowymi interesariuszami. Zanim zatwierdzisz duże kontrakty, podziel się nazwiskami potencjalnych partnerów biznesowych z kluczowymi interesariuszami, aby ustalić, czy którykolwiek z nich jest sprzeczny.
Przezroczystość
Ponieważ organizacje non-profit nie konkurują z innymi firmami o zyski, mają większą swobodę w ujawnianiu informacji biznesowych społeczeństwu. Udostępniaj swoje zasady zakupów publicznie w swojej witrynie. Dołącz informacje dotyczące dużych zakupów w raporcie skarbnika przekazanym zarządowi na posiedzeniach zarządu.
Zrównoważony rozwój
Możesz preferować firmy korzystające z "zielonych" praktyk biznesowych. Mogą to być firmy, które publicznie oświadczyły i dowiodły inicjatyw mających na celu zmniejszenie zużycia energii i wody, recykling, użycie ekologicznych i nietoksycznych materiałów lub ograniczenie opakowań.
