Gotówka to najbardziej płynny składnik firmy. Jest to niezbędne do płacenia rachunków i korzystania z możliwości finansowych. Firmy otrzymują pieniądze z różnych źródeł, w tym płatności od klientów, dywidendy z inwestycji oraz sprzedaż sprzętu i materiałów eksploatacyjnych, a także wiele innych źródeł. Większość rachunków pieniężnych firm ma liczne transakcje w całym okresie rozliczeniowym. Zapisują szczegółowe informacje dotyczące tych transakcji w księdze kasowej.
Księgowość pomocnicza
Firmy używają zarówno księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych do śledzenia transakcji finansowych firmy. Księga główna zawiera informacje o koncie dla każdego konta używanego przez firmę. Księgi pomocnicze dostarczają szczegółowych informacji o konkretnych rachunkach. Księga gotówkowa reprezentuje jeden typ księgi pomocniczej. Księga gotówkowa rejestruje szczegółowe informacje dla oddzielnych rachunków pieniężnych. Rachunki te można rozdzielić na podstawie poszczególnych rachunków bankowych lub na podstawie poszczególnych lokalizacji.
Specyficzne dla konta
Niektóre firmy prowadzą kilka rachunków bankowych. Każde konto bankowe może być wykorzystywane do kontrolowania określonych funkcji w firmie. Wiele firm, na przykład, używa jednego konta bankowego ściśle dla listy płac, wystawiając z niego wszystkie elementy listy płac i okresowo składając wystarczające fundusze na pokrycie wszystkich wystawionych przedmiotów. Księga gotówkowa utrzymuje oddzielną listę transakcji i saldo bieżące dla każdego pojedynczego konta bankowego. Za każdym razem, gdy firma wystawia płatność od - lub dokonuje wpłaty - na określone konto, rejestruje tę płatność na odpowiednim koncie księgi gotówkowej.
Specyficzne dla lokalizacji
Niektóre firmy prowadzą oddzielne rachunki pieniężne dla poszczególnych lokalizacji firmy. Każde konto gotówkowe służy do kontrolowania określonych transakcji gotówkowych mających zastosowanie do określonej lokalizacji. Księga gotówkowa utrzymuje oddzielną listę transakcji i saldo bieżące dla każdej lokalizacji. Ilekroć lokalizacja wystawia płatność lub rejestruje depozyt, transakcja jest rejestrowana na odpowiednim koncie księgowym.
Saldo środków pieniężnych
Suma wszystkich sald kont księgi gotówkowej musi być równa sumie salda środków pieniężnych zapisanych w księdze głównej firmy. Pod koniec miesiąca firma sprawdza każde konto księgi gotówkowej i uzgadnia saldo z konta z dokumentacją tworzenia kopii zapasowych, która obejmuje takie elementy, jak wyciągi bankowe, dowody wpłaty i anulowane czeki. Po uzgadnianiu każdego konta konta gotówkowego, firma sumuje salda wszystkich rachunków pieniężnych i porównuje tę sumę z saldem rachunku podstawowej gotówki. Wszelkie rozbieżności muszą zostać zbadane.
