Zasady i procedury rachunkowości nie są jedno i to samo, chociaż pracownicy w biurze często mylą te dwa. Zasady rachunkowości stanowią wytyczne lub reguły określające, czego wydział księgowości oczekuje w danej sytuacji. Tworząc polityki, dział księgowości zapewnia, że zasady i standardy firmy są utrzymywane i konsekwentnie przestrzegane przez wszystkie osoby, których to dotyczy. Procedura reprezentuje stronę równania, definiując poszczególne kroki, które zapewniają zachowanie zasad rachunkowości firmy i kontrolę wewnętrzną.
Zdefiniuj politykę
Podczas opracowywania zasad rachunkowości i podręcznika procedur stosowanych przez księgowych i inne osoby w firmie należy najpierw zdefiniować każdą regułę lub wytyczne jako indywidualne zasady, które ludzie powinni przestrzegać. Nie mieszajcie razem polis, ponieważ jest to zbyt mylące. Działy rachunkowości tworzą zasady dotyczące przepływów pieniężnych, polityki zwrotu kosztów podróży, zasady dotyczące drobnych środków pieniężnych, zasad dotyczących zobowiązań i zasad rozliczeniowych, aby wymienić tylko kilka. Zasady powinny określać regułę - znaną jako "co" - i uwzględniać, kto musi się do niej stosować i dlaczego musi być przestrzegany. Zasady i procedury są utrzymywane jako oddzielne dokumenty.
Napisz przegląd
Każda polisa musi zawierać przegląd lub podsumowanie wytycznych lub reguł. Przegląd jest na pierwszym miejscu, ze szczegółowymi informacjami, które zawierają szczegóły. Na przykład, dział księgowości może mieć zasady dotyczące niewielkich środków pieniężnych, które określają, ile pieniędzy zostanie udostępnionych na drobną gotówkę, rodzaj zakupów, które obejmuje, oraz tytuł osoby, która jest odpowiedzialna za zapewnienie jej prawidłowego utrzymania. Polityka nie podaje nazwisk osób, ale raczej tytuł lub stanowisko w firmie odpowiedzialnej za to.
Zarys procedur
Procedury to krok po kroku proces, w którym poszczególne osoby są zgodne z polityką firmy.Na przykład, dział księgowości może ustanowić politykę przepływu środków pieniężnych, która określa, ile gotówki operacyjnej powinno być dostępne przez cały czas i co musi nastąpić, jeśli nie jest dostępna. Aby jednak zasady były przestrzegane, ktoś w dziale księgowości musi uzgadniać rachunki bankowe. Proces uzgadniania banku zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu uzgadniania banku w celu zapewnienia przestrzegania zasad przepływu środków pieniężnych. Aby napisać procedurę, opisz każdy krok, który musi się odbyć, w tym tytuły osób, które ukończą każdy krok i co się stanie w kolejnych krokach.
Liczba kroków
Napisz procedury w kolejności, w której muszą wystąpić kroki. Na przykład, korzystając z procesu uzgadniania bankowego, zacznij od pierwszej rzeczy, która ma się wydarzyć, na przykład: wyciągi bankowe należy przekazać nieotwartym do menedżera księgowości. Uwzględnij kroki, które musi wykonać menedżer ds. Księgowości przed przekazaniem rzeczywistych rozliczeń osobie zajmującej się rachunkowością. Może to obejmować takie rzeczy, jak szybki przegląd pod kątem niespójności czeków, nazw odbiorców płatności i wiele innych.
Podręcznik polityki i procedur
Dołącz listę tytułów w dziale księgowości z krótkimi opisami obowiązków wykonywanych przez każde stanowisko w firmie na początku podręcznika zasad i procedur. Pomaga to w stworzeniu kontroli wewnętrznych przy jednoczesnym zapewnieniu rozdzielenia obowiązków. Napisz zasady na poszczególnych stronach, tworząc nową stronę lub zestaw stron dla każdej polityki. Każda polisa otrzymuje własny nagłówek i tytuł w spisie treści, aby ułatwić ludziom sprawdzenie ich. Po wprowadzeniu zasad wszystkie procedury na własnych stronach należy uwzględnić jako kopię zapasową. Spis treści może zawierać "Zasady przepływu środków pieniężnych", jako tytuł główny z podtytułami i ich własnymi stronami, które zawierają "Uzgodnienia bankowe", "Uzgodnienia konta bankowego głównej księgi głównej" lub wszelkie inne procedury, które mają zastosowanie do tej konkretnej polityki.
